備品管理はエクセル？備品管理はエクセルよりシステムの方が良い理由

ビジネスツールとして利用されることが多いエクセルは、会社で契約されていたり元々搭載されているパソコンを使用していれば、誰でも簡単に利用可能です。

表を作成するだけではなく図の作成はもちろん、様々な用途であったり、独自の使い方でエクセルを使用しているケースも少なくありません。

用途の中には備品管理をエクセルでしているということもあるでしょう。

備品管理をエクセルでする方法やデメリット、備品管理はエクセルよりシステムの方が良い理由について確認していきましょう。

備品管理はエクセルが適している？

備品管理は、仕事をこなす上で必要な消耗品などの保管場所や数の管理を行うことです。

たとえば、ペンやインク、印刷用紙などの一般的な備品のほかに、マスクやゴム手袋など、職種に由来する備品などを管理する場合も含まれます。

これらの備品管理については、管理表を作成して行うことが多いので、表計算ツールであるエクセルの利用は適していると考える場合もあるかもしれません。

確かに、エクセルは無料で管理できますし、まずはお試し程度でも良いから管理したい、という考えならばエクセルは適切なツールと言えます。

しかし、エクセルはデータ容量が多くなればなるほど挙動が遅くなったり、手動入力が必要になる、パソコンからでしか使いにくいという面があります。

備品管理をエクセルですることができないわけではないですが、効率を求めていたり、今後さらに大規模に管理していきたいと考えているならば、エクセルではなくシステム利用が適しているといえるでしょう。

