発注ミスは、少しの気の緩みからも発生してしまうものですので、完全に発注ミスを防ぐのは非常に困難です。
しかし、発注ミス対策のなかには、簡単に実施できるものも多くあります。
発注ミス対策が必要な理由や、発注ミスが起こりやすい状態や環境、具体的な発注ミスの対策について確認していきましょう。
発注ミス対策が必要な理由
発注ミスの対策を適切に実施することができれば、さまざまなリスクを未然に防ぐことができます。
発注ミス対策が必要な理由を確認していきましょう。
入力ミスが防止できるため
「1を10と入力してしまった」などの入力ミスは、発注ミスの代表的な例といえます。
入力ミスをはじめとしたヒューマンエラーは防ぐことが難しいと考えられていますが、適切な発注ミス対策を講じれば、ミスを最小限に抑えることも可能です。
伝達ミス・確認不足を防止できるため
「部下にあいまいな情報を伝えてしまった」「自己判断で発注してしまった」なども、発注ミスのよくある原因です。
自社に合った発注ミス対策を考えることは、コミュニケーションエラーを防ぐことにもつながります。
在庫管理の不備を減らすため
適正在庫がわからなかったり、実在庫と理論在庫に差があったりすれば、想定する在庫状況を作ることが難しくなります。
適切な在庫を管理できない状況が続けば、過剰に在庫を抱えたり、反対に在庫不足になったりするリスクも高まることでしょう。
在庫管理方法の見直しを行ったことで発注ミスが大幅に減少した、ということは往々にしてありますので、在庫管理の不備に目を向けてみることは発注ミス対策としても非常に有効です。
発注プロセスを簡略化するため
発注までのプロセスが複雑であればあるほど、発注ミスは起こりやすくなります。
発注ミス対策を講じ、発注プロセスを簡略化することができれば、発注業務の効率化にも期待がもてます。
発注業務の属人化を解消するため
担当者の不在や休職・退職によって、発注業務が滞ったり、発注ミスが起こったりしてしまうのはよく耳にする話です。
発注業務が特定の従業員に任せきりになってしまっている職場があれば、発注ミス対策によって、属人化の解消につながる場合もあります。
過剰在庫による損失を出さないため
賞味期限・消費期限が短い食品や、パッケージ変更が頻繁に発生する日用品などで過剰在庫を抱えてしまうと、値下げや廃棄が増え、重大な損失につながります。
過剰在庫による損失を出さないためにも、発注ミスを最小限に留められるよう対策を講じることは非常に重要です。
会社の信用を守るため
発注ミス対策は、会社の信用を守ることにもつながります。
発注の修正依頼を繰り返す会社を、信頼し続けてくれる取引先はごく稀です。
また、顧客も、頻繁に在庫処分が行われている店舗に対して不信感を募らせるはずです。
ミスが常態化している企業は、取引先・顧客からの信用を失うということは心に留めておきましょう。
発注ミス対策が必要な状態や環境
たまたま発注ミスが起こっていまった、という場合はそこまで重くとらえる必要はありませんが、発注ミスが重なるような職場は注意が必要です。
発注ミス対策をなるべく早く行った方がよいと考えたほうがいい職場の状態・環境には以下のようなものがあります。
- 職場が整理整頓されていない
- 手書きのメモなどアナログ作業が多い
- 業務が多すぎる
- 従業員のコンディションが悪い
- ミスが常態化しているのに改善しない
当てはまる数が多い職場は、発注ミス対策の優先度を上げたほうがいいかもしれません。
発注ミス対策の内容とポイント
発注ミス対策には、担当者間のコミュニケーションの取り方や発注作業の見直しなど、さまざまなものがあります。
発注ミス対策の内容とポイントを確認していきましょう。
在庫・職場を整理整頓する
在庫や職場を整理整頓することは、最も手軽に行える発注ミス対策です。
物が散乱している職場では、物を探す手間や時間がかかるだけでなく、物が紛失するリスクも高まります。
正確な在庫数をすぐに把握したり、発注書などの重要書類を紛失したりしないためにも、まずは整理整頓を心がけましょう。
在庫情報を共有しやすくする
これまで発注指示者の伝達ミスや、担当者の確認不足によって発注ミスが起こった経験がある企業は、チャット型のコミュニケーションツールを検討してみてもよいかもしれません。
チャット型のコミュニケーションツールでやり取りを行えば、発注指示者や担当者間で伝え漏れ・確認漏れのリスクが軽減するだけでなく、やり取りが文字データとして残るため、責任の所在が明確になります。
また、在庫管理システムなど、クラウド型のサービスを使ったデータ管理を行うことができれば、在庫状況を確認・共有する手間を省くことも可能です。
発注プロセスを見直す
発注プロセスが複雑になるほど、発注ミスが発生する確率は上がります。
よって、形骸化しているものは省くなど、定期的に発注プロセス・発注フローの見直しを行いましょう。
ただし、さまざまな部署が関わっている発注プロセスを刷新する場合、新しいプロセスの導入時にミスが起こりやすいので注意が必要です。
発注プロセスの見直しは、発注ミスを防ぐだけでなく、業務効率化にもつながりますので、発注ミス対策のなかでも優先的に取り組むといいかもしれません。
チェック体制を整える
発注業務が属人化している場合は、チェック体制を整えるのが効果的です。
チェックが不十分と感じる場合は、ダブルチェックを行うようにしたり、最終チェック者を発注の都度変えたりするだけで、発注ミスを発生しづらい状態を作ることができます。
チェック体制はあるのに発注ミスが頻繁に起こってしまうという場合は、チェック体制そのものに問題がないかを確認しましょう。
形式だけのダブルチェック・トリプルチェックが行われているだけの場合も少なくはないので、効果的なチェック体制を作り上げるようにしましょう。
従業員の業務負荷を減らす
もし、システムの導入や仕組みづくりを行っても発注ミスが無くならないのであれば、担当者の業務負荷が大きすぎることがミスの根本の原因になっている可能性が高いです。
どんなに優秀な人であっても、疲れていればミスは増えます。
「あの人なら大丈夫」と、業務を任せきりにしては担当者の身が持ちませんので、従業員全員が発注業務をできるように教育するなど、可能な限り業務を平等に配分するようにしましょう。
発注作業を自動化するシステムの導入
在庫管理システムやクラウド型のサービスのなかには、発注作業を自動化してくれるものもあります。
在庫が少なくなった際に発注を促すアラートを出したり、登録した在庫数を割ったタイミングで自動発注を行ったりするのがその例です。
料金・登録可能商品数・自動化の仕組みなどはシステムやサービスによって千差万別ですので、自動発注やIoTに興味のある方はぜひさまざまなサービスを比較・検討してみてください。
発注ミスの発覚後は迅速に対応する
発注ミスを防ぐためにさまざまな対策を講じるのは重要なことですが、最も重要なのは発注ミス発覚後の対応です。
どんなに備えていたとしても、ミスを完全に防ぎきることは難しいものです。
発注ミスが発覚した際は速やかに謝罪するとともに、再発防止策を考え、すぐに実施するなど、迅速な対応を心がけましょう。
発注ミスの対策にも役立つzaico
発注ミスの対策は、身の回りを整理整頓をするという手軽にできるものから、新しいサービスを導入するなど多岐にわたります。
企業や店舗の規模、従業員の性質などによっても有効な発注ミスの対策は異なりますので、発注ミス対策のなかで自社に合いそうなものから試していくといいかもしれません。
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