エクセルはさまざまな用途で、多くの会社で使用されているビジネスツールです。
エクセルを使うハードルは低いですが、エクセルを使うことでさらに管理が複雑化したり、業務効率が下がる場合もあります。
また、無理にエクセルを使用している場合もあるので、適切に行うためには脱エクセルが必要になっていることも少なくありません。
脱エクセルをすることでどのようなメリットがあるのか、脱エクセルをしないことでどのようなリスクがあるのか、脱エクセルの進め方について確認していきましょう。
脱エクセルとは
脱エクセルとは、エクセルをやめて他のツールに切り替えることですが、すべての業務を脱エクセルするわけではありません。
エクセルは便利なビジネスツールなので、ほとんどの業務をエクセルで管理していることもあるでしょう。
たとえば在庫管理やシフト管理など、さまざまな業務にエクセルは利用できます。
しかし、エクセルは容量に限りがあるだけでなく、共同で編集作業ができなかったり、エクセルでやってはいるもののもっと良い方法や手段があることは多いです。
そのため、エクセルの代わりにクラウドなどで作業ができるツールに切り替えて業務効率を上げることが求められます。
一方、場合によってはエクセルで進めた方が業務効率が良いこともあるので、全ての業務を脱エクセルするのではなく、業務内容や目的によって適切に切り替えることが必要となります。
脱エクセルはなぜ必要なのか
脱エクセルはなぜ必要なのでしょうか。
脱エクセルが必要な理由について確認していきましょう。
デジタル化が進んでいるから
近年、デジタルツールを導入するデジタル化が進んでいます。
デジタル化は、デジタルツールやデジタル技術を利用してリモートワークや業務効率を上げるものです。
経済産業省が発表した「DXレポート ～ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開～」によれば、既存のレガシーシステムはデジタル化すべきとされています。
エクセルを利用した業務もこのレガシーシステムに含まれており、業務効率化を妨げる可能性が高いとされています。
エクセルは容量が限られていますし、特定の従業員が作業することによって属人化にもつながる課題がある方法でもあります。
業務効率を上げるためにも脱エクセルをし、デジタル化を進めているという動きはさまざまなシーンで増えていっているでしょう。
働き方が変わってきてるから
新型コロナウイルスが流行してからリモートワークを導入している会社が増えています。
また、働き方改革の導入が進んでいるのも相まって、従来の働き方を変えようと考えて、さまざまな部分で見直しや改善が進んでいます。
基本的には、エクセルはローカルに保存されるものなのでリモートワークに適しておらず、同時に編集することができません。
リモートワークが増えているなか、エクセルでは柔軟な働き方に対応しきれないことが露呈され、脱エクセルが進められている部分があります。
エクセルは処理能力が限られているから
エクセルは、デジタルツールのように処理能力や容量が限られ、量が増えればその分挙動も遅くなります。
エクセルの負荷が増えることで作業効率が下がり、仕事が進まなくなることもあるでしょう。
また、データの処理や保存を適切に行えなくなる状態になってしまったり、エクセル一つが壊れたり、削除されるだけですべてのデータを失うというリスクもあります。
結果的に業務効率を下げ、業務の進行を妨げるツールとなる可能性が高いので、脱エクセルが求められています。
リモートで働けるようにするため
リモートで働けるようにすることで、従業員も働きやすくなり、仕事を辞めなくなります。
リモートワークをしやすくするためには、ローカル依存であるエクセル業務を辞めて、ネットに通じていればどこでも働ける環境にすることが大切です。
また、リモートワークを進める上で重要なことがセキュリティリスクであり、たとえエクセルをクラウド上に保存していたとしても、エクセル自体のセキュリティレベルは高くないのでリモートワークにむいていません。
セキュリティ面を意識した上でリモートワークをさらに進めるのであれば、脱エクセルを進めることが求められるでしょう。
複数人で同時に編集して効率を高めるため
エクセルは複数人で同時に編集することに向いていません。
スピード重視の現代社会において、単独でしか作業できないエクセルは業務効率を下げてしまいます。
素早く作業を終えて業務効率を上げるためには、デジタルツールに頼ることも大切になるでしょう。
その結果、業務の進捗を妨げてしまうエクセルをやめる、脱エクセルが必要となります。
脱エクセルのメリットとは
脱エクセルにはどのようなメリットがあるのでしょうか。
脱エクセルのメリットについて確認しましょう。
業務効率が上がる
エクセルは、以下の特徴から業務効率を下げるツールとされています。
- 複数人で同時編集ができない
- リモートワークができない
- 容量が大きいと挙動が遅くなる
- 誰かが開いている時は作業できない
自分一人で進める業務であれば問題ない可能性もありますが、グループ全体でエクセルを使用している場合は、業務効率を下げてしまうでしょう。
また、作業のすべてをエクセルでやらないにしても、途中でエクセルを挟むだけで「誰かが開いていて作業ができない」「重くて開かない」などのトラブルに見舞われることもあります。
