デジタル化が進む中でも、在庫管理を手書きでしていたり、一部が手書きのままであったりすることは少なからずあるものです。
しかし、在庫管理を手書きでするのは、非効率というだけでなくリスクが高い方法です。
在庫管理を手書きでするメリット・デメリットと手書きの在庫管理からデジタル化するポイントを確認していきましょう。
在庫管理は手書きで出来る？
業務効率化には不可欠ともいえるデジタル化ですが、在庫管理の現場では手書きによる在庫管理を継続している場合があります。
デジタルに対する苦手意識やコスト面の負担などを理由に、手書きの在庫管理から脱却できずにいるということもあります。
さまざまな業務がデジタル化されていますが、かつては記録や情報共有は手書きであることも多く、在庫管理も同様に手書きのケースも少なくはないかもしれません。
また、在庫管理を手書きですることは不可能というわけではなく、小規模であったり、管理数が少なければ手書きで十分という場合もあるでしょう。
しかし、商品の種類が増えたり在庫数が増えたりすると、手書きの在庫管理での対応では難しく負担も大きくなるでしょう。
在庫管理は手書きでも出来るものではありますが、手書きが適切かどうか、手書きで問題ないのか、手書きより良い方法はないのかという視点を持つ必要があります。
手書きの在庫管理で問題がない場合を除き、在庫管理は手書きで出来るものだとしても改善が必要であると考えておいたほうがいいかもしれません。
在庫管理を手書きでするメリットは？
在庫管理を手書きでするメリットはあるのでしょうか。
在庫管理を手書きでするメリットを考えていきましょう。
経済的な負担がほぼない
在庫管理を手書きでする場合、特別なソフトウェアや機器は必要ありません。
紙とペンさえあれば、すぐに在庫管理を始めることができます。
初期投資がほとんどかからないため、手書きの在庫管理は導入コストを最小限に抑えることができるのです。
さらに、ソフトウェアの購入やライセンス費用などの、メンテナンスコストも発生しないため、運用コストも抑えられます。
経済的な負担がほとんどないことをメリットと捉えることはできるでしょう。
書くだけで済む
在庫管理を手書きでする場合、物品の名称や数を記入すれば済みます。
手書きは、デジタルツールに慣れていない人や複雑な操作が苦手な人にとっても、不安なく導入できる方法です。
また、手書きでは簡単に修正や追加ができます。
教育やトレーニングなどもあまりいらない簡単な方法ともいえるのでメリットと考えることもできるのではないでしょうか。
在庫管理を手書きでするデメリットは？
在庫管理を手書きでするデメリットはどのようなものなのでしょうか。
在庫管理を手書きでするデメリットを確認していきましょう。
効率が悪い
手書きでの在庫管理はデータの入力や更新が必要になるたびに、記入したり、書き直さなければいけないことになります。
また、在庫の増減や移動があった場合、それらの情報を手書きで記録し直す必要があります。
在庫の数が多かったり複数の保管場所があったりする場合は、手書きで管理するのは効率が悪いどころか現実的とは言えないかもしれません。
ミスが起きやすい
数字の間違いや漏れ、記入ミスなどの人為的なミスが発生しやすいのは、手書きによる在庫管理のリスクとも言える要素です。
また、読み間違いや見間違いなども起きる可能性も高いでしょう。
人為的なミスによって実際と異なるデータが記録されることで、在庫の正確性が損なわれる場合があります。
さらにミスの発見が遅れたりミスに気づかないまま作業を継続してしまったりすることで、誤った判断や決定が生じるリスクが増大します。
データの活用が難しい
データを活用した分析やレポート作成が必要な場合は、手書きによる在庫管理では実現が難しい場合があります。
たとえば、特定の期間の在庫動向や品目ごとの消費傾向を把握するには、手動で情報を集め、整理しなければなりません。
これには時間と労力がかかりますし、手書きの場合はデータを活用するという発想がない場合も多いのかもしれません。
保管スペースが必要になる
手書きで在庫管理をする際に使用する紙や書類は、保管スペースを必要とします。
長期間の保存や大量の情報を保管する場合は、物理的な収納スペースの確保が課題となります。
手書きで在庫管理をする場合は、情報の保管・管理にかかるコストやリスクも考慮しなければなりません。
また、保管だけでなく管理する品目が増えれば紙の枚数が増えたり、記入する際に該当項目を探す手間も増えるので、物理的な影響が大きいといえるでしょう。
在庫管理は手書きからデジタル化した方がいい理由
在庫管理は手書きでも出来ますが、手間が多く課題も多い方法です。
手書きで十分といえる状態でなければ、在庫管理は手書きからデジタル化したほうがいいでしょう。
在庫管理を手書きからデジタル化したほうがいい理由について確認していきましょう。
在庫管理の効率化ができる
在庫管理を手書きからデジタル化すれば、在庫の入出庫や移動が自動的に記録されるようにできます。
