在庫管理はビジネスの効率化において非常に重要な要素になり、さまざまな業界や業種で在庫管理システムの導入は広がっています。
在庫管理システムを検討する上で、市販のシステムを導入するか、それとも自作するか迷っている場合もあるでしょう。
在庫管理システムを自作する方法や在庫管理システムを自作した場合のメリット・デメリット、自作ではない在庫管理システムの利点を確認していきましょう。
在庫管理システムは自作できる？
在庫管理システムは自作可能ですが、自作で事が足りるか否かは慎重に検討する必要があります。
在庫管理システムを自作することで、システムを自社の特定のニーズに合わせてカスタマイズできたり、初期コストを抑えることができるかもしれませんが、開発には時間と専門知識が必要であり、長期的にはメンテナンスやアップデートのコストがかかることも考慮しなければなりません。
まずは、自社の在庫管理における具体的なニーズとリソースを明確にし、在庫管理システムを自作するメリットとデメリットを比較検討することが重要です。
自作ではない在庫管理システムと比較して、自作が本当に有益かどうかを見極めましょう。
在庫管理システムを自作する方法
在庫管理システムを自作するには、いくつかの方法があります。
それぞれの方法には独自の利点と欠点があるため、自社の状況に合わせて選択することが重要です。
在庫管理システムを自作する方法を確認していきましょう。
Excelで作成する
Excelは多くの企業で利用されており、手軽に始められる方法です。
基本的な在庫管理には十分な機能を持っており、カスタマイズも比較的簡単です。
ただし、大量のデータを扱う場合や高度な機能が必要な場合には限界があります。
Accessで作成する
Accessは、Excelよりも高度なデータベース管理機能が備わっています。
テーブル、クエリ、フォームを使用して、より複雑な在庫管理システムを構築できます。
ただし、Accessを効果的に使うには、データベース設計の知識が必要です。
プログラミングで作成する
Python、JavaScript、PHPなどプログラミング言語を使用して、自社専用の在庫管理システムを開発することも可能です。
完全にカスタマイズされたシステムを作成できますが、開発とメンテナンスには専門的なスキルと時間が必要です。
既存のシステムをカスタマイズする
市販の在庫管理システムを導入し、それを自社のニーズに合わせてカスタマイズする方法もあります。
信頼性の高いシステムを基盤にしつつ、自社の要件に応じたカスタマイズが可能です。
ただし、カスタマイズには追加費用が発生したり、自分でやらなければいけない場合もあります。
外注してオリジナルのシステムを作る
自作とはややニュアンスが異なりますが、オリジナルの在庫管理システムという意味ではシステム開発を外部の専門業者に委託する方法もあります。
外注により、自社内のリソースを節約しつつ、専門的なシステムを手に入れることができます。
ただし、外注にはさまざまなコストがかかるため、スケジュールや予算などを考慮する必要があります。
在庫管理システムを自作するメリット
在庫管理システムを自作することにはメリットはあるのでしょうか。
在庫管理システムを自作するメリットを確認していきましょう。
カスタマイズの柔軟性を得られる可能性がある
自作のシステムは、自社の特定のニーズや業務フローに合わせて自由にカスタマイズしやすい面があります。
市販や既存のシステムでは対応しきれない機能であったり、独自の要件も自作で補えるのであれば付与することができるでしょう。
コストを削減できる可能性がある
初期の導入コストを抑えることができる場合があります。
また、自社で開発・運用することで、ライセンス料や月額使用料を削減できる可能性があります。
しかし、作成期間や作成費用はどのようなものを自作するかによるので、自作だからコストを必ず抑えられるものではないことは意識しておきましょう。
システムの拡張をしやすくなる場合がある
自作する場合は、ビジネスの成長に合わせてシステムを拡張しやすい面があるでしょう。
必要に応じて機能追加や性能向上の必要性が生じる場合がありますが、これらを自作できる場合は既存システムの場合よりは進めやすいかもしれません。
しかし、この場合も自作できる技術やコストがあることが前提にはなります。
自分で管理ができる
自社でシステムを開発・管理することで、データの保護やアクセス制御を独自に設定でき、セキュリティ強化につながる場合があります。
しかし、開発や管理のスキル、環境や体制により自作であることが必ずしもセキュリティ強化につながるわけではないことに注意が必要です。
外的な要因を受けにくい
システムの変更や問題が発生した際に、外部のサポートを待つ必要がなかったり、サービス元や外部からの影響を受けにくい面はあるでしょう。