エクセルの代わりにクラウド上で作業できるデジタルツールも多数開発されているので、エクセルの代わりにデジタルツールを導入するだけで、業務効率を上げることができるでしょう。
属人化を妨げることが可能
エクセルは、基本的に個人で作業をおこなうものです。
複数人で同時に編集することはできないので、属人化しやすい特徴もあります。
属人化は特定の従業員に仕事が集中することで、業務の進捗を妨げるだけでなく従業員のストレスが増える要因でもあります。
属人化することで従業員が辞めたり休んだりすることもあるので、できる限り仕事は全体に分配することが大切です。
エクセルは、個人で作業が進めやすい分属人化しやすいデメリットがあるので、脱エクセルすることで属人化を妨げ、結果的に業務効率をあげることができます。
同時編集ができる
脱エクセルでデジタルツールを導入することで同時編集ができるようになります。
同時編集ができれば業務効率はさらに上がり、売り上げ上昇にも貢献するでしょう。
エクセルは同時に複数人で開くことができないので、業務が滞りやすいです。
誰かがエクセルファイルを閉じるまで作業が進まないこともあります。
しかし、エクセルを辞めて別のデジタルツールに切り替えれば、同時編集がしやすくなるので、作業効率も上がるでしょう。
処理スピードが速くなる
エクセルは容量が多いと挙動が遅くなりがちです。
あまりにもデータ量がおおければ、開くのに数分かかることもあり、作業時間に無駄が発生してしまいます。
場合によっては作業途中でフリーズし、保存できなくなる可能性もあるでしょう。
また、データ容量も無制限ではないので、容量が増え次第新しいファイルを作ることになり、作業スピードが遅くなります。
脱エクセルをしてデジタルツールを導入すれば、このような処理スピードの遅さに手間を取ることがありません。
容量も無制限であることが多いので、エクセルのようなファイル管理をする必要もなくなります。
作業効率を下げる原因の中に、エクセルの処理スピードの遅さがあてはまる場合は、脱エクセルを進めると良いでしょう。
脱エクセルをしないでいるリスク
脱エクセルを進めないとリスクを伴う可能性もあるので以下のようなリスクに注意が必要です。
- エクセルはセキュリティレベルが高くないので情報漏洩する可能性がある
- ファイル管理が煩雑になる
- ファイルを紛失してしまう
- 管理者がわかりにくい
- 同じファイルが重複し、どれが最新版かわからなくなる
- 作業途中で保存できなくなることもある
- コピーされる
エクセルは単純にビジネスツールとしては優秀ですが、社員全員や業務の一環として利用する場合は、さまざまなルールが必要となります。
ルールを破られた場合、大損害を被る可能性もあるので、脱エクセルは進めた方が良いでしょう。
脱エクセルの効率的な進め方
脱エクセルを進める場合はどのように進めれば良いのでしょうか。
効率的な脱エクセルの進め方について確認していきましょう。
エクセルを使う業務のリストアップする
脱エクセルを進める場合、すべてのエクセル業務を脱エクセルする必要はありません。
エクセルでも問題ない作業はエクセルのままを維持した方がコストの節約にもなりますし、運営方法が変わることで戸惑うこともないです。
どの業務を脱エクセルすればよいのか見定めるために、まずはエクセルを使っている業務をリストアップしましょう。
リストアップすることで、現在どれくらいエクセルが使われているのか、エクセル作業にどれくらいの工数がかかっているのかを見える化することができます。
脱エクセルする業務の見極める
エクセル業務のリストアップができた後は、どの業務を脱エクセルするか見極めましょう。
見極めるためには、以下のポイントを特に重要視すると良いです。
- 作業に必要な人数
- 作業に必要な時間
- データ容量
- 作業する回数
よく作業し、よく作業する人数が多いほど、そのエクセル業務には時間がかかっていることとなるので、業務効率を上げるためにも脱エクセルした方が良いです。
導入するツールの検討をする
脱エクセルする業務を決めた後は、脱エクセルするために導入するツールの検討をおこないましょう。
たとえば、在庫管理にエクセルを使っている場合は、エクセルの代わりに在庫管理ができるツールを導入します。
エクセルがその業務でどのような使われ方をしているのか確認した上で、導入するツールを検討してください。
在庫管理の脱エクセルにzaico
エクセルは便利なビジネスツールではありますが、場合によっては業務効率を下げる恐れもあるので、脱エクセルを進めると良いでしょう。
脱エクセルを進める場合は、そのエクセルの業務にあったデジタルツールの導入がおすすめです。
もしも在庫管理にエクセルを使っている場合は、クラウド上で管理し、複数人で同時に操作したいなど課題を感じているのであれば「クラウド在庫管理ソフトzaico」がおすすめです。
zaicoは、クラウド上で在庫管理ができるツールで、操作性も分かりやすいので誰でも簡単に作業ができます。
エクセルによって在庫管理の業務が滞っている場合は、zaicoの導入で脱エクセルを考えるのはいかがでしょうか。
zaicoは無料で試すこともできるので、まずはお気軽にご相談ください。
