病院などの医療現場には、さまざまな消耗品や薬品などが揃えられています。
医療においてミスは防がなければならないものなので、物品の取り違えが発生しないように、使用の際に物品管理表を使っているケースも少なくはありません。
病院の物品管理表は、物品を管理するだけではなく、経営を維持するためにも使われています。
病院で使う物品管理表とはどのようなものなのかや病院で使う物品管理表を使う際のポイントを確認していきましょう。
病院で使う物品管理表とは
病院で使う物品管理表とは、病院で使用する薬品や消耗品を管理するための表です。
どのような薬品をどれくらい使用したのか、現在残っている消耗品はどれくらいあるのかなど、細かく管理することができます。
病院で使う物品管理表では、薬品や消耗品以外にも事務で使う物品も管理されており、おもに看護師の方だったり、事務員が管理することが多いです。
ただし、大規模な大学病院などでは物品管理専門の従業員が管理していることもあるでしょう。
物品管理は、病院の経営を確認したりサービスを向上させるためにも使われます。
患者たちが満足して医療を受けられるように、物品管理は重要な作業といえるでしょう。
そのような物品の管理を正確におこなうためにも、病院で物品管理表を使う際は適切な使用が求められます。
病院で使う物品管理表の内容
病院で使う物品管理表は、どのような内容となっているのでしょうか。
病院の物品管理表の内容について確認していきましょう。
消耗品の管理
病院で使う物品管理表では、消耗品がどれくらい消費されたのか在庫数を確認します。
たとえばゴム手袋などの消耗品は、衛生を守る必要のある医療現場では必要不可欠な物品なので、欠品は避けなければなりません。
病院なのに医療行為がおこなえなければ本末転倒なので、しっかりと物品管理表で確認することが大切です。
また、実際の在庫数と管理表での数が正しいのかどうかも管理します。
利用シーンや利用数などを細かく管理することで、突然の欠品に困ることがないように、事前に対策するのも物品管理表の業務内容です。
固定資産の管理
物品管理表では、医療現場で使われる医療機器などの固定資産の管理も行われます。
医療現場で使われる医療機器は、高価なものも多いです。
そのため、税務上の関係から棚卸の際にはしっかりと管理する必要があるので、固定資産の管理も物品管理表で管理しなければなりません。
医療現場には医療に使う機器だけではなくデータ入力用のシステムなど、さまざまな機器が導入されています。
これらの機器の値段や設置場所など細かく管理することが大切です。
発注する物品の管理
どれくらい物品を発注したのか、発注する物品の管理もおこないましょう。
医療現場において、消耗品や薬品の欠品は避けなければならないミスです。
しかし、発注の管理がずさんな場合、ミスが発生することもあるでしょう。
多すぎる発注であれば欠品は避けることができるので問題ないミスですが、発注数が少ない場合のミスは重大なインシデントにも繋がります。
そのため、発注する物品がある場合は、正確に管理することが大切です。
請求などの出費の管理
物品の管理をする場合は、物品に関する出費についても管理する必要があります。
なぜなら、物品管理の目的には経営の維持もあるからです。
発注した物品にいくら費用がかかったのか、消費した物品はいくら分だったのかなど、請求に必要な出費を管理しましょう。
たとえば、物品管理表をつけることで、消耗品の単価が高いために消費が激しいと大きな損になることの確認もできます。
その結果、より安い消耗品を見つけたり経営の節約にも繋がるので、請求などの管理も物品管理表の役目といえるでしょう。
病院で使う物品管理表の課題
病院で物品管理表を使う場合、どのような課題があるのでしょうか。
病院で使う物品管理表の課題について確認していきましょう。
部門単位で違いがある場合がある
医療現場にはさまざまな部門が存在していますが、それぞれの部門で統一されていない物品管理表を用いていると、経営の見直しや棚卸作業が大変になります。
たとえば、部門Aではアナログで管理している一方、部門Bではシステムを導入している場合もあるかもしれません。
このように、管理の仕方が統一されていないと計算が合わなかったり、納めなければならない税金を未納してしまう可能性もあります。
部門が多い医療現場こそ、物品管理を統一することが大切です。
正確性が低くリアルタイムで確認しにくい
物品管理表が統一されていても、正確に管理されていなければ無意味です。
たとえば、アナログで管理している場合、人によって字の癖があったり、書き方が異なったり、記入するタイミングにずれが生じることもあります。
その結果、不明瞭な管理方法になることも考えられるでしょう。
また、数の数え方などが統一されておらず、人によって正確性にムラがある場合もあります。
このように、正確性が統一されていないと、あとから見直してもこれが正しいのかどうかが不明なので、物品管理表の意味がありません。
