賞味期限管理は、食品・飲料・医療品などを扱う企業には欠かせない業務です。
しかし、賞味期限管理に課題を感じていたり、自社に合った賞味期限管理の方法を探しているという場合もあるかもしれません。
賞味期限管理を適切に行うべき理由、賞味期限管理の方法や特徴、効率的な賞味期限管理のコツを確認していきましょう。
賞味期限管理を適切な方法で行うべき理由
賞味期限管理は食品を扱う全ての業種で重要視されていますが、自社に合わない方法で管理を続ければ、さまざまなリスクが生じてしまいます。
賞味期限管理の方法を考える前に、まずは賞味期限管理を適切な方法で行うべき理由を確認していきましょう。
食品ロスや廃棄の軽減につながるため
賞味期限管理を適切な方法で行えば、食品ロスや廃棄をこれまで以上に少なくすることができます。
食品ロスを減らすことは、製造コストが削減されるだけでなく、梱包材などの資源を無駄にしないことにもつながります。
消費者の健康を守るため
消費者の健康を守るためにも、賞味期限管理は重要です。
賞味期限管理が甘ければ、賞味期限切れの食材を使ったり、賞味期限の切れた食品を流通させてしまったりするリスクが高まります。
賞味期限切れの食品を消費者が口にした場合には、食中毒などの健康被害が生じるおそれがありますので、不適切な賞味期限管理は禁物です。
信用失墜を防止するため
たとえ一件でも消費者の健康被害を引き起こしてしまえば、企業の信用失墜には十分な出来事となります。
適切な方法で賞味期限管理を行うことは、消費者からの信用を守るだけでなく、得意先や仕入先との関係性を保つことにもつながるのです。
従業員の負担を軽減するため
賞味期限管理は時間と労力がかかりやすいため、悩みを抱える企業も少なくありません。
しかし、適切な方法で賞味期限管理を行えば、作業時間を大幅に縮小したり、ミスを最小限に抑えることも可能です。
従業員の負担が減ることで、人件費の削減や、従業員の作業ストレスの軽減にもつながります。
賞味期限管理方法：帳票などの紙で管理
最も古典的でアナログな手法ともいえる帳票などの紙で賞味期限を管理する方法です。
紙で賞味期限管理をするメリットには、視認性の高さや作業者を選ばないこと、管理を始めやすいことなどが挙げられます。
デメリットは、帳票の作成・印刷の手間や、ひとつずつメモを取りながら賞味期限の目視確認行うなど、人的コストが大きくなりやすいことです。
また、記入漏れ・記入ズレといったミスが起こりやすいことも、デメリットといえるでしょう。
賞味期限管理方法：エクセルやスプレッドシートで管理
エクセルやスプレッドシートなどの表計算ソフトで、賞味期限管理をする方法もあります。
エクセルやスプレッドシートを使って賞味期限管理をするメリットは、導入コストがほとんどかからないことや、紙と比べてデータ集計がしやすいことです。
エクセルやスプレッドシートの操作に慣れている従業員が多い企業や、扱う食品や商品数が少ない小規模事業者には有用な管理方法でしょう。
ただし、紙での管理同様、目視確認の後に手書きのメモをデータ入力する必要があったり、スマートフォンやタブレットでは入力しづらかったりするといったデメリットもあります。
また、管理表の作成・更新ができる従業員が限られることもデメリットのひとつです。
賞味期限管理方法：在庫管理システムやアプリで管理
注目が集まっていたり利用が拡大しているのが、賞味期限管理や在庫管理に特化したシステム・アプリでの管理です。
在庫管理システムやアプリで賞味期限を管理する最大のメリットは、賞味期限管理に関する業務時間を短縮できることでしょう。
POSシステムやハンディーターミナルと連携すれば、棚卸しにかかる時間は大幅に短縮できますし、賞味期限が近い食品・商品をアラートで知らせるなどの便利な機能をもつシステム・アプリも数多く存在します。
一方、デメリットには、費用が発生することやシステムの比較・検討までに時間がかかることなどが挙げられます。
賞味期限管理方法：外部パートナーによる委託管理
分業化が進む中で、賞味期限管理を外部パートナーに委託するという選択もできるようになってきています。
物流アウトソーシングをはじめとした外部パートナーに委託するメリットは、賞味期限管理にかかる業務時間がゼロに近づくことや、管理の精度が向上することです。
デメリットには、他の方法と比べて多額の費用がかかることや、地方からの利用が難しいことが挙げられます。
効率的な賞味期限管理の方法やコツ
それぞれ賞味期限管理の方法を見てきましたが、どの管理方法にも共通する管理のコツがあります。
効率的な賞味期限管理の方法やコツを確認していきましょう。
ロケーション管理をする
物の場所がわかりづらければ、出庫時や棚卸し時に抜け・漏れが発生しやすくなり、賞味期限切れを増やしてしまうおそれがあります。
賞味期限が短い商品群を手前に置いたり、ストックとピッキングのエリアを分けたりするロケーション管理を行えば、抜け・漏れが発生しづらい環境になり、効率的な賞味期限管理に近づくでしょう。
ラベリングなど棚の整理をする
賞味期限切れを最小限に抑えるためには、定期的に保管場所や棚を整理し、限られたスペースを有効活用することが大切です。
扱う食品や商品が増えた際、とりあえずと思って置いた場所が定位置になってしまうことはよくある事例ですので、棚卸し時に棚の整理を行ったり、物が増えてきたと感じた時にはラベリングをしたりするなど、整理整頓を心がけましょう。
先入れ先出しを徹底する
先入れ先出しとは、入庫した順に使用・出庫するという賞味期限の基本的な管理手法です。
ただ、「賞味期限はまだ先だから」と日々の確認を怠れば、商品が棚の奥で賞味期限切れになってしまったり、賞味期限内の物に混じって期限切れの物を出庫してしまったりするリスクが高まります。
廃棄コストの削減や消費者の健康を守るためにも、基本に忠実に、出庫時は先入れ先出しは徹底するようにしましょう。
賞味期限管理の方法を定期的に見直す
扱う食品や備品在庫が増えているのにも関わらず、従来から変わらない管理を行っていれば、チェックミスが増えやすくなったり、チェックに膨大な時間がかかるようになったりします。
業務がスムーズに進められない状況は、従業員の負担やストレス増にもつながるおそれがありますので、効率的な管理ができているか、ミスが増えていないかなどを踏まえながら定期的に管理方法を見直しましょう。
賞味期限管理が必要なものの管理にもzaico
賞味期限管理は、紙媒体、エクセルやスプレッドシート、在庫管理システムやアプリ、外部パートナーへの委託などの方法で管理することができます。
どの方法が適しているか、自社の状況に合わせて賞味期限管理の方法を選んでみてください。
「自社で効率的な賞味期限管理を行いたい」とお考えであれば、在庫管理システムやアプリを使った賞味期限管理の方法が適しているといえるでしょう。
「クラウド在庫管理システムzaico」も、飲食業や医療・福祉業を営む期限管理が必要な企業様の導入が増えています。
賞味期限切れの廃棄がゼロになったり、食品と備品在庫を一括で管理したりする企業も増えておりますので、お気軽にzaicoにお問い合わせください。