備品管理をエクセルでする方法

備品管理をエクセルで行うには、どのような方法があるのでしょうか。

備品管理をエクセルでする方法を確認していきましょう。

表のテンプレートを作る

元々、エクセルは表計算で使われているツールなので、表のテンプレートを配布しているサイトなどが豊富にあります。

そのため、備品管理をエクセルでしたのであればテンプレートを利用すれば、即座に備品管理を始めることができるでしょう。

テンプレートは無料で配布されていることもあるので、使いやすいものを選び、自社にあわせてカスタマイズすると良いです。

もしくは、表を自社仕様で作成し、それをテンプレートとして使いまわすのもおすすめです。

一から作るのは時間もかかりますが、細かい設定までできるので、運用しやすいメリットがあります。

表にあてはめて管理する

利用する表を作成やダウンロードしたら、その表にあてはめて管理しましょう。

表の項目に合っている内容を一つずついれて管理すれば、備品管理ができます。

しかし、運用していく上で、表にあてはめにくい備品がでてくることもあるかもしれません。

そのような場合はその都度表をカスタマイズして、管理しやすいように表を管理していくことが大切です。

シートで管理する

エクセルで備品管理する場合は、シートごとに切り替えることもおすすめです。

たとえば、月ごとにシートを切り替えれば、表の複雑化を防ぐこともできますし、何よりも一目見てどこに書かれてあるのかが分かりやすい表にすることができます。

すべての管理を同じ表で管理すると見えにくく、間違いがあっても発覚しにくいなどの弊害が生じてしまうでしょう。

しかし、シートごとに管理すればシンプル化できるので、管理しやすくなります。

ファイルの名前を統一する

エクセルは容量に限りがあるので、全ての管理を一つのファイルでおこなうことはできません。

容量が大きくなる前に新規ファイルを作成して、次の備品管理を進めることになるでしょう。

この時、ファイル名をばらばらにつけてしまうと、どのファイルがどの備品管理なのかが分からず、いちいち中を開いて確認するという無駄な時間がかかってしまいます。

そのため、エクセルで備品管理をする場合はまず、ファイル名を統一して管理することが大切です。

編集できるセルとできないセルを決める

エクセルで備品管理をする場合、内容ごとに編集できるセルを決めることも大切です。

たとえば、すでにフィックスされているセルがある場合は、編集できないように保護をすると良いでしょう。

そうすることで、あとで編集されてしまい計算がおかしくなる、といった状態を引き起こさずに済みます。

また、勝手にデータを捏造されたり、改ざんされるようなリスクを減らすこともできるので、セルに保護をつけて運用することも大切です。

備品管理をエクセルでするデメリット

備品管理をエクセルでする場合、どのようなデメリットがあるのでしょうか。

備品管理をエクセルでするデメリットを確認していきましょう。

ファイル管理が複雑になる

エクセルで備品管理をする場合、データ容量が多くなるたびに新規のファイルを作成しなければならないので、どうしてもファイルの管理が複雑化してしまいます。

例え名前のルールを統一して見えやすい管理をしていたとしても、一度開くアクションが必要なので、管理する大変さは消えません。

毎週備品管理をしていたりなど、頻度が高い運用をしていれば、その分ファイルの数も膨大になります。

このように、一元管理できないエクセルでの管理は、次第にファイル管理が複雑化し、備品管理の効率を悪くしてしまうでしょう。

リアルタイムの編集はできない

エクセルは同時に開くことができないので、基本的には共同編集ができません。

そのため、誰かが開いている場合はエクセルを開くことができないので、リアルタイムな編集ができないこともあるでしょう。

仮にリアルタイムに編集ができない場合は、メモなどに記入して、別のメモを見ながら進めていくことになります。

しかし、そのデータは一次情報ではないので、どこかでミスが生じる可能性も否定できません。

リアルタイムでの編集ができないことは、改ざんなどのリスクも考えられるため、できれば控えた方が良いです。

パソコンでないと管理しにくい

エクセルはスマホなどでも使うことはできますが、パソコンで使うことを想定されているツールです。

そのため、パソコンが手元にないと、管理の記入も難しいでしょう。

備品管理は場所によってはパソコンが持ち運べない場所にある場合もあります。

また、会社によってはノートパソコンではなくデスクトップパソコンを使用していることもあるでしょう。

このように、パソコンありきのエクセルでの備品管理は、柔軟性に乏しいところがデメリットとしてあげられます。

管理できる媒体の自由がない

エクセルは基本的にパソコンを使用して管理することを前提として考えられているツールです。

そのため、他の媒体を使って管理することは難しく、パソコンありきで運用しなければなりません。

このように、スマホやタブレットを利用しての備品管理ができないので、運用しにくいデメリットもあります。

備品管理はエクセルよりもシステムが良い理由

備品管理をする場合は、エクセルでするよりもシステムで行った方が効果的かもしれません。

備品管理はエクセルよりもシステムが良い理由を確認していきましょう。

スマホからでも管理できるから

システムを導入すれば、パソコンではなくスマホで運用することもできます。

スマホから備品管理できればリアルタイムな管理もできますし、身軽な状態で備品管理を進めることも可能です。

エクセルの場合、どうしてもパソコンが必須でしたが、システムであればアプリとしてダウンロードできるので、スマホから見ても見やすく管理の効率も下がりません。

また、スマホでできるということはどこからでも管理ができるということです。

そのため、会社内からでも管理できたり、確認できるところがシステムを導入するメリットといえるでしょう。

共同編集ができるから

システムであれば同時に確認もできるので、共同編集が可能です。

エクセルの場合、誰かが閉じるのを待つしかありませんが、システムであれば待機時間もなく、誰かが編集しているときでも編集できます。

備品管理は、リアルタイムで編集していかなければ間違いを引き起こしやすいです。

そのため、リアルタイムで共同編集できるシステムを導入すれば、備品管理の効率も上がりやすくなるでしょう。

ファイル管理がシンプルだから

システムを導入すれば、システム上で備品管理することができるので、いちいちファイルが増えるなどの複雑化することを防ぐことができます。

新規ファイルで管理されるのではなく、日時での管理となるため、システム上で検索すれば過去のデータもみれますし、名前のルールを作ったりテンプレートを使用して再作成する必要もありません。

そのため、基本的にシンプルな管理ができるようになるので、新しくルールや方法を覚える必要もないでしょう。

備品管理はできる限りミスなく運用すべきです。

そのため、シンプルな管理ができるシステムの導入は、おすすめの方法と言えます。

複数の媒体からでも管理できるから

システムを導入すれば、パソコンだけではなくスマホやタブレットなど、複数の媒体から管理することができるので、効率よく備品管理を行うことができるでしょう。

複数の媒体から管理できれば、備品管理をするときだけでなく、社外で発注したいときや別の場所で確認したいときも簡単に確認できます。

一度仕事を止めたり、別の人に確認してもらう必要がないので、効率よく業務を進めることができるでしょう。

複数の媒体から管理できるだけで、業務効率を上げることができるので、システムの導入はおすすめです。

テンプレートを使用する必要がないから

システムであれば、表のテンプレートを使用せずに、そのまま備品管理を行うことができます。

そのため、いちいち作成しなおしたり、つかいやすいテンプレートを探す必要がありません。

テンプレートの使用を繰り返していると、途中でスタイルが崩れたり、運用方法を間違えたりなど、本来の運用方法とは異なる運用になることもあります。

しかし、システムであればそもそもテンプレートを使用することはなく、決められたスタイルで運用していくことになるので、ミスが生じにくいです。

また、テンプレートを探す必要もないので、効率よく備品管理を進めることもできます。

備品管理はエクセルよりもzaico

備品管理をする場合は、エクセルを利用することもできますが、エクセルは簡単に改ざんできたりテンプレートを使用しなければいけなかったりなど、業務効率が下がる恐れも潜んでいます。

備品管理を効率的かつリスクも少なく運用したい場合は、エクセルではなくシステムを利用した方が適しているでしょう。

備品管理に使えるシステムの導入を検討しているなら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。

zaicoは、アプリ利用も可能なので、スマホやタブレットを使って備品管理することも可能です。

パソコンだけではなくスマホやタブレットなど、多岐にわたる媒体で備品管理を考えている場合は、zaicoを導入してみてはいかがでしょうか。

実際にzaicoを導入して、さまざまな媒体で備品管理をしている事例も多くあるので、お気軽にzaicoにお問い合わせください。