たとえば、バーコードやRFIDの活用などで作業時間は大幅に短縮され、人為的なミスも削減されます。
デジタル化により、作業効率が向上し、在庫管理にかかる時間が大幅に削減できることを考えれば在庫管理は手書きからデジタル化したほうがいいでしょう。
データの正確性が向上する
在庫管理をデジタル化することで、手書きで起こりがちなデータ入力のミスや漏れが防止できます。
また、データ処理が自動化されれば、在庫の実際の状況を正しく把握できるようになります。
そのため、正確な補充計画や受注処理が可能になり、過剰在庫や在庫切れのリスクを減らし、保管コストや緊急発注のコストも削減できます。
リアルタイムの在庫情報が取得できる
専用の在庫管理システムなどを使った在庫管理では、リアルタイムで在庫の変動を把握できます。
リアルタイムで情報を取得できるようになれば、在庫不足や過剰在庫を早期に発見できるようになり、効果的な在庫調整が可能になります。
また、手書きでは紙や記録を遡ったり探す必要がありましたが、デジタル化することで検索しやすくなり、保管場所の用意なども含めて物理的な影響もなくなるでしょう。
セキュリティが強化できる
アクセス管理やデータの保護を強化する方法として、デジタル化は非常に有効です。
デジタル化によって機密性の高い情報は暗号化され、不正アクセスを防止することができます。
在庫管理情報のセキュリティが強化されれば、データの改ざんや漏洩、盗難や紛失といったリスクが低減されます。
コンプライアンスを確保することで法的リスクが回避できるため、企業の信頼性の向上にも寄与します。
アクセシビリティの向上
デジタル化の方法としてクラウドベースの在庫管理システムを使用すれば、どこからでもリアルタイムで在庫情報にアクセスできます。
リモートワークや多拠点展開の企業の場合は、在庫管理の柔軟性が増し、効率的な運営が可能になります。
また、情報共有が容易になることで、チーム間のコラボレーションが促進されたり、情報の一貫性が確保できたりします。
在庫管理を手書きからデジタル化するポイント
在庫管理を手書きからデジタル化するにはどうすればいいのでしょうか。
在庫管理を手書きからデジタル化するポイントを確認していきましょう。
現在の在庫管理方法を見直す
手書きでの在庫管理方法を徹底的に見直して、在庫の正確な把握や迅速な情報共有に課題がないかを確認しましょう。
課題がなければ手書きのままでもいいかもしれませんが、課題がある場合はどのような影響があるのかを理解することが重要です。
まずは、手書きの何が問題かを理解してデジタル化によって改善したい要素を洗い出しましょう。
適切なデジタルツールを選定する
デジタル化の成功のためには、適切なデジタルツールを選定することが鍵です。
デジタルツールを選定する場合は、業界や企業のニーズに合った在庫管理ソフトウェアやクラウドベースのシステムを比較検討しましょう。
機能の充実度、導入の容易さ、カスタマイズ性などを考慮し、最適なデジタルツールを選択することが重要です。
在庫データを移行する
在庫管理を手書きからデジタル化する際には、在庫データの完全な移行が不可欠です。
専用の在庫管理システムへのデータの移行をするためには、手書きデータの重複やエラーを取り除くなどの整理をしなければなりません。
また、専用のデータ移行ツールやソフトウェアを使用して、データの入力作業も必要です。
デジタル化において、データの移行は最も重要で負担の大きな作業ですが、移行作業の精度がデジタル化の成功の鍵を握ると言っても過言ではありませんので、適切に進めるようにしましょう。
十分なセキュリティ対策を講じる
デジタル化に伴い、情報漏洩や不正アクセスからデータを守るために適切な対策を講じましょう。
在庫管理システムにはセキュリティ機能がある場合がほとんどですが、企業独自のセキュリティ対策を追加したり、従業員に対してセキュリティに関するトレーニングを実施したりして、在庫情報の安全性を十分に確保することが重要です。
手書きによる在庫管理を長く続けている場合、デジタルリテラシーが不足していることが考えられます。
そのため、ミスやトラブルが起こり得ることを想定して、セキュリティの強化を試みましょう。
また、アクセス管理やデータの暗号化、定期的なバックアップの実施など、厳格なセキュリティポリシーを策定することも必要です。
在庫管理の手書きからの脱却に「zaico」
在庫管理を手書きからデジタル化する際には、どのようなツールを選択するかが非常に重要です。
在庫管理を手書きで続けていても、デジタル化の必要性を強く感じている場合もあるでしょう。
在庫管理を手書きからデジタル化するためにデジタルツールを選ぶ場合は、直感的な操作性やができサポート体制が充実している、在庫管理アプリ「zaico」をご検討ください。
zaicoはスマホやタブレットを使用した、誰でも簡単に使える操作性や導入前後のサポートなど、在庫管理の手書きからの脱却を後押しします。
在庫管理を手書きからデジタル化したいと考えている場合は、お気軽にzaicoにご相談ください。
