棚卸は、現場に残っている物品の数とデータ上の数が合っているか確認する作業です。
そのため、正確に記録できれば棚卸の方法はアナログでもデジタルでも基本的には問題ありません。
エクセルを棚卸の効率化に使おうと考える場合もあるかもしれません。
棚卸の効率化にエクセルを使うことはできるのか、棚卸の効率化にエクセルを使う方法や注意点を確認していきましょう。
棚卸をエクセルで効率化できる？
棚卸を行う際、効率化するためにはアナログよりもデジタルで記録した方が良いでしょう。
その点、エクセルはデータとして残すことができるので、棚卸にも使えるツールといえます。
ただし、エクセルはデータ容量が無限ではなく限りがあるので、数が増えすぎたら別のブックに切り替える必要があるでしょう。
また、データが増えれば増えるほど容量が重くなるので、挙動が遅くなったり開くのに時間がかかることもあります。
エクセルにデータを入力する際にも注意が必要で、手入力をしているのであれば入力ミスや間違った操作などが起きてしまい、正確性を損なうこともあるでしょう。
そのため、エクセルで棚卸をすることはできますが、場合によっては効率が悪くなることもあります。
出費を抑えたかったり、データ量が少なかったりする場合は、エクセルでの効率化も可能であったり、問題ないかもしれませんが、エクセルでは無理であったり向いていないこともあります。
単にエクセルを使えば棚卸の効率化ができるというものではないことを理解しておかなければいけません。
より効率よく棚卸したい場合は、エクセルではなく在庫管理ツールなどクラウド管理できるツールを利用することも検討してみましょう。
棚卸の効率化をエクセルでする方法
棚卸の効率化をエクセルでするには、どうすればよいのでしょうか。
棚卸の効率化をエクセルでする方法について確認していきましょう。
項目を決めておく
エクセルで棚卸をする際は、物品の名前や納期、個数などあらゆる情報が書けるよう項目をいれておくようにしましょう。
エクセルはデータでの管理ができますが、基本的には自分で入力する必要があります。
そのため、棚卸を効率よく進めるためには、あらかじめ記入する項目を決めておくことが大切です。
エクセルで棚卸を効率よく進めるためには、ある程度自分で準備する必要があることを念頭におきましょう。
関数や書式を設定する
エクセルは表計算ソフトなので、計算が簡単にできるメリットがあります。
たとえば、数字を入力しただけで残数を計算してくれたり、棚卸作業済みのものは分かりやすいように色をつけて示してくれたりなど、さまざまな関数や書式がエクセルには備わっています。
エクセルは、関数が使えればさまざまな入力作業の簡略化が可能です。
ルールを決める
エクセルで棚卸をする際は、ルールを決めると良いでしょう。
エクセルは、基本的に同時編集ができないので誰かが編集していると他の人は開くことができません。
そのため、何時までの間は誰が開く、などのルールを決めることもデータの重複や同時編集によるミスを防ぐためにも大切です。
また、エクセルは個人によってセンスや使い方が異なるので、大人数で共有していると人によって使い方にばらつきが生じてしまうこともあるでしょう。
人によって記入の仕方や使い方が異なると、いざ棚卸をする際に統一感がなく、効率が悪くなります。
項目の増やし方や記入の仕方など、細かくルールを決めることで統一させ、棚卸の効率化を目指しましょう。
バックアップを保存する
エクセルは基本的にはクラウド上で使用するツールではないので、バックアップとしてファイルを保存する必要があります。
最新版と同じファイルを別途保存しておくことで、バックアップを作りましょう。
バックアップがあることで、データが破損したり、ミスが起きた場合に復元が可能になるなどのリスク回避にもつながります。
棚卸の効率化をエクセルですべきかの判断ポイント
エクセルを利用することで棚卸の効率化にも使えるツールですが、エクセルでいいのかわからないこともあるかもしれません。
棚卸の効率化をエクセルですべきかの判断ポイントを確認していきましょう。
コストを抑えたいか
コストを抑えて棚卸をしたい場合は、エクセルで始めてみてもいいかもしれません。
エクセルは買い切りのソフトなので追加の費用は必要ありませんし、元々使用していたパソコンに初期インストールされていることもあるでしょう。
そのため、コストを抑えて使いたい場合にはエクセルで棚卸の効率化を考えてみてもいいかもしれません。
手軽かどうか
棚卸をする際に、重要視すべきことは手軽かどうかです。
エクセルは簡単に誰でも利用できるツールである一方で、専門的な知識があれば自由なカスタマイズができます。
マクロを使えば自動計算のできるファイルの作成も可能です。
しかし、作成するには専門的な知識が必要になるだけではなく、メンテナンスにも知識が必要となる場合もあります。
簡単なエクセルの使い方ぐらいでことが足りるのか、エクセルを扱う能力はどれぐらいあるかなども考えて判断しましょう。
デジタル管理ができるかどうか
エクセルは、ローカル保存されるのが一般的です。
そのため、パソコンが手元にないと閲覧や編集ができないデメリットがあります。
仮に、別端末や別の場所で棚卸をしたい場合は、ローカル保存になるエクセルは不向きとなるでしょう。
しかし、管理方法にこだわりがなく、バックアップも保存しながら管理できる場合は、エクセルでも効率よく作業ができるでしょう。
棚卸の効率化をエクセルでするの際の注意点
棚卸の効率化をエクセルでする場合、どのような点を注意すべきでしょうか。
棚卸の効率化をエクセルでする際の注意点を確認していきましょう。
項目数が多いと管理しにくい
エクセルは項目数が多いと検索するのも大変です。
検索機能もありますが、データ数が多いと検索にも時間がかかるので、効率は悪くなります。
項目数が多いと管理するのも大変になるので、項目数が多い場合はエクセルではなく在庫管理システムのほうが適しているかもしれません。
データ量が増えると処理が遅くなる
エクセルは容量が限られているので、項目数を増やすと挙動が悪くなります。
そのため、起動に時間がかかったり、入力するたびに固まったりなど、業務が滞ることもあるでしょう。
エクセルを利用して効率よく進めたいのに、効率が悪くなる可能性があります。
この場合もエクセルではなく在庫管理システムの方が適しているといえるでしょう。
入力ミスや改ざんされる可能性がある
エクセルはローカルで保存できるファイルなので、個人によって簡単に入力ができるので、ミスや改ざんができてしまいます。
棚卸をする際にミスが生じないよう、記録はつねに正確である必要があります。
そのため、改ざんできてしまう状態で管理するのは避けた方が良いでしょう。
個人のデスクトップに保存するのではなく、クラウド上で共有するなど、人の目がある場所で保管するなどの工夫をすることも大切です。
特定の人間だけで使用するという手もありますが、この場合は属人化につながるので、在庫管理システムを利用したほうがいいかもしれません。
棚卸の効率化にはエクセルよりもzaico
棚卸の効率化にエクセルを用いることもできますが、場合によっては効率が悪くなる可能性も高い方法です。
棚卸をさらに効率よく進めたい場合は、エクセルではなく「クラウド在庫管理システムzaico」をご利用ください。
zaicoはクラウドで管理できる在庫管理システムで、シンプルな操作性から専門的な知識は必要なく、誰でも簡単に操作できる特徴があります。
適切な在庫管理をして効率よく棚卸をしたい場合は、まずはお気軽にzaicoにご相談ください。
