病院の在庫管理は、医薬品や医療現場で利用する消耗品など、医療に関する物品を管理することを主に指します。
病院という特性や扱う物品が特殊であったり医療に関連するものなので、病院での在庫管理は慎重に行わなければなりません。
そのため、病院で在庫管理する場合は一般的な物品とは異なる医薬品の管理方法や、在庫の欠品を避ける方法について確認することが大切です。
病院での在庫管理を効果的にする方法や病院での在庫管理の注意点について確認していきましょう。
病院の在庫管理とは？
病院で行う在庫管理は、主に以下の作業を行います。
- 医薬品の在庫数・消費量の管理
- 消耗品の在庫数・消費量の管理
- 貸出品の在庫数・消費量の管理
病院では一般的な職場で扱う物品とは異なり、医薬品やゴム手袋などの消耗品、さらに病衣の貸出品など特殊な物品を扱うことが多いです。
病院という特性上、医薬品の欠品があるだけでも重大なインシデントに繋がることもあるでしょう。
そのため、病院での在庫管理を行う際は、欠品がないか確認するだけではなく、どの医薬品がどれだけ需要があるのかを記録することも求められます。
また、医薬品には消費期限もあるので、期限切れのものが出ないように慎重に管理することも必要です。
このように、病院の在庫管理は一般的な職場の在庫管理とは異なり、厳密に管理する必要があるのでルールや運用方法を考えることも重要となります。
医薬品の期限日や発注の目安日など、管理しなければならない項目も多いので、病院での在庫管理こそデジタルツールの導入を検討するのも良いでしょう。
そのため、さまざまな重要項目を瞬時に管理できる方法が病院の在庫管理には求められます。
しかし、病院の規模や専門領域によって在庫管理の方法が異なることが多く、病院と一言でまとめられない部分があることは病院の在庫管理を考えるうえで意識しておかなければいけません。
病院の在庫管理の主な業務内容
病院の在庫管理にはどのような業務内容が含まれるのでしょうか。
病院の在庫管理の主な業務内容について確認していきましょう。
消耗品や特殊な物品の扱い
病院の在庫管理では、一般的な職場とは異なり医薬品やゴム手袋などの消耗品など、特殊な物品を扱います。
たとえば、医薬品の場合は在庫数だけではなく消費期限、消耗品に関してはどれくらいの需要があるのかなどを管理することが求められるでしょう。
また、一般的な在庫管理とは異なり、病院での在庫管理は欠品を避けなければならないので、厳密に管理する必要もあります。
通常の納品作業以外にも細かく管理することが求められるので、病院の在庫管理の業務は厳しさが必要です。
納品数の確認
病院での在庫管理も、納品数の確認を行います。
医薬品やゴム手袋、病衣など納品したものの数を厳密に記録します。
とくに医薬品は消費期限が定められているので、納品数を管理するのと同時に期限の日程や発注する目安日を記録することも大切です。
在庫品の消費量の確認
病院では、とくに医薬品の欠品を避ける必要があります。
常に医薬品の在庫があるように管理するために、どれだけ消費しているのか、現在の消費量を確認することが大切です。
「昨日は消費していないから今日も消費していないだろう」などと勝手な推測をして管理を怠るのではなく、毎日管理しなければなりません。
病院の在庫管理は患者の命に直接繋がるものなので、一般的な職場とは異なり厳密な在庫管理をする必要があります。
請求や納品の管理
病院の在庫管理も、一般的な在庫管理と同様に請求や納品の管理が必要となります。
とくに、納品をする際は以下の項目についても管理しましょう。
- 消費期限を記録する
- 残り何個になったら発注するのかの目安をメモする
請求をしたかどうかの管理も納品の際に済ませると楽になります。
病院の在庫管理の主な方法
病院の在庫管理を行うにはどのような方法があるのでしょうか。
病院での在庫管理の方法について確認していきましょう。
アナログに管理する
アナログに管理する場合は、ノートに記入すると良いでしょう。
アナログに管理しておけばデータが消える心配がなく、パソコンに慣れていない人でもすぐにはじめられます。
しかし、アナログでの管理はルールの決め方が大変だったり、個人によって管理方法に差がでやすいなどのデメリットもあります。
小規模で在庫管理をする分にはまだ良いですが、複数人で運用する場合や忙しくてミスや漏れが生じやすい面があるなど、アナログでの管理方法は難しいことも多いです。
デジタルツールを導入する
デジタルツールを導入すると、納品数や消費期限など、管理しなければならない項目の管理がしやすくなります。
また、アナログとは異なり個人差も出にくいので、複数人体制で在庫管理がしやすくなるでしょう。
データのログを残すこともできるので紛失する心配もなく、統計をとることもできます。
しかし、デジタルツールは導入のコストがかかりますし、ツールごとに管理できる範囲が異なるので職場の在庫管理方法に適さない場合もあります。
ツールの導入を検討するのであれば、適切なものを選定するようにしなければいけません。
病院の在庫管理における課題
病院の在庫管理にはどのような課題があるでしょう。
考えられる病院の在庫管理の課題について確認していきましょう。
看護師がしている場合がある
病院での在庫管理は、事務職の人がしているのではなく、看護師が業務の合間におこなっている場合もあります。
そのような場合、ノートなどのアナログで管理をしていると時間がかかってしまい、本来の業務が疎かになることもあるでしょう。
また、看護師の業務は患者の記録や治療行為などのため、在庫管理に割く時間がなく、不適切な管理になることもあります。
本来の看護師の業務でないことはもちろん、片手間で行うことで管理が雑になりやすい可能性があるところが大きな課題といえるでしょう。
扱いの難しいものがある
病院の在庫管理は一般的な在庫管理とは異なり、医薬品などの管理も行います。
医薬品は消費期限が定められているので、期限切れのものを出さないよう徹底的な管理が必要です。
また、患者の命に直結するものも多く、欠品を避ける必要があります。