物品管理表で管理する場合は、正確性を統一することも考えましょう。
管理ルールが統一されていない
棚卸作業をする際は、大量にある在庫や物品と物品管理表に書かれてある在庫数の数をチェックする必要があります。
このとき、物品管理表の管理ルールが統一されていないと、棚卸作業時に数が合わず、時間がかかってしまうでしょう。
なぜなら、物品管理表は記入方法や記入する内容、記入したあとの保管方法などが統一されていないと、人によって管理方法が異なることになり、物品管理が正しく行われないからです。
管理されているはずのものが信用できないので、最初から数え直さなければいけないこともあります。
このように、管理ルールが統一されていないと棚卸作業が大変になり、決算に間に合わなくなる可能性も高いです。
不備が多い
物品管理表をアナログで管理している場合、不備が出てくることもあります。
たとえば、間違えて違う場所に書いてしまったり、人によっては文字に癖があるため、「7」が「1」に見えたりなど、さまざまな不備が出てくるでしょう。
その結果、正しい物品管理ができず、最初からやり直す可能性もあります。
医療現場では物品の数も多く、最初からやり直すことになると大変な場合がほとんどです。
そのため、病院で物品管理表を使うのであれば、正確に管理する必要があるでしょう。
病院の物品管理表を適切に使うポイント
病院の物品管理表を適切に使いたい場合、どうすれば良いのでしょうか。
病院の物品管理表を適切に使う際のポイントについて確認していきましょう。
ルールを統一する
まずはルールを統一することが大切です。
たとえば、物品を使った場合は後で記入するのではなくすぐに使用した個数を記入するなど、スピード性を大切にすることも重要となります。
ルールが統一されていれば、管理する媒体が異なっていても、あとで見直すときに部門ごとに統計がとりやすいです。
たとえば、以下のようなルールを部門全体で統一してみると良いでしょう。
- すぐに記入する
- 記入する順番を決める
- ダブルチェックをする
- 記入した人の名前を書く
あとで記入すると、思い違いが発生する可能性が高く、在庫数と管理表での齟齬が生じてしまいます。
また、記入した人の名前を書くことで、もしも間違いが発生した場合、誰から数え直せばよいのかを把握できるので、すみやかに事態の解決に取り掛かることが可能です。
ミスは誰でもするものなので、ミスをしてしまったあとにどうやって解決するか、対策もかねてルールを統一することが重要となります。
システムを導入する
システムを導入することで、アナログでの管理方法で起こりやすい間違いを少なくすることができます。
また、時間の節約もできるので棚卸作業もシンプルになるでしょう。
しかし、物品管理表ができるシステムは数が多く、どれが自分達に合っているのか分からないこともあります。
どのシステムを導入するかは、どのようなサービスが欲しいのか洗い出してから決めるようにしましょう。
たとえば、以下のサービスがあると、適切に物品管理表を扱うことができます。
- 在庫数の見える化
- QRコードなどのラベル使用
- 利用メンバーの権限管理
- ログの確認
- 項目のカスタマイズ
自分達の物品管理には、どのようなサービスがあれば適切にできるのか、さまざまなシステムを比較検討してみることも大切です。
必要項目だけ管理する
適切に物品管理したい場合は、必要な項目だけ管理しましょう。
たとえば、数が合っていることだけを確認したいのに、値段や他の情報も付随されると、情報が混乱する可能性もあります。
シンプルに管理したいのに複雑に管理してしまうことでミスが発生することもあるでしょう。
管理する際にどの情報が重要なのか、最初に洗い出してから必要項目だけ管理することが大切です。
病院の物品管理は物品管理表よりzaico
病院などの医療現場では、消耗品や薬品などさまざまな物品が使われています。
それらを管理するために、物品管理表を使っているところも多いでしょう。
しかし、アナログで管理しているとミスが発生したり棚卸の作業に時間がかかることもあります。
また、部門ごとに統一されにくく、不備が生じていても見過ごしてしまうこともあるでしょう。
このような事態を避けるためにも、物品管理をしたい場合は「クラウド在庫管理システムzaico」がおすすめです。
zaicoは、物品管理ができるクラウドツールの一種で、管理項目がカスタマイズできたり、利用部門ごとにグループ化して管理できたりなど、適切な物品管理がしやすい特徴があります。
zaicoは、シンプルな操作で物品管理ができるツールなので、システム慣れしていない職場でも運営しやすいはずです。
どうすれば病院でアナログな物品管理表を使用せずに物品管理が適切におこなえるのか悩んでいる方は、zaicoを検討してみてはいかがでしょうか。
zaicoは既に医療機関で利用されていたり、無料で使える期間もあるので、まずはお気軽にご相談ください。
