人事異動や退職、育休などで担当者がいなくなった業務の引継ぎが必要になることがあります。
これまで担当していた人から知識や経験、ノウハウなどを引継ぎ、担当者が変更したことによって変化が生じないように、環境を整備するためにも引継ぎは重要です。
しかし、引継ぎがうまくいかないと新しい担当者はどうやって業務を行えばよいのかわからなくなってしまったり、必要な情報が失われてしまう場合もあります。
引継ぎがうまくいかない状況を作らないためにも、引継ぎがうまくいかない原因と対策について確認していきましょう。
引継ぎがうまくいかないとはどういう状況？
引継ぎがうまくいかない状況として考えられるのは主に以下になります。
- 情報不足の状態：引継ぐために必要な情報を受け取ることができていない状況
- コミュニケーション不足の状態：引継ぐ側と引継がれる側が充分に意思疎通ができていない状況
- マニュアル不足の状態：引継ぐために必要なマニュアルがなく情報を得られない状況
- 時間不足の状態：急であったり時間が足りない場合に引継ぎが十分にできない状況
- 指示不足の状態：管理者などが引継ぎが必要な内容や情報の理解や伝達が出来ていな状況
引継ぎは重要ではありますが、十分な期間や適切な段取りで引継ぎが行われるとも限りません。
また、引継ぐ側は情報提供やマニュアルを作成することが求められる場合もあるので時間がかかり、「引継ぎが面倒」と思うこともあるでしょう。
しかし、引継ぐ側、引継がれる側どちらもコミュニケーションをとり、しっかりと情報を受け取ることが引継ぎを完了させるために重要なことです。
さらに、管理者や関連する社員も引継ぎが必要なものの内容や進行状況を意識しておかなければいけません。
引継ぎをうまく終わらせるためにも、引継ぎがうまくいかない状況について確認し、しっかりと引継ぎを行いましょう。
引継ぎがうまくいかない原因
引継ぎがうまくいかないことがあるのはなぜなのでしょうか。
引継ぎがうまくいかない原因を確認していきましょう。
時間がないから
引継ぎがうまくいかない原因に、引継ぐための時間がないことも挙げられます。
引継ぎは、マニュアル作成や資料作成など、引継ぐ側がしなければならないことが多くなりやすいものです。
これらの業務は、ほかの業務と並行してする必要があったり、退職や異動までに期間があまりなければ時間が足りず引継ぎが困難になる場合もあるでしょう。
適切に引継ぎを進めるためには、当事者以外も引継ぐための時間を意識的に確保できるような配慮や工夫が求められるでしょう。
後任者がいないから
後任者がいないと、引継ぎが進まないだけでなく、知識やスキルの喪失が起きてしまうこともあります。
引継ぎの内容が知識や経験を必要とする場合は、引継がせるために従業員を育成することも必要となります。
引継ぎをする相手がいなければ、引継ぎ自体をしないで終わることもあるかもしれません。
また、後任者の決定が遅いことで引継ぎの時間が失われて十分に引継ぎが出来ないということも考えられますので、引継ぎが必要な場合は後任者を早めに決定したり、いない場合はマニュアル作成を依頼するなどの対応が求められるでしょう。
知識や経験を必要とするから
引継ぎの内容が知識や経験を必要とするため適任者がいない場合も、引継ぎはうまくいかないことがあるでしょう。
専門性のある引継ぎ内容は、その業務を行える人が引継ぐ必要がありますが、誰にでも専門的知識があるとは限りません。
そのため、引継げる適任者が見つからず、引継ぎが難航することもあります。
専門的な知識や経験を必要とする場合は、引継ぐ側が、専門的な知識がない人でも引継げるようなマニュアルを作成することが重要です。
マニュアルが不足しているから
引継がれる側が引継いだあとも円滑に業務を進めるためには、引継ぎ内容を全て把握する必要があり、マニュアルが必要になることもあるでしょう。
しかし、マニュアル作成には時間がある程度必要になりますし、マニュアルの内容や出来映えも引継ぎに影響します。
口頭で充分に説明できたとしても、すべてを把握するのは難しいですし、忘れてしまった場合の確認の際などにもマニュアルは効果的です。
マニュアルに沿って進められるような業務であれば、優先的にマニュアルを用意して、前任者がいなくなった後でもマニュアルを読めばできる状態にしておくことが重要です。
引継ぎがうまくいかないとどうなる？
引継ぎがうまくいかないとどうなってしまうのでしょうか。
引継ぎがうまくいかないことで生じる可能性がある状態について確認していきましょう。
作業が進まなくなる
引継ぎがうまくいかないと、何をすればいいかわからず作業が進まなくなります。
また、作業自体をする必要があるものと理解していなかったり、忘れ去られてしまい、誰もしない状態になる可能性もあるかもしれません。
さらに、業務を進めるための情報や知識が不十分のままの引継ぎがうまくいっていない状況では、作業が進まなくなるだけでなく、ミスやトラブルも起きやすくなる場合があります。
完璧に作業を進められない状態であったり、適切に業務を進めるための情報が不足していれば、何が正しいか何が間違いかを認識できないのでリスクが高い状態といえるでしょう。
業務量が増える
引継ぎがうまくいかないと、通常であれば引継がれてることで業務が進むべきものが、まずは情報や知識、ノウハウなどを探すことから始まります。