しかし、トラブルや問題が生じた際にサポートが受けられない、自分たちで対処しなければいけない、という部分に注意が必要です。
在庫管理システムを自作するデメリット
在庫管理システムを自作することにメリットがある一方、デメリットもあります。
在庫管理システムを自作するデメリットを確認していきましょう。
初期コストと時間の負担が生じる
自作の在庫管理システムを開発するには、初期段階で大きなコストと時間が必要です。
作成するものによりますが、システム設計や開発、テストなどの工程には多くのリソースが求められます。
初期コストと時間の負担により、ビジネスの他の重要な活動に割ける時間や資源が制約される可能性があります。
技術的なスキルや専門知識が必要になる
在庫管理システムを効果的に自作するためには、プログラミングやデータベース管理などの専門的な技術知識が必要です。
社内に技術的な専門知識のスキルを持つ人材がいない場合、外部から専門家を招く必要があり、さらにコストがかかります。
メンテナンスなどの管理負担が生じる
システムの運用が始まった後も、定期的なメンテナンスやバグ修正、新機能の追加などが必要です。
メンテナンスには継続的な時間と労力が求められ、専任のITスタッフが必要になることもあるでしょう。
また、自作の場合はブラックボックス化しやすいので自分にしかできない、自分にしかわからないという状況を招きやすい面もあります。
リスク管理やセキュリティ対策が必要になる
自作システムは、市販のシステムと比べてリスク管理が難しい場合があります。
特にセキュリティ対策やデータバックアップ、障害発生時の対応などは慎重に行わなければなりません。
セキュリティに関しても専門知識が必要ですし、セキュリティ上のトラブルが発生した場合はシステムが使えない以外にも大きな問題に発展してしまうリスクもあります。
他システムとの連携が難しい
会計システム、販売システムなど他の業務システムとの連携が必要な場合、自作システムではこの連携を実現するための追加開発が必要です。
市販システムであれば、既存の連携機能を利用できることが多いですが、自作システムでは一から構築する必要があります。
スケーラビリティの限界が来やすい
初期段階で設計が不十分であった場合、ビジネスの成長に伴ってシステムの拡張が難しくなることがあります。
自作システムのスケーラビリティには限界があり、将来的に再構築が必要になることも考えられます。
依存性の問題が生じやすい
システムを自作することで、そのシステムに関する知識やノウハウが特定の個人やチームに依存することになります。
システムのブラックボックス化や属人化が自作した場合には生じやすいのは大きな課題といえるでしょう。
このため、担当者の退職や異動が発生した場合に、システムの維持管理が困難になるリスクがあります。
自作ではない在庫管理システムを導入する利点
自作の在庫管理システムではなく、自作ではない在庫管理システムを導入したほうが良いのでしょうか。
自作ではない在庫管理システムを導入した場合の利点を確認していきましょう。
迅速な導入ができる
市販の在庫管理システムは既に完成しており、導入までの時間が短縮されます。
設定やカスタマイズが必要な場合でも、自作システムと比較して迅速に運用を開始できるでしょう。
信頼性と安定性がある
市販のシステムは、多くのユーザーや企業によって既に使用されており、バグや不具合が修正されているため、信頼性と安定性が高いです。
運用前後にサポートを受けられたり、運用中のトラブルの対処など、安心して使用できるでしょう
豊富な機能が用意されている
市販の在庫管理システムには、多くの企業のニーズに対応するための豊富な機能が搭載されています。
豊富な機能により、特別なカスタマイズをせずとも、多くの業務プロセスを効率化できます。
また、追加されたり、カスタマイズへの対応もできる場合があります。
サポートとトレーニングが提供されている場合がある
多くの市販システムでは、導入時や運用中に専門的なサポートやトレーニングが提供されます。
容易されているサポートやトレーニングにより、システムの利用方法を迅速に習得でき、トラブル発生時にも迅速に対応してもらえるでしょう。
他システムとの統合が容易なことが多い
市販の在庫管理システムは、会計、販売、購買など他の業務システムと連携するための機能やAPIが予め用意されていることが多いです。
連携機能により、システム間のデータ連携や業務プロセスの統合が容易に行えるでしょう。
在庫管理システムは自作より「クラウド在庫管理システムzaico」
在庫管理システムは自作することも可能ですが、メリットやデメリットを考慮すると自作ではない在庫管理システムを導入することがおすすめです。
特に、クラウドの在庫管理システムであれば、専用機器が不要で導入コストも抑えることができます。
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