属人化とは、特定の個人のみが業務を遂行できる状態のことで、個人への依存度が高くリスクのある組織運営の例としてよく取り上げられる問題で、多くの組織がそこからの脱却を目指しています。
しかし、これまでの組織のあり方を変えて属人化からの脱却を実現することは容易ではありません。
属人化の問題点を確認した上で、属人化から脱却するための方法や属人化しない・属人化させない組織作りについて考えていきましょう。
属人化からの脱却とは
「属人化からの脱却」とは、組織内の業務遂行が特定の個人に過度に依存している状態から脱却することを指します。
多くの方が「この業務のことは〇〇さんにしかわからない」といった状態、すなわち「属人化」を経験したことがあるのではないでしょうか。
属人化した状態では、担当する個人の能力や状態によって業務の質や効率性が決まります。
その結果、業務改善の取り組みが困難となり、組織全体の成長が阻害されるおそれもあります。
企業や組織の持続・発展のためには、属人化から脱却し、担当者個人によらず質の高い業務が遂行される状態を目指すことが重要です。
属人化からの脱却が必要な状態とは
まず、企業や組織がどのような状態にあるとき、属人化が起こる可能性が高いのか考えてみましょう。
属人化につながるリスクが高く改善が求められるケースから属人化からの脱却が必要な状態について確認していきましょう。
従業員が忙しすぎる
業務のコントロールが難しくなるほど業務負荷が大きくなり、従業員に余裕がなくなると、適切な情報共有やチームでの議論、新たな提案などが生まれる機会が失われやすくなります。
このような状態では、他のメンバーによる業務への適切な理解やチームとしての責任感が十分に育まれません。
結果として特定の個人に依存する属人化が起こりやすくなるため、業務負荷を軽減する対策が必要です。
業務が特定の個人に集中している
特定の個人に業務量が集中すると、その担当者が不在の際や離職した際に引き継がなければならない仕事量も大きくなります。
このような状態は、引継ぎの不備による業務の停滞や混乱を引き起こすリスクを伴います。
また、業務の集中は多忙にもつながり、結果として他のメンバーが関与する機会も得られにくくなり、属人化の原因となります。
業務フローが複雑で代わりがいない
業務フローが複雑で理解が難しく、担当者しか業務の進め方がわからないという状態になると、必要な場面でも他のメンバーが代わりを務められません。
代わりにできる人がいないのは、特定の個人に依存する属人化が生じている状態です。
業務プロセスの見直しや合理化などにより、属人化から脱却するための取り組みが求められます。
チーム内の情報共有が不十分である
情報共有が不十分なチームでは、メンバー間での協力や連携が困難になり、結果として個々の担当者の中で業務を完結させようとする傾向が生まれます。
こうした状況では、特定の個人への依存度が高くなるため、属人化が生じやすくなります。
メンバー同士のコミュニケーションが活発でない場合や、デジタルツールが整っていない場合など、情報共有のハードルが高いときには要注意です。
属人化から脱却しないままでいるリスク
属人化からの脱却が必要な状態を放置していると、どのようなリスクが生まれるのでしょうか。
属人化から脱却しないままでいるリスクについて確認していきましょう。
業務の停滞につながりやすい
属人化が進行すると、担当者が休暇や退職でいなくなったとたん、業務が停滞するリスクが高まります。
属人化された状態では他のメンバーは業務内容や進め方を理解していないため、フォローする能力が低く、業務を通常の流れに戻すのにも時間がかかるでしょう。
結果として組織の生産性や効率性が損なわれ、事業の成果に悪影響が及ぶおそれがあります。
品質が低下しやすい
属人化が生じていると、担当者個人の状態が業務の品質に影響します。
体調不良やプライベートでの問題などによって、身体が思うように動かなかったり集中力が低下したりすることは誰にでもあります。
通常、このような場合には他のメンバーのサポートによって品質が保たれますが、属人化された状態では業務に対する周囲の理解やスキルが乏しく、フォローができません。
ミスやトラブルへの対処も遅れ、結果として業務の品質低下につながります。
新しい意見が取り入れられにくい
属人化された職場では、担当者のみに業務が任されているため、その個人の考え方のみに従って業務が遂行される傾向にあります。
このような閉ざされた環境では、周囲から新しい視点やアイデアを取り入れられにくく、業務改善や成長の機会が失われやすくなります。
何らかの積極的な介入がなければ、属人化から脱却するための新たな取り組みを始めることも難しいでしょう。
ノウハウが蓄積されない
属人化が進むと、業務に関する重要な知識やノウハウが担当者個人にのみ集中します。
業務が個人で完結しているため、担当者にはこれらを組織全体やチームメンバーで共有しようというモチベーションは生まれません。
ノウハウが蓄積されない状態では、仕事の積み重ねによって得られた知識が資産化されず、新たな事業や業務に生かすことが難しくなります。
