歯科医院の運営に不可欠な在庫管理を効率的に行うには、在庫管理システムを利用してみるといいかもしれません。
しかし、歯科医院の中には在庫管理システムを導入したいと考えているものの、製品選択に悩んでいる場合もあるでしょう。
歯科における在庫管理システムの必要性と歯科で利用する在庫管理システムの選び方について、具体的な事例とともに確認していきましょう。
歯科医院に在庫管理システムは必要？
医療機関では、日々大量に使用される医療機器や医療材料の在庫管理が不可欠です。
しかしながら、多忙な現場での手作業での在庫管理では、確認ミスや記入漏れが避けられず、在庫切れや在庫過多を発生させるリスクを常に伴います。
また、使用期限を超過した物品の誤使用は、医療の安全にも関わります。
こうした問題に対し、歯科医院を含む多くの医療機関で在庫管理システムの導入が進んでいます。
在庫管理システムは、在庫管理業務の適正化に役立つだけでなく、医院全体の業務効率向上や、スタッフの負担軽減にも役立ちます。
在庫管理システムは、歯科医院での質の高い医療提供と経営改善のための選択肢として利用されています。
歯科医院に在庫管理システムを導入するメリット
在庫管理システム導入によって、歯科医院ではどのようなメリットを得ることができるのでしょうか。
歯科医院に在庫管理システムを導入するメリットを確認していきましょう。
在庫状況が可視化される
在庫管理システムでは、その時点での在庫状況を一目で把握できます。
手作業の在庫管理では、数え間違いや記録漏れを完全に回避することが難しく、データの信頼度は高いとは言えず、正確な情報を知るには実物を確認する必要が生じることもあり、時間のロスも発生します。
一方、在庫管理システムは入出庫記録が簡便に行えるよう設計されているため、データの正確性が高まります。
システム内のデータが関係者間でリアルタイムに共有されるので、在庫管理の属人化を解消し、スタッフ間でのコミュニケーションを円滑にする効果も期待できるでしょう。
適正在庫の維持に役立つ
歯科医院での在庫管理には、適切なタイミングでの発注による適正在庫の維持が不可欠です。
しかし、膨大な品目数を抱える歯科医院では、発注漏れを起こさない在庫管理を手作業で行うことは容易ではありません。
一方、在庫管理システムには、在庫量が設定した基準を下回った際にアラートを発する機能を有するものがあります。
こうした機能を活用すると、急な在庫切れで診療に支障が出るリスクを低減するとともに、無駄な過剰発注も防げます。
使用期限を管理しやすい
医療機器や医療材料の使用期限管理は、質の高い医療の提供と患者の安全確保において極めて重要です。
そのため、歯科医院での在庫管理では、期限切迫品の優先使用や、期限切れ物品を適切に廃棄する仕組みが不可欠です。
手作業では手間のかかる使用期限管理も、期限切迫品に対するアラート機能を有する在庫管理システムを活用することで、容易かつ正確に行えます。
システムでは該当物品の保管場所や数量も合わせて把握できるため、期限切迫品や期限切れ物品の確実な移動や除外にも役立つでしょう。
業務効率が向上する
在庫管理システムを用いて在庫確認や発注、期限管理を行うことで、スタッフの作業量は大きく削減されます。
また、手作業による人的ミスが減ることで、ミスによる業務の遅延や無駄な手間も減少します。
こうした業務効率の向上は、患者対応やその他の重要な業務により長い時間をかけることを可能にし、医療の質の向上や、医院全体の業務フローの円滑化につながります。
スタッフの負担軽減を通じた職場環境改善の一助にもなるでしょう。
コスト削減につながる
不十分な在庫管理では、過剰発注による在庫過多やスペースの圧迫、使用期限切れ物品の廃棄コスト、手作業にかかる人件費など、さまざまな余分なコストが発生します。
在庫管理システム導入により在庫管理を適正化することで、これらのコスト削減が期待できます。
業務効率の向上は、人材の有効活用、さらにはより良い医療提供につながり、さらなる経営効率の改善にも寄与するでしょう。
歯科医院が在庫管理システムを選ぶ際のポイント
歯科医院が在庫管理システムを選ぶ際にはどのような点を意識し、考慮するといいのでしょうか。
歯科医院が在庫管理システムを選択する際に押さえておきたいポイントを確認していきましょう。
操作性の良さ
在庫管理システムは、直感的で使いやすい操作性が重要です。
歯科医院での診療と並行してシステムを導入し、速やかに定着させるには、スタッフがすぐに使いこなせるシンプルさが求められます。
在庫管理システムの中には、特別な装置が不要で、使い慣れたスマホやタブレットにインストールするだけで使用できるものもあります。
トレーニング時間を最小限に抑え、日々の業務に迅速に活用できる製品を選びましょう。