すぐに業務を進められるのに、その業務を進めるために何が必要なのか、自分で模索しながら業務を進めなければなりません。
本来であれば不必要な業務が増えてしまうことで、作業が滞ったり労働時間が増えて引継がれた側の効率が悪化する場合があります。
引継ぎが失敗することで人手不足に陥ることも考えられるので、引継ぎをする際は適切な情報共有や意思疎通が重要です。
知識やスキルが失われる
業務担当者にしかわからない知識やスキルは、引継ぐ側がしっかりと引継ぐ必要があります。
知識やスキルは、その会社の財産ともいえるほど大切なものです。
そのため、引継ぎがうまくいかないと、担当者しか持っていなかった財産が人知れず失われていきます。
引継ぎで重要とされる引継ぎ内容は、業務内容や進め方だけではなく、業務を担当していたことで得られるこれまでの経験です。
これらの価値がある財産を失わないためにも引継ぎを適切にする意識が会社全体に必要といえるでしょう。
属人化の影響を受けてしまう
引継ぎがうまくいかないと、新しい担当者は独自のやり方で業務を進めなければいけません
また、引継ぎのために必要なマニュアルや資料もない状態なので、新しい担当者が作業を進めることになり、属人化となってしまう可能性もあるでしょう。
逆に引継ぎがうまくいかないことで、前任者の知識やスキルが失われて結果的に前任者がしていたことが属人化された業務となってしまう場合もあるかもしれません。
いずれにせよ、知識やスキル、方法の引継ぎがうまくいかないことで、属人化を生じさせてしまう要因になってしまう可能性があるでしょう。
担当者以外にも影響が出る
引継ぎがうまくいかないことは前任者と新任者だけの影響で収まらない場合もあります。
前任者の作業が他の社員や他部署、取引先などに影響していく作業である可能性もあるからです。
これまでは、その作業が問題なく行われていたことで顕在化していなかった問題やリスクなどが、予想外の所から生じる可能性があります。
引継ぎがうまくいかないことで、予想もしていないトラブルや問題に発展していってしまう可能性もあるので、大きな視点や流れを意識して引継ぎを考えなければいけません。
引継ぎがうまくいかないを防ぐための対策
引継ぎがうまくいかない状況を防ぐためにはどうすればいいのでしょうか。
引継ぎがうまくいかない状況を防ぐ対策を確認していきましょう。
適切なマニュアルを作成する
適切なマニュアルがあれば、最低限業務の対応ができるようになります。
しかし、マニュアルがあるからといって、引継ぎが必ずしも完了するわけではありません。
必要な情報を記入し、誰が読んでも分かりやすいまとめ方を意識する必要があります。
マニュアルを作成する際は、文章だけではなく図や画像などを添付し、見ただけで作業ができるように工夫することも大切です。
デジタルツールを導入する
引継ぎは口頭説明や、実際に業務をしながら教えたり、新しい担当者が業務をしているのを見ながら説明したりなど、教えることに時間がかかります。
しかし、引継ぎ以外にも対応しなければならない業務があったり、引継ぎに必要な時間を充分に確保できないこともあるでしょう。
そのような場合は、ナレッジツールなどをつかっていつでも情報共有できるように環境を整えることも大切です。
ほかにも、操作が多く煩雑な作業であれば、その作業専用のデジタルツールを導入するのも良いでしょう。
たとえば、独自手法で行われていて複雑になっている作業は、専用のツールを導入し、引継ぎや今後の作業自体を簡単にするのも効果的です。
後任者を育てる
引継ぎがうまくいかないケースには、後任者となる人がおらず、引継ぎができないこともあります。
専門知識や経験などを必要とする業務の引継ぎは、前任者と同じくらい経験がある人を後任者とするのが望ましいです。
しかし、従業員が少なかったり人手不足だったりすると、誰に引継げば良いのかわからず、引継ぎが完了しないまま辞めたり異動になることもあるでしょう。
誰に引継げば良いのか分からない場合は、引継げる後任者を育てることも大切です。
後任者を育てるためにも、引継ぐ前からほかの従業員でも対応できるようなマニュアルを作成したり、別の人に対応してもらう日を作ったりなどして、属人化を避ける体勢が大切となります。
引継ぎ後も連携する
退職していない場合は、一定の期間などは引継いだ後も連携がとれるようにしておくといいかもしれません。
後任者は質問や分からないことがたくさんあるでしょうし、実際に業務をやってみて生じる疑問や課題もあるでしょう。
引継ぎは、引継いで終わりではなく引継いだ後も円滑に業務が進まなければ意味がありません。
引継ぎ後も業務が円滑に進むように、前任者がサポートしましょう。
在庫管理の引継ぎがうまくいかないの改善にzaico
引継ぎがうまくいかないと、引継ぎ後の業務に何かしらの影響が生じる可能性が高いです。
在庫管理など複雑になりやすい業務は、担当者が辞めたり異動する場合は、しっかりと引継ぎを行う必要があります。
在庫管理の引継ぎをうまくすすめたい場合は、「クラウド在庫管理システムzaico」の導入を検討してください。
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