備品管理をする際、効率よく管理するためにも備品にラベルをつけて管理する方法があります。
備品管理ラベルがあることで、物や場所がわかりやすくなるなどの効果が期待できます。
備品管理ラベルの利用には、効率よく備品を管理するほかにも、さまざまな目的が考えられます。
備品管理ラベルとは何かから、備品管理ラベルの作り方と効果的な使い方を確認していきましょう。
備品管理ラベルとは
備品管理ラベルとは、管理をしやすくするために備品に貼り付けるラベルのことです。
ラベルには、名前や納品日、費用などを記載して、ラベルを見るだけでどの備品なのか把握しやすくします。
備品管理をする際に、段ボールや箱の中などに備品を収納していることもあるでしょう。
このような場合、ラベルがついていないと、いちいち箱の中を確認しながら管理することになり、効率が悪いです。
また、箱に直接はらずとも、どの棚に置かれているのか目印にするために利用することもあるでしょう。
たとえば、棚の上にラベルを貼り付けることで、どの棚にあるのか簡単に見分けることもできます。
このように、備品管理ラベルとは備品を管理するための作業を効率化させるための方法としてさまざまな用途で利用される場合があります。
備品管理ラベルを利用する目的と効果
備品管理ラベルを利用する目的や効果にはどのようなものがあるのでしょうか。
備品管理ラベルを利用する目的や効果を確認していきましょう。
業務の効率化を上げるため
業務効率をあげる目的で備品管理ラベルは、利用されます。
納品した備品の内容や場所が分からないと、そもそも備品管理ができません。
しかし、備品の入っている箱や段ボールなどに貼り付けられていれば、箱を開けなくても「この箱の中にはこれが入っている」ことが理解できるので、管理がしやすくなります。
時間を節約して業務効率を上げるために備品管理ラベルは使用されます。
備品を正確に把握するため
備品を正確に把握するために、備品管理ラベルを貼り付けることもあります。
たとえば、ボールペンが管理されていたとしても、そのボールペンが何色のペンなのか、どの種類のペンが入っているのかなど、詳しい情報をラベルに記入しておけば、備品を正確に把握することが可能です。
備品管理において重要なのは、備品についての情報を把握することなので、備品管理ラベルは役に立つでしょう。
しかし、ラベルをただ貼り付ければ良いものではなく、欲しい情報が書かれているラベルを作成し、貼り付けることが大切です。
状況把握を簡略化するため
備品がどのような状況になっているのか、簡略化するのもラベルの目的です。
たとえば、残数が10個になったら印をつける場所をラベル内に作成しておき、備品の箱などに貼り付けておくことで、備品がどのような状況なのか簡単に把握できるようになります。
備品管理において重要なのはスピード性と正確性です。
迅速に確認ができていても、間違えていれば意味がありませんし、正確に確認できていても時間がかかりすぎていると効率が悪くなります。
効率よく、ミスなく備品管理ができるように、状況把握がしやすいラベルを貼り付けることは効果的といえるでしょう。
セキュリティを上げるため
備品管理ラベルを貼り付けることで、備品の場所を正確に管理できるので、盗品が発覚しやすくなります。
また、ラベルを貼り付けていれば棚卸作業が気軽にできるので、定期的な確認ができ、紛失なども発覚するでしょう。
備品管理ラベルの貼り付けは、備品の所在を明確にするため、紛失や盗品を見つけやすくするメリットがあります。
しかし、備品管理ラベルだけではセキュリティ性の担保はできません。
備品管理ラベルを貼り付けた上で、セキュリティレベルを上げる別の方法も併用しましょう。
コスト削減をするため
備品管理ラベルを貼り付けることで、棚卸作業が簡単になりますし、個数の把握もしやすいです。
その結果として作業効率が向上すれば、人件費や時間の節約に繋がります。
また、個数が把握できていれば無駄な発注を減らすこともできるので、コスト削減に期待できるでしょう。
備品管理ラベルは、備品管理をする上で発生してしまう人件費や時間の節約に繋げることができるので、コスト削減をしたい場合は備品管理ラベルを作成してみるのもいいかもしれません。
備品管理ラベルの作り方
備品管理ラベルはどのように作るのでしょうか。
備品管理ラベルの作り方について確認していきましょう。
ラベル作成方法を決める
まずはラベルの作成方法を決めましょう。
ラベルの作成方法には、主に以下の種類があります。
- エクセル
- パワーポイント
- ワード
- テプラ
- 手書き
もっとも手っ取り早い作成方法はテプラですが、テプラは本体の購入やテープなどの消耗品の購入が必要になるので、用意するのに手間がかかります。
一方、エクセルやパワーポイントなどは、既にインストールされているケースも多いでしょうから、無料で作成できるでしょう。
また、市販のラベルシールに手書きで都度作成しても、大丈夫であれば悪くないかもしれません。
いずれにせよ、どの方法が管理に適していて作成しやすいのかを考えて選択しましょう。
必須項目を洗い出す
ラベルを作成する場合、ラベル内には何を記入しておきたいのか洗い出しましょう。
たとえば、備品の名前だけではなくメーカー名や本数などの詳細な情報も記入したい場合もあるかもしれません。
