エクセル・Excelの属人化とは？エクセルの属人化のリスクと対策法

エクセル（Excel）の作業が属人化し、作業が進まない状態になってはいませんか。

業務などで当たり前のように使われているエクセルは、個人で作成したり利用することも多いので、属人化しやすい部分があります。

エクセル業務に限らず、属人化は業務効率を下げたり、担当者が仕事を休んだ場合に業務が滞ったりなど、会社に悪影響を及ぼすこともある課題です。

エクセルの属人化のリスクや対策法について確認し、エクセルの属人化を改善していきましょう。

エクセル（Excel）の属人化とは

エクセルはネット上で作業できるようにすることもできますが、基本的には個人のパソコン上であるローカル環境で作業するツールです。

ネットがなくてもどこでも作業ができるメリットがエクセルにはある一方、作業している人のパソコン内でしか作業ができません。

また、クラウド上に保管していたとしても同時編集はできませんし、作成者の権限次第では他の人が編集できない箇所なども存在します。

担当者しか分からない部分や担当者しか触れないような状態である時点で、エクセルは属人化しやすいといえるでしょう。

また、エクセルは個人の知識量で差が出やすく、担当者しか編集できない計算式が入っているなど、誰も編集できないブラックボックス化する可能性も高まります。

エクセルは在庫管理や名簿など、さまざまなデータ管理に使える便利なツールですが、属人化してしまうリスクもあり、業務効率を上げるはずがむしろ下げてしまうことにもなりかねません。

そのため、エクセルを利用する場合は属人化しないよう工夫が必要となります。

エクセル（Excel）の属人化がしやすい業務とは

エクセルは簡単なデータまとめに使われることの多いツールなので、名簿管理や在庫管理、シフト管理などの作業に使われることが多く、特定の人物が作成していた場合は属人化しやすくなります。

また、作成者の主観で作成されたエクセルファイルを利用している業務も、属人化しやすいでしょう。

エクセルはデータまとめや計算などに便利なツールで汎用性も高いですが、VBAやマクロの知識があればさらに応用的に使いこなすことができます。

しかし、全員がエクセルに対して知識が豊富であるわけではなく、すべての従業員が作成できるわけでもありません。

エクセルを使った業務をするのであれば、最低限でも全員が使いこなせて全員が作成できるものにしなければならず、個人の主観で作成できるエクセルを使っての業務は、属人化しやすいといえます。

エクセル（Excel）業務が属人化してしまう理由

エクセルが属人化してしまうには、どのような理由があるのでしょうか。

エクセルが属人化してしまう理由について確認しましょう。

主観で作成されているから

エクセルを作成する人が、主観的に作成してしまうことで属人化してしまうでしょう。

エクセルは、使い勝手のよいツールであるものの、個人の知識によって完成度が左右されてしまいます。

たとえば、VBAやマクロなどの知識が豊富な人がエクセルを作った場合、知識のない人が編集しようとするとどこから手をつければ良いのかわかりません。

知識のある人が主観的に「こうすれば使い勝手がよくなるだろう」と作業したところで、本人にしか分からないファイルとなるので、属人化してしまいやすくなります。

個人のパソコンで保存されてるから

エクセルはネット上で使えるツールではなく、パソコン本体にインストールして使用するものです。

そのため、個人のパソコンで保存される事が多く、内容が不明瞭なブラックボックス化しやすくなります。

また、クラウド上で保管していたとしても、基本的には同時編集はできず、誰かが開いている時はほかの人は編集ができないようであれば、エクセルの業務は個人で作業する事が多くなり属人化しやすい状態になってしまうでしょう。