データ更新の容易さ
日々大量の物品が使用され、在庫変動の大きい歯科医院では、データを素早く更新できることが不可欠です。
更新作業が簡単で誤入力が起こりにくく、手間のかからないシステムを選ぶことで、常に正確な在庫管理が可能になります。
2次元コードやバーコードを読み取るだけで該当データにアクセスできる機能などが有用でしょう。
発注点・使用期限アラート機能
歯科医院に導入する在庫管理システムに欠かせないのが、発注や使用期限管理のサポート機能です。
在庫量が発注点を下回った時や、使用期限が近づいた時に自動でアラートを発する機能は、発注や使用期限管理の適正化に役立つのはもちろん、在庫管理を担うスタッフの負担を大きく軽減するでしょう。
在庫切れや使用期限超過は患者の診療に直接影響するからこそ、アラート機能の有無は導入前にぜひ確認してください。
サポート体制の充実度
新しいシステムの導入時にはさまざまなトラブルや疑問が生じますが、これらを速やかに乗り越えられるかどうかが定着の一つの鍵となります。
導入前だけでなく導入後のサポートも充実している製品を選択することが重要です。
特に導入直後は、専任スタッフから他の医院での導入経験を踏まえた具体的なアドバイスが受けられる体制が望ましいでしょう。
導入しやすい料金設定
多くの在庫管理システムの料金は、初期費用と月額費用で構成されています。
初期費用が有料または無料、試用期間の有無、無料サポートの有無などは製品によって異なります。
システムを利用するスタッフの人数や、必要な機能を考慮し、コストパフォーマンスの良い製品・プラン選びを行いましょう。
歯科医院での在庫管理システム導入事例
実際に歯科医院では在庫管理システムをどのように活用しているのでしょうか。
クラウド在庫管理システムzaicoを導入し、在庫管理に活かしている歯科医院の事例を確認していきましょう。
約500種類もの物品を効率よく管理：オカダデンタルオフィス様
オカダデンタルオフィス様（栃木県宇都宮市）は、在庫管理担当者が不在になると「どこに何があるのか」「発注先」「発注タイミング」がわからないという、在庫管理の属人化の課題を抱えていました。
改善を図ろうとしたものの、紙での管理では発注漏れや重複注文などが防ぎきれず、zaicoの導入を決断しました。
導入により、15名の院内スタッフ全員でzaicoによる在庫管理を行う体制が整いました。
zaico導入後はアラート機能により適切な発注が行えるようになった上、約500種類もの物品の保管場所が明確になったことで探し物の時間短縮にもつながり、在庫管理ストレスの大幅な減少を実感されています。
在庫管理への意識が向上：二村医院様
二村医院様（愛知県刈谷市）では、過剰な在庫により医療材料の切り替えが円滑に行えない問題を解消するため、zaicoを導入されました。
導入後は発注量・発注タイミングの最適化により製品切り替えがスムーズに行えるようになったほか、スタッフの在庫管理への意識も向上し、コスト削減効果が得られているとのことです。
zaicoに蓄積される在庫データは、医院経営や医療材料購入の判断材料としても有効活用されています。
院内コミュニケーションにも有効活用：しおさい歯科クリニック様
しおさい歯科クリニック様（千葉県市原市）では、医療材料発注時のスタッフとの意思疎通に悩まれていました。
新しい製品へ切り替えることがスタッフに正しく伝わらず、旧製品を誤発注するミスが生じていたためです。
zaico導入後は、該当製品の欄にメモを残すことで、スタッフとのコミュニケーションが簡単かつ正確に行えるようになったとのことです。
出張中もスマホやタブレットでの在庫データの確認や発注に利用されており、安定した診療体制作りにも役立っています。
歯科医院への在庫管理システム導入ならzaico
多種多様な医療機器や医療材料を扱う歯科医院で質の高い在庫管理を行うには、在庫管理システムが有用です。
中でもシンプルな管理と簡単操作を重視するなら、クラウド在庫管理システムzaicoをご検討ください。
zaicoは、クリニック、動物病院、在宅医療、総合病院まで、幅広く利用されているクラウドベースの在庫管理システムです。
特に歯科医院では多くの導入事例があり、在庫データの可視化や発注の仕組み化、在庫管理の脱属人化に役立てられています。
直感的な操作性に加え、バーコードや2次元コードのスキャン機能を備えており、誰でも簡単に在庫検索や情報更新が行える簡便さが特長です。
スマホやタブレットからアクセスでき、発注点や使用期限に基づくアラート機能も備えています。
導入時の無料サポートのほか、フリープランや有料プランの31日間無料お試しも可能ですので、初めてでも安心してご利用いただけます。
歯科医院への在庫管理システム導入なら、zaicoにお気軽にご相談ください。
