利便性が高く導入しやすいことから在庫管理をエクセルでしている場合も少なくはありませんが、在庫管理をエクセルですることには限界があります。
在庫管理のデータ量が増えたり、リアルタイムでの更新が求められたりする場合、使い勝手に課題を感じたり、処理が追いつかないなどエクセルに限界を感じてしまうこともあるかもしれません。
在庫管理をエクセルでする限界から、さまざまなリスクが生じる可能性もあります。
在庫管理をエクセルでする限界を判断するポイントとエクセルでの在庫管理に限界を感じた場合の対策について確認していきましょう。
在庫管理をエクセルでするには限界がある
在庫管理の方法としてエクセルが使用されることは珍しいことではなく、エクセルで在庫管理表を作成して、日々の在庫管理に活用しているというケースは少なくありません。
エクセルは在庫管理専用に開発されたソフトウェアではなく、表計算のためのソフトウェアですが、データ整理や分析、グラフの作成など、在庫管理に必要な基本的な機能は備わっているため、ある程度であれば不足なく在庫管理をすることができます。
しかし、在庫数や拠点数が増えたり複雑な在庫移動が発生したりすると、在庫管理をエクセルですることに限界を感じてしまうこともあるでしょう。
在庫管理にエクセルを使用し続ける限界を感じている場合、適切な在庫管理ができなくなるだけでなく、ミスが頻発したり、在庫データが破損したりするなど、さまざまなリスクが生じることがあります。
エクセルで在庫管理をすることは可能ではありますが、より効率的かつ適切に在庫管理をするためには在庫管理をエクセルですることに限界があることは理解しておきましょう。
在庫管理をエクセルでするのに限界がある理由
エクセルを使用した在庫管理はあくまで、表計算ソフトとして開発されたものを、在庫管理に応用して使用しているに過ぎません。
どのような場合にエクセルを使った在庫管理に限界を感じるのかを確認していきましょう。
大規模データの処理が必要になる場合
エクセルは大量のデータを扱うように設計されていません。
在庫数が増加していくと、ファイルの読み込みや保存に時間がかかるだけでなく、データ処理速度が著しく低下し、エクセルがフリーズやエラーが発生する頻度が高くなります。
また、行や列の制限を超えるとデータの一部が表示されなくなるなど、操作性も悪化します。
膨大な在庫情報を正確かつ効率的に管理するには、エクセルの処理能力では限界があります。
リアルタイム更新をする場合
エクセルは手動で更新を行うため、リアルタイムでの在庫状況の把握が困難です。
入出庫があった場合、その都度エクセルに入力する必要があるため、入力漏れや遅延が発生すると、在庫切れや過剰在庫を招く場合があります。
特に、複数の担当者が在庫情報を共有する場合に情報の食い違いが生じやすく、在庫管理の混乱を招きかねません。
リアルタイムでデータを確認した場合や迅速なデータ更新などが必要な場合はエクセルの限界を感じやすいといえるでしょう。
エラーやミスが頻発してしまう場合
エクセルはデータ入力や計算を人手で行うため、入力ミスや計算ミスが発生しやすいという欠点があります。
特に、複雑な計算式やマクロを使用する場合、意図せぬエラーが発生しやすく、在庫情報の誤りが伝搬するリスクも高くなります。
また、入力ミスだけでなくエクセル自体の設計を崩してしまうような操作を行ってしまう場合もあるでしょう。
人為的なミスやエラーが頻発してしまうようであれば、在庫管理をエクセルですることに限界を感じてしまうでしょう。
セキュリティ課題を感じる場合
エクセルファイルはパスワード設定が簡易なため、情報漏洩のリスクがあります。
特に、社外秘の情報を含む在庫情報をエクセルで管理することは、セキュリティ対策上非常に危険です。
また、エクセルファイルは簡単に複製や改ざんが可能であり、不正アクセスによる情報の窃取や改ざんなどの被害を受けるリスクもあります。
在庫管理のデータを正確かつ安全に管理したい場合、エクセルに限界を感じてしまうでしょう。
エクセルでの在庫管理を限界と判断すべきポイント
実際にどのような状態や状況が起こった場合に、エクセルでの在庫管理が限界であると判断すべきなのでしょうか。
エクセルでの在庫管理を限界と判断すべきポイントを確認していきましょう。
在庫管理に時間がかかっている
エクセルでの在庫管理は、入出庫のたびに手動でデータを入力・更新する必要があり、在庫量や取引量が増加していくと、膨大な量のデータ処理に時間がかかります。
複数の商品や拠点を取り扱う場合は、さらに作業量が増加し、煩雑な操作ミスが発生することも少なくありません。
また、在庫状況を確認するために複数のエクセルファイルを参照する必要があるなど、情報を探すのに時間がかかるようでは、迅速な対応は困難です。
それにより、在庫切れや過剰在庫が発生したり、発注や廃棄の判断が遅れたりして、機会損失やコスト増加につながることも考えられます。
エクセルでの在庫管理に時間がかかり、他の業務が遅延するようなことがあれば、限界と判断したほうがいいかもしれません。
管理する物品数が多い
エクセルファイルには行や列の数に制限があるため、在庫数が多くなったことで管理が不可能になる場合があります。
また、管理する物品数が増加していくとファイル容量が大きくなり、読み込みや保存に時間がかかります。
同時に、処理速度が低下することでエクセルがフリーズしたり、操作ミスが発生するリスクも高まります。
エクセルの挙動による影響が目に見えてある場合は、エクセルでの在庫管理を限界と考えたほうがいいかもしれません。
管理する物品の出入りが多い
