整理整頓が大切であるということはなんとなく理解していても、整理整頓によって得られるメリットや効果まで正しく理解できていないかもしれません。
整理整頓をすることは、仕事面にもたくさんのメリット・効果があります。
整理整頓のメリット・効果や、効果的な整理整頓の手順、整理整頓のメリットや効果をキープし続けるためのポイントを確認し、仕事や職場に整理整頓のメリットや効果をもたらせられるようにしましょう。
整理整頓にメリットや効果はある？
整理整頓には、たくさんのメリットや効果があります。
まずは整理・整頓の違いを確認し、整理整頓のメリットや効果を確認していきましょう。
整理・整頓とは？
整理とは、いる物といらない物を分け、いらない物を捨てることをいいます。
一方、整頓とは、いる物を誰もが使えたり、戻したりできるよう置き場を整えることをいいます。
整理整頓は一括りにされがちですが、整理・整頓のどちらか一方だけを行ったり、整頓の後に整理を行ったりすると十分なメリットや効果は得られません。
整理後に整頓を行うという順序を守ることで、スムーズかつ効果的な片付けができるようになることは覚えておきましょう。
整理整頓のメリット・効果
整理整頓のメリット・効果には、物を見つける手間が省けたり、掃除をしやすくなったりするといった物理的なものが挙げられるほか、精神的なメリット・効果にも期待がもてます。
空間がスッキリすることで気分が晴れやかになったり、余計な物が視界に入らなくなることで集中力が上がったりするというのがその一例です。
また、整理整頓は日常生活だけでなく、仕事面でもさまざまなメリット・効果が期待できます。
整理整頓が仕事にもたらすメリット
整理整頓が仕事にもたらすメリットを見ていきましょう。
無駄な時間が削減される
整理整頓がきちんと行われていれば、物を探す時間がほとんどなくなるため、効率よく作業を進めることができます。
また、探している間に別の物が目に入り、意識がそれてしまうことも減るでしょう。
コストの削減につながる
整理整頓は、コスト削減につながるというメリットもあります。
物を探している時間に発生する人件費、物の紛失による無駄な出費、過剰在庫の保管費用など、整理整頓によって削減できるコストは多岐にわたります。
集中力が高まる
整理整頓されていれば、作業時の無駄な動きが最小限に抑えられるため、集中力が上がります。
一人ひとりの集中力が上がれば、生産性の向上にも期待がもてるでしょう。
職場環境の向上が期待できる
整理整頓には、従業員の気分やモチベーションが上がるというメリットもあります。
職場がきれいで、快適に過ごすことができる空間になれば、従業員はリラックスした状態で仕事を進めることができます。
1日の大半を過ごす職場は、従業員の精神面にも影響を与えるということを意識しておくことが大切です。
ミス・怪我の防止になる
ミス・怪我の防止ができることも、整理整頓のメリットといえます。
整理整頓がされておらず、頻繁に物を探さなければならない職場では、従業員の集中力や注意力が散漫になり、作業ミスを引き起こしやすくなります。
また、物が散らかっていれば物につまずいたり、滑ったりするだけでなく、災害時に落下物の下敷きになるなど大事故につながりかねませんので、日頃から整理整頓を行うのが重要とされています。
セキュリティ強化につながる
整理整頓は、重要書類の紛失などのインシデント防止にも役立ちます。
また、盗難防止など、セキュリティ強化にもつながるとされています。
不要な物が多ければ、盗難に気づけなかったり、気づくまでに時間がかかったりしてしまいますので、防犯の観点でも整理整頓は有効といえるでしょう。
整理整頓のメリットや効果を得るための方法
整理整頓のメリットや効果を最大限に得るためにはどのような手順で整理整頓を行えばよいのでしょうか。
メリット・効果を得やすい整理整頓の手順を見ていきましょう。
いる物・いらない物を分ける
まずは、いる物・いらない物を分ける整理から始めましょう。
「いつか使うかも」「きれいだし捨てるにもったいないかな」などの思いから物が捨てられなければ、一定期間使用していない物は捨てる、などのルールを設けてから整理を始めるのがおすすめです。
いる物を使用頻度ごとにまとめておけば、後に行う整頓がぐっと楽になります。
物を置く場所を決める
いる物を分けることができたら、物を置く場所を決めていきましょう。
物を置く場所は、使用場所に近いほどスムーズに作業が進められるようになります。
デスクであれば、電話の受話器やペンは取りやすい利き手側に置く、といった形です。
使用頻度によって配置を変える
物を置く場所を大まかに決めることができたら、使用頻度によって配置場所を検討していきます。
たとえば、頻繁に使う物は中央の目線の高さに置く、あまり使わない物は頭上や端の棚に置くなどのように分ければ、省スペースながら作業効率のよい職場環境に近づけることができます。
ラベリング収納をする
整頓は、誰もが使用しやすい状態を作ることが重要です。
いる物・いらない物を分けて整理を行い、置き場を決めたとしても、特定の従業員しか置き場を把握していない状態であればそれはよい整頓とはいえません。
新入社員や配置転換後の人員でもすぐに作業ができるよう、ラベリングしたり、透明なボックスに収納したりするなどの工夫を行いましょう。
整理整頓のメリットや効果をキープするポイント
整理整頓のメリットや効果を最大限に受けるには、整理整頓された状態をキープし続けることが重要です。
整理整頓のメリットや効果をキープし続けるための簡単なポイントを見ていきましょう。
使用後は必ず元に戻す
使った物を元の場所に戻す、ということを徹底するだけで整理整頓の状態は長くキープすることができます。
あまりにも忙しかったり、別業務のため作業を中断しなければならなかったりすると、物を元に戻すことを忘れてしまいやすくなります。
しかし、物を元に戻さなければ、作業再開時に手間取ってしまい無駄な時間が発生してしまいますので、遅くとも終業前には物を定位置に戻すようにしましょう。
整理整頓を習慣化する
整理整頓の効果を最大限に得るためには、職場の全員が使用する物を整理整頓するのはもちろんのこと、デスクなど個人の身のまわりの整理整頓も重要になってきます。
特に多忙な時期は、自分のことが後回しになってしまう従業員も少なくありませんが、整理整頓を行わないと作業効率が悪くなるだけでなく、物を紛失するリスクも大きくなります。
身のまわりのものは散らかってきたと感じる前に元の場所・状態に戻すよう、全従業員が意識をすることが大切です。
定期的にチェックする
はじめのうちは整理整頓をできていても、日を追うごとに煩雑になってしまうというのはよくあることです。
よって、チェック項目やチェックシートを作り、整理整頓の状態を定期的にチェックすることできれいな状態を保つようにしましょう。
チェックは毎日行うのが理想ですが、難しい場合は週1や月1でも構いません。
定期的なチェックは、従業員の意識づけにもひと役買ってくれるはずです。
整理整頓の効果アップにはzaico
整理整頓には、作業効率が上がったり、掃除がしやすくなったりするといった物理的なメリットのほか、心が晴れやかになるなどの精神的なメリット・効果もあります。
仕事面であれば、無駄な時間の削減、コスト削減、集中力アップ、職場環境の向上、ミス・怪我の防止、セキュリティ強化などのメリット・効果も期待できますので、ぜひ職場に整理整頓の風土を取り入れてみてください。
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