在庫数を管理するだけではなく、いつなくなりそうになるのか予測する必要もあるため、管理するのが難しい点が課題です。
さらに、持ち出しが難しいものや誰でも扱える物品ばかりではない部分にも注意しなければいけないこともあるでしょう。
科や病院の規模により異なる
病院で使用する医薬品や消耗品は、病院の規模によって大幅に異なります。
個人クリニックや大学病院では患者数やスタッフの数が異なるので、管理する方法も変わるでしょう。
また、科によっては厳密な管理が求められる場所もあります。
全ての場所で統一できないところが、病院の在庫管理の課題点です。
病院の在庫管理にツールの導入がおすすめの理由
病院の在庫管理には、ツールの導入がおすすめです。
なぜ病院の在庫管理にツールを導入した方が良いのかを確認していきましょう。
ルールを決めやすいため
ツールを導入した方が、個人による差が生じないのでルールが決まりやすいです。
たとえば、アナログで管理していると個人のやり方に依存してしまうこともあり、統一感がなくなります。
デジタルツールだと、個人の癖が出にくくなるのでルールも定まりやすいですし、統一感を出すこともできるでしょう。
ルールがないと自由に管理されてしまい、最終的に属人化してしまう可能性も高まります。
ルールを決めて誰でも作業できるようにするためには、ツールの導入を検討するのがおすすめです。
運用方法によってカスタマイズができるため
運用方法によって、在庫管理のカスタマイズができるのでツールの導入がおすすめです。
アナログに管理していると、運用方法を変えるたびに管理方法を変える必要があります。
しかし、デジタルツールであれば運用方法を変えたとしても管理方法をまるごと変える必要がありません。
コストをかけずに臨機応変な対応ができるので、運用方法を変えていきながら管理したい場合は、ツールの導入がおすすめです。
在庫管理の時間短縮ができるため
在庫管理をアナログでおこなっていると、記入や確認に時間がかかります。
何故なら、計算は自力でおこなう必要がありますし、物品名も一つひとつ記入しなければならないからです。
ツールを導入すれば残りの在庫数の計算は簡単にでき、期限が切れそうな物品も一目で把握できるでしょう。
在庫管理はほかの業務の合間に行うことが多いので、時間をかけすぎたくないと考える人もいるかもしれません。
しかし、ツールを導入すればそのような在庫管理へかかる時間を短縮することが期待できます。
在庫管理のコスト削減につながるため
ツールを導入すれば、在庫管理のコストの削減ができます。
アナログで管理していると、在庫管理ができる人材を振り分ける必要がありますが、デジタルツールであればだれでも簡単に管理できるようになるので、人件費の削減に繋がるでしょう。
しかし、誰でも担当できるようにするためには、シンプルな操作性が求められます。
人件費が削減できるかどうかは、ツールの操作性にも左右されるので、しっかりと見極めることが大切です。
課題の解消につながるため
ツールを導入していれば、病院の在庫管理に関する課題の解消に繋がるでしょう。
たとえば、看護師が在庫管理をしている場合でも、ツールであれば簡単に管理できます。
アナログな管理をしているとルールが複雑になったりミスを起こしてしまうこともあるのでリスクが高いといえます。
しかし、ツールを導入すればルールのシンプル化が可能であり、看護師のように業務の合間に在庫管理をすることになっても、管理しやすくなります。
また、基本的にツールであればどのような物品でも管理ができますし、どの職場でも統一させて運用可能です。
病院という特殊な職場で浮かびがちな在庫管理の課題を解消することができるので、病院の在庫管理にはツールの導入が効果的といえるでしょう。
病院の在庫管理をツールで行う際に注意すべきポイント
病院の在庫管理をツールで行う際に、注意すべきことはなんでしょうか。
病院の在庫管理をツールで行う際に注意すべきポイントについて確認していきましょう。
操作がしやすいか
在庫管理をするためにツールを導入する際、まずは操作性がシンプルかどうか確認しましょう。
操作性がシンプルでない場合、誰でも簡単に操作ができないので、ツールを導入する意味がありません。
ツールの導入は、在庫管理の煩雑さを軽減させ、時間を短縮させることが目的です。
そのため、シンプルな操作性であるかどうかに注目し、導入するようにしましょう。
セキュリティ面は安全か
在庫管理ができるツールを導入する場合、セキュリティレベルが高いかどうかも確認しましょう。
在庫管理ができるツールは、クラウド上で管理できることが多く、セキュリティレベルが低いと情報が漏洩する可能性もあります。
病院での在庫管理は、患者の情報も紐づけされることがあるので漏洩しないよう管理をしなければなりません。
そのため、病院の在庫管理をする場合は、セキュリティ面についても注意しましょう。
汎用性が高いか
病院での在庫管理は、一般的な職場の在庫管理と比べて特殊な物品を扱うことが多いので、どの物品にも合わせられる汎用性の高いツールかどうか、見極めるようにしましょう。
また、在庫管理をする際、なにを管理するのかあらかじめ確認し、それらも同時に管理できるのかシステムや機能を見比べることも大切です。
人気だからという理由でツールを導入するのではなく、病院でも扱いやすいツールか、規模や機能面は適しているかなどを見極めてから導入することを意識してください。
病院の在庫管理をするならzaico
病院での在庫管理は、一般的な在庫管理とは異なり少し特殊な部分があります。
たとえば、医薬品の消費期限の管理をしたり、発注の目安を確認したりなど、確認すべき項目が多いのも特徴です。
どうやって在庫管理すれば良いのか悩んでいる場合は、「クラウド在庫管理システムzaico」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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