在庫数をラベルで管理したければ、ラベル内に「残り10個になったらチェックする場所」などを作成しておけば、在庫数の管理もできるでしょう。
ラベルで備品についてのどこまでを管理したいのか、項目を洗い出すことが大切です。
デザインを決める
ラベルのデザインとは、どこに名前を書き、どこにどの情報を書くのか、レイアウトを決めるということです。
ラベルのデザインが統一されていれば、備品管理もしやすいでしょう。
なぜなら、Aの備品では上に名前が書いてあるのに、Bの備品では下に名前が書かれているなどの統一されていないラベル管理では、管理する側も混乱してしまうからです。
項目は統一されていなくとも、デザインは統一するように気を付けましょう。
入力し印刷する
項目数やデザインを決めた後は、ラベルを印刷してください。
紙に印刷してテープで貼るのも良いですが、シール紙に印刷すればテープを使わずとも貼り付けることが可能です。
はがれやすいとラベルの意味がないので、持続できるような媒体に印刷するようにしましょう。
備品管理ラベルで在庫管理をする方法とポイント
備品管理ラベルは、どのような方法で在庫管理ができるのでしょうか。
備品管理ラベルで在庫管理をする方法やポイントについて確認していきましょう。
ラベルを備品に貼り付ける
備品管理ラベルは備品に貼り付けましょう。
備品そのものに貼り付けると、大量にラベルを作成しなければならないので、備品が入っている段ボールや箱に貼り付けると良いでしょう。
そうすることで、箱の中身を見なくてもぱっと見で「この箱には何が入っているのか」が把握しやすくなります。
書き込めるようにする
備考欄などを作成しておくことで、後日書き込めるようにするのもおすすめです。
たとえば、「この日までに発注すること」など、備品によって注意書きしたい内容は異なります。
そのため、備品ごとに詳細な情報が書き込めるように、大きめの備考欄などを事前に入れておくと良いでしょう。
在庫管理をする際重要なのは、備品の詳細の把握です。
備品の情報がかかれているラベルを貼り付けることで、在庫管理をシンプルにすることができるので、情報を書き込めるような工夫も必要となります。
ラベルリーダーなどを使い読み込む
在庫管理をデジタルで行っているところも増えてきています。
そのため、ラベル内にQRコードを記載すると、備品の情報や状況が電子データとなって送られてくるので、簡単に在庫管理ができます。
しかし、備品管理ラベルは備品の場所を把握するために使われることも多いので、QRコードだけではなく名前や情報なども忘れずに記載しましょう。
備品管理ラベルで在庫管理をする効果
備品管理ラベルで在庫管理をすると、どのような効果を得ることができるでしょうか。
備品管理ラベルで在庫管理をする効果について確認していきましょう。
備品の状況が把握しやすい
備品管理ラベルで在庫管理をすると、備品が今どのような状況なのか把握がしやすくなります。
そのため、在庫管理も迅速に完了しますし、時間の節約もできるでしょう。
なぜなら、ラベルだけで状況が把握できれば、わざわざ箱の中身を確認する必要もないからです。
備品の状況や在庫数、費用などの在庫管理に必要な情報がラベルに書かれていれば、ラベルを見るだけで在庫管理ができるので作業がシンプルになります。
ミスを減らせる
備品管理ラベルが貼られていることで備品の内容が視覚化されるので、素早く識別可能となり、ミスを減らすことができます。
また、ラベルにバーコードやQRコードなどを記載していれば、読み取るだけで良いので入力ミスを防ぐこともできるでしょう。
ラベルに、名前やロット番号などの基礎情報を記入しておけば、情報の一貫性を保つことができ、誤情報を管理せずに済みます。
このように、小さなミスを減らすことで正確な在庫管理が可能となるでしょう。
無駄な時間を減らせる
備品管理ラベルを貼り付けることで、わざわざ中身を確認しなくても済むので時間の節約ができます。
在庫管理で重要なのはスピード性と正確性です。
ラベルがあれば、ラベルを見るだけでその備品の情報がわかるため、スピーディーに管理ができるでしょう。
しかし、ラベルだけを見て識別するため、ラベルに誤情報が貼り付けられていると、誤った管理となってしまいます。
ラベルを作成するのであれば、正しい情報を記入することが大切です。
備品管理ラベルとzaicoで効率的な管理をしよう
備品管理ラベルは、在庫管理をする上で効率化や時間の節約などさまざまなメリットがあります。
しかし、ラベルだけを活用するのではなく、より効率が良い在庫管理をするためにも在庫管理システムを利用するのも良いでしょう。
在庫管理システムを導入するのであれば、「クラウド在庫管理システムzaico」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
zaicoはクラウドで在庫管理ができるシステムになり、QRコードを読み取ることもできるので、さまざまな方法で在庫管理ができます。
zaicoはシンプルな操作性で使いやすく、項目数もカスタマイズできるので、職場の色に合わせた管理が可能となるでしょう。
備品管理ラベルと併用して使用している実例もあるので、まずはお気軽にzaicoにお問い合わせください。