エクセルでの在庫管理は、入出庫のたびに手動でデータを入力・更新する必要があり、入出庫の頻度が高い場合は、リアルタイムな在庫状況把握が困難になります。
複数の拠点やチャネルで商品を販売している場合は、在庫情報の更新が遅れ、在庫切れや過剰在庫が発生しやすくなります。
また、物品の出入りが多ければ多いほどデータ入力ミスや計算ミスが発生しやすく、在庫情報の正確性に不安があり、意思決定に支障をきたすことも考えられます。
1日に複数回の入出庫があるような場合は、エクセルでの在庫管理は適していないといえるので、限界と判断したほうがいいかもしれません。
複数拠点で管理している
エクセルでの在庫管理は、拠点ごとに在庫情報を管理する必要があるため、複数拠点で在庫を管理している場合は情報共有が困難です。
リアルタイムな在庫状況を把握する必要がある場合は、各拠点の担当者が手動で情報を共有する必要がありますが、担当者が不在であったり他の業務の対応をしていたりすると情報の遅延や誤伝が生じやすくなります。
また、発注や廃棄の判断、在庫移動の指示など、在庫状況に基づいた迅速な対応ができないことで、機会損失やコスト増加につながることも考えられます。
全国拠点があるなど拠点数が多い場合は、エクセルでの在庫管理では対応しきれませんし、複数のエクセルで管理するのも非効率なので限界と判断したほうがいいでしょう。
データ処理に時間がかかっている
エクセルは、データ量が増加すると、処理速度が遅くなり、フリーズやエラーが発生することがあります。
特に、膨大な量の在庫データを取り扱う場合は、集計や分析に時間がかかり、意思決定が遅れてしまいます。
たとえば、数万件のデータを含むエクセルファイルでピボットテーブルを作成しようとすると、処理に数十分かかることも少なくありません。
また、複雑な分析やレポート作成が必要となる場合、エクセルの機能では対応しきれないこともあるため限界と判断したほうがいいでしょう。
在庫データの正確性に疑問がある
エクセルでの在庫管理は、手動入力によるデータ入力ミスや計算ミスが発生しやすく、在庫データの正確性に疑問が生じる場合があります。
ミスに気づかないまま誤った情報に基づいて意思決定を行うことで、在庫切れや過剰在庫、発注ミスなどの問題が発生することも考えられます。
たとえば、入力ミスにより在庫が実際よりも多く表示されていたことで、誤った発注をしてしまうなどです。
また、過去のデータとの整合性が取れなかったり不明在庫が多かったりすると、在庫管理の精度が低下し、問題解決が困難になります。
このような事象が発生した場合は、エクセルでの在庫管理を限界と判断したほうがいいでしょう。
機密保持が求められる
エクセルには監査ログ機能などがなく、不正行為の検知・追跡が困難です。
エクセルファイルは簡単にコピーや共有ができるため、情報が持ち出したり改ざんしたりすることも容易です。
特に、機密性の高い情報を取り扱う場合は、情報漏洩による企業イメージの毀損や法令遵守上の問題につながる場合があります。
在庫管理に機密保持が求められる場合は、エクセルのセキュリティでは不十分ですので、在庫管理にエクセルを使用し続けるのは限界と判断したほうがいいでしょう。
エクセルの在庫管理に限界を感じた場合の対策
エクセルの在庫管理に限界を感じたらどうすればいいのでしょうか。
エクセルの在庫管理に限界を感じた場合の対策を確認していきましょう。
クラウドベースの在庫管理システムの導入する
エクセルではリアルタイムでの在庫管理や複数拠点の統合が困難です。
拠点が複数あるなどで在庫情報の共有が必要な場合は、クラウドベースの在庫管理システムの導入が効果的です。
クラウドベースの在庫管理システムを利用することで、オンライン上でのデータの共有と同期が可能になります。
バーコードスキャナーとの連携する
バーコードスキャナーをエクセルに統合することで、在庫の追跡と管理を大幅に効率化できます。
バーコードを使用して在庫管理をすると、人為的ミスを最小限に抑え、素早く正確なデータ入力が可能となります。
しかし、データの保管元がエクセルのままだとエクセルの限界の課題は解決されてはいないので、バーコードが使用できる在庫管理システムへの移行の検討も必要です。
専門的な在庫管理ソフトを利用する
専門的な在庫管理ソフトウェアには、エクセルでは実現困難な高度な機能が備わっています。
たとえば、バッチ処理や自動化されたリポートの生成、在庫の予測分析などです。
これにより、在庫の最適化やリードタイムの短縮、コストの削減が実現されます。
さらに、業界の要件に応じたカスタマイズも容易におこなえることから、効率的で正確な在庫管理が可能となるので、エクセルからの移行を検討しましょう。
エクセルの在庫管理に限界を感じたら「zaico」
エクセルが在庫管理に便利なツールであることは確かですが、在庫管理専用のツールではありません。
そのため、在庫数が増えたり拠点数が増えたりすれば、エクセルでの在庫管理に限界を感じるケースは少なくありません。
エクセルを使用した在庫管理に限界を感じたまま使用をすると、データが破損したりエラーが頻発したりするなど、業務効率や生産性に悪影響を及ぼす場合があります。
エクセルでの在庫管理に限界を感じたら、在庫管理アプリ「zaico」をご検討ください。
「zaico」はシンプルで直感的な操作性で、スマホやタブレットがあれば誰でも簡単に使用でき、エクセルからのデータ移行も行えます。
どこからでもリアルタイムの在庫データの共有ができたり、バーコードスキャンによる入出庫の記録ができたりなど、エクセルにはない機能が豊富に搭載されています。
エクセルに限界を感じて在庫管理システムの利用を考えている場合は、ぜひzaicoにご相談ください。