制作理由が共有されていないから

エクセルのファイルは簡単に作成できるため、個人的な理由から作成もできますし、業務手助けツールとしての利用も可能です。

しかし、なんのために制作されたのか制作理由が不明のまま作成されたファイルは、制作者本人にしか価値が分かりません。

また、作成者が会社を辞めた場合、残されたファイルをどのように使用すればよいのかがわからず、放置されることもあるでしょう。

制作理由が共有されていれば、マニュアルなどの準備もできるため使いこなすことができますが、個人が個人的な理由で作成されたファイルは属人化してしまいます。

知識にばらつきがあるから

エクセルは知識が無くても簡単に作成できますが、知識があればあるほどより業務に有効的なファイル作成が可能です。

しかし、人によってはエクセルの知識量も少なく、応用部分までは使いこなせない人もいるでしょう。

誰でも平等に同じ様に使いこなすことができないと、知識が多い人が独断で作成してしまうので属人化しやすくなってしまいます。

エクセル（Excel）業務が属人化するリスク

エクセル業務が属人化してしまうことで、どのようなリスクがあるでしょうか。

エクセル業務が属人化するリスクについて、確認しましょう。

業務効率が下がる

エクセル業務が属人化してしまうことで、業務が滞り業務効率が下がる恐れがあります。

属人化は特定の個人に作業が偏ることを指しているので、エクセルでの業務が属人化することで進まなくなる恐れもあるでしょう。

エクセルはデータをまとめるなどの簡単な作業から、VBAなどを使った応用的な業務までさまざまな面で活用できます。

業務のプロセスの中でエクセル業務がある場合、仕事がスムーズに進まなくなる可能性もあるので注意が必要です。

担当者が辞めると使いこなせない

エクセルを作成した担当者が辞めた場合、使いこなせなくなる可能性があります。

制作理由が明確で簡単な数式が使われているエクセルであれば、汎用性が高いので使いこなせるでしょう。

しかし、制作理由も分からずVBAやマクロなどを活用して作成されたエクセルを使う場合は、他の従業員が使いこなせません。

エクセルは知識量の差で使える人と使えない人が区別されてしまうので、属人化しないようにマニュアルなどを作成して平等に全員が使えるよう工夫する必要があります。

担当者のセンスやスキルに左右されやすい

エクセルはVBAやマクロの知識があれば、より効果的なファイルを作成できます。

しかし、全員に知識があるわけではなく、担当者のセンスや知識次第では完成度に違いがあるでしょう。

担当者の知識が豊富だった場合、別の人が担当となった際に「知らない数式が使われていてメンテナンスができない」状態になることも考えられます。

知識やセンスなどに左右されないためにも、エクセル業務をおこなう場合はマニュアルなどの準備が必要です。

エクセル依存が進んでしまう

エクセルは費用をかけずに使えるビジネスツールなので、エクセルで業務を進められるのであれば他に適したツールやサービスがある場合でも、エクセルに依存してしまう可能性もあります。

エクセルが使いこなせる従業員がいるのであれば、その人に業務を任せてしまう体制にもなりかねません。

属人化してしまうと、担当者が辞めた場合使いこなすことができず、業務が滞ってしまうでしょう。

また、ほかのITツールの導入を妨げることにも繋がり、エクセル依存は会社全体の効率を下げる恐れがあります。

エクセル（Excel）業務の属人化を対策する方法

エクセル業務の属人化を防ぐにはどのように対策すべきでしょうか。

エクセル業務の属人化の対策方法について確認しましょう。

マニュアルを作成する

マニュアルを作成すれば、特定の個人だけではなく従業員全員が使用可能になるので属人化を避けることができます。

エクセルは個人によって知識量に差が生じるため、「誰でもできる」わけではありません。

また、個人のセンスによって計算式の書き方やまとめ方も異なるので、担当者が辞めた場合は詳細が不明瞭で放置されてしまう可能性も高いです。

マニュアルがあれば、平等に使いこなすことができるので、属人化を防ぎたい場合はまずマニュアルを作成しましょう。

作成したエクセルはできるだけ共有する

エクセル業務の属人化を避けるために、個人が所有するのではなく社員全員で「どこにどのファイルが保管されているのか」を共有しましょう。

エクセルは個人のパソコン上で作業出来るため、共有していないファイルを保管している従業員も多いです。

しかし、個人で保管していたファイルを利用して作業していた場合、それは属人化となり業務が滞る原因を生み出してしまう場合があります。

個人で保管しているファイルの中で、自分以外にも共有したほうがいいものは、なるべく共有するようにしましょう。

エクセル業務をシステム化する

エクセル業務の属人化を避けたいのであれば、エクセルで作業している業務をシステム化しましょう。

ITツールなどを導入すれば特定の個人だけでなく社員全員に共有でき、操作も簡単になります。

個人の裁量や知識に左右されるエクセルを使用するのではなく、そもそも別のツールを使って業務を進めることで、属人化を避けることができるでしょう。

　

エクセル業務の属人化の脱却にzaico

エクセルは簡単なデータまとめや複雑な計算に利用できるビジネスツールで、個人で自由に作成できることからエクセル業務は属人化しやすいとされています。

たとえば、在庫管理はエクセルを使って行うこともできますが、なんでもエクセルで対応し続けていると属人化しやすい課題もあります。

エクセルなど属人化している在庫管理を簡易化、効率化したい場合は「クラウド在庫管理zaico」をご検討ください。

zaicoは在庫管理を見える化できるクラウドツールで、ローカル保存されるエクセルとは異なり全社員と共有しやすく、誰でも利用することができます。

操作性もシンプルで知識なども必要ないので、個人の知識量やセンスに左右されてしまうエクセルとは異なります。

全員で共有できる体制が属人化脱却には必要不可欠なので、zaicoであれば在庫管理の属人化を解消しやすくなるでしょう。

zaicoは無料でお試しもできるので、エクセル業務をなくしたい、エクセルから脱却したい、属人化を解消しより効率的な方法を探している方は、ぜひ一度お問い合わせください。