属人化から脱却する方法
属人化から脱却するにはどのようなことを実践すればよいのでしょうか。
属人化の脱却につながる方法を確認していきましょう。
業務を可視化する
業務を洗い出し、担当者以外にもわかるよう可視化することは、属人化からの脱却の第一歩です。
属人化された状態では、個人に紐づく業務の項目や量が把握されていないこともよくあります。
業務の可視化により、組織内でどの業務が誰に割り当てられているかが明確になるため、属人化から脱却するための改善の糸口が見つけやすくなります。
例えば、プロジェクトやタスクの管理ツールやアプリを活用して業務の一元管理を行ってもよいでしょう。
業務量を分散させる
業務を特定の個人に集中させず、チーム全体でできるだけ均等に分担し、個人の負担が大きくなりすぎないようにすることも重要です。
まず、業務量を分散すると、個人への量的な依存度が低くなります。
さらに、心身に余裕が生まれることで、属人化された仕事の進め方から抜け出すよう努力する姿勢も生まれるでしょう。
仕事のローテーションを促進し、各メンバーがさまざまな業務に携わる機会を得ることも効果的であると考えられます。
業務プロセスをシンプルにする
業務プロセスを簡素化し、不必要な手続きを減らすことも、ぜひ取り組みたい対策の一つです。
無駄な作業を省くことで、複雑だった業務が理解しやすくなり、誰もが関わりやすくなります。
こうして、属人化されていた業務がメンバー間で共有されることにつながります。
結果、業務の効率性が向上し、生産性の高い仕事が行えるようになるでしょう。
情報共有が行いやすい環境をつくる
情報共有が困難な環境では、属人化は容易に進行します。
チーム内での情報共有を促進するために、適切なデジタルツールを導入しましょう。
チャットなどのコミュニケーションツールや文書管理システムなどが代表的ですが、他にもクラウドを活用したさまざまな情報共有ツールが利用できます。
こうして情報の透明性が確保されると、メンバー間でのやり取りが円滑化し、協力し合える職場環境の実現にもつながります。
属人化しない・属人化させないためのポイント
属人化のリスクや脱却方法を見てきましたが、組織・チーム作りの段階から属人化が起こらない環境整備を目指すことが理想です。
属人化しない・させないための組織作りのポイントをお伝えします。
透明性のあるコミュニケーションを促進する
属人化は、メンバー間の風通しが悪く、情報が個人の中にのみ集積されているときに起こりやすいものです。
一方、チーム内で透明性のあるコミュニケーションが行われていれば、情報が共有され、意見交換が活発になり、意思決定プロセスも明確化されます。
コミュニケーションに透明性があり円滑に行われるようになれば、各メンバーが互いの業務に対する理解を深め、それぞれの役割や責任を把握できるため、メンバー同士の協力が生まれやすくなるでしょう。
そのため、透明性のあるコミュニケーションの行われる職場では、組織内での情報の偏りや業務の不均衡が少なくなり、属人化が防がれます。
権限と責任を明確化する
権限と責任を明確にすると、各メンバーは自己決定権の範囲内で独自の判断やアイデアを十分に活用し、能力を発揮することができるようになります。
同時に、他のメンバーの権限を尊重するようになるため、権限と責任の範疇を逸脱したかたちで特定の個人に業務を集中させない環境が作られます。
属人化を防ぐには、ある業務の全てを特定の個人に集中させないことが重要です。
メンバー間で権限と責任を適切に共有・分散し、個人に依存しない体制を整えることが求められます。
フィードバックと成長への支援を行う
フィードバックと成長への支援は、権限と責任の明確化と合わせて重要です。
定期的に業務を振り返る機会を設け、上司やチームメンバーからコメントやアドバイスをもらうことで、業務改善につながるだけでなく、業務へのモチベーションを高めることができます。
さらに、業務の進捗や成果、課題が関係者間で共有されるため、情報がオープンになり、結果として属人化が防がれます。
メンバー間のチームワーク醸成にも有効でしょう。
属人化からの脱却・属人化しない・させないためにzaico
最も属人化を避けなければならないのは、日々の事業の基盤となるデータやインフラなどの環境の提供に関連する業務であり、その一つが在庫管理業務です。
在庫管理業務は、滞ると事業そのものに大きな影響を及ぼし、欠品や過剰在庫につながりかねないため、属人化しない体制を必ず作らなければなりません。
クラウド在庫管理アプリzaicoは、在庫管理の属人化を防ぐのに効果的なサービスです。
zaicoでは、在庫の更新内容をリアルタイムで同期することにより在庫を可視化することにより、属人化を防ぎます。
在庫情報がメンバー内に常に共有されるため、在庫管理の負担を個人に集中することを避けられるとともに、担当者が不在の際などにも他のメンバーが臨機応変に対応するのに役立ちます。
ぜひzaicoを活用して、安定的で質の高い、属人化からの脱却や属人化しない在庫管理業務を目指してみてはいかがでしょうか。
