特定の従業員が休むことで仕事が滞ってしまうという状態になってしまうことはないでしょうか。
仕事が特定の従業員に偏ることを属人化といい、該当している従業員は仕事を滞らせないために簡単に休むことができなくなる場合があります。
気軽に仕事が休めなくなったり、休んだほうがいいときに働かなければいけない状態が増えてしまうと、心身共に疲れがたまり、会社を辞めてしまうことも起きかねません。
属人化で休めないという状態にしないためにも、企業は属人化が起きないような対応をしなければいけません。
なぜ属人化で休めない状態になってしまうのか、属人化してしまう理由や属人化によるリスクを確認し、解消していきましょう。
属人化で休めない状態になる理由とは？
属人化は特定の従業員に仕事が偏るため、仕事が休みにくい状態を生み出してしまう場合があります。
なぜ属人化が仕事を休めない状態にしてしまうのかを確認していきましょう。
他にできる人がいないから
属人化状態になると、その業務を担当できるのが自分だけとなり、ほかの従業員に仕事を任せることができません。
そのため、たとえ体調を崩したとしても会社を気軽に休むことができず、心身共に疲れがたまりやすくなってしまいます。
また、属人化することで他の人よりも仕事が増えてしまい、負担が増えてしまう場合も多くあります。
業務が滞ってしまうから
属人化された業務は、自分だけがこなすことができるため他の人と協力して進めることができません。
自分が不在になると仕事をストップさせてしまうことになるので、なおさら仕事を休みにくくなるでしょう。
代わりがいなく、多くの業務が停滞してしまうということから属人化により休めない状態につながっていってしまいます。
同じ品質を維持できないから
属人化は自分以外に仕事ができるような体制ではないため、自分が仕事を休んでしまうと業務内容に詳しくない人が急遽担当となり、同じ品質を維持することができません。
人によって内容が異なってはいけない業務であれば、誰がやっても同じ品質を維持する必要があります。
しかし、マニュアルなどの体制を整えていない属人化状態が続くと、簡単な作業でさえ自分だけの仕事となってしまいます。
本来ならほかの人もできるはずの作業が属人化することで、許容量以上の仕事が自分の仕事となるため、休めないと考えてしまう場合もあるでしょう。
属人化で休めない状態のリスク：会社へのリスク
属人化によって休めない状態が続くと、会社にどのようなリスクがあるのでしょうか。
属人化で休めない状態が会社に与える悪影響やリスクについて確認しましょう。
従業員が仕事を辞めてしまう
属人化の状態が続くことで、その業務を担当していた人が仕事を休めなくなります。
仕事が休めないと心身共に疲れがたまってしまい、よりよいワークライフバランスを求めて転職をしてしまったり、退職してしまうかもしれません。
属人化していた作業を担当していた人が仕事を辞めてしまうと、その作業を進められる人がいなくなり、業務が滞ってしまうでしょう。
品質が下がってしまう
属人化することで作業の内容が外部には伝わらず、業務内容が不明瞭のままとなります。
この場合、繁忙期だとしても仕事内容や業務量などが分からないため外部からフォローすることができません。
担当者が不在になってようやくその事実に気がつく場合があるので、その場しのぎのために他の人が担当したところで、同じ品質を保つことも難しくなるでしょう。
属人化することで全員が同じ品質を保てない作業が発生することは、業務効率も下げてしまいます。
ノウハウが残らない
属人化した作業で良い業績を残せたとしても、ノウハウや知識などが全員に共有されません。
そのため、担当者が会社を辞めてしまった場合、人材だけでなくノウハウや知識も失うことになり、企業にとって大きな損失となります。
また、ノウハウが別の会社にわたることで、会社全体として不利になることもあるでしょう。
知らず知らずのうちにノウハウを失い、顧客や取引先の損失に繋がる可能性もあります。
属人化で休めない状態のリスク：従業員へのリスク
属人化で休めない状態は従業員にとってもさまざまなリスクに繋がります。
属人化で休めない状態の従業員へのリスクを確認していきましょう。
他にできる人がいないので業務が滞る
属人化とは、特定の人物に仕事が偏ることを指しており、もしも自分が仕事を休んだ場合、ほかにできる人がおらず業務が滞ってしまうこともあります。
責任感の強い人であれば、自分が休むことで会社に迷惑がかかると感じてしまい、ますます休むことができなくなるでしょう。
また、自分だけがこの仕事ができるというプレッシャーに疲弊してしまうことも考えられます。
相談できる相手がいない
属人化された仕事を担当すると、ほかにできる人がいないので相談できる相手がいません。
業務につまずいたり困ったことがあったとしても、誰にも頼れないのは心身の疲労に繋がってしまいます。
従業員の労働環境を守るためにも、1人にだけ任せるのではなく会社全体で内容を把握し、協力できるようにすることが大切です。
適切な理解や評価が得られない
属人化で休めない状態であることを周囲が理解しているとは限りません。
該当の人がいない場合や退職してから、属人化されていたということに気がつくことも多いからです。
つまり、属人化で休めない状態で無理して働いている間は、忙しさの理解や業務への適切な評価が得られていない可能性があり、疲弊するだけでなく従業員は不満を感じてしまうこともあるでしょう。
属人化で休めない状態を解消するには？
属人化で休めない状態を解消するためには、何をすべきでしょうか。
属人化で休めない状態を解消する方法について確認しましょう。
ITツールを有効活用する
属人化で休めない状態を解消するには、ITツールを活用するのも有効です。
たとえば、マニュアルの作成ができない場合はマニュアルを自動的に作成してくれるツールを利用したり、ノウハウを共有するためのナレッジツールなどを利用するとよいでしょう。
他の従業員も同じ様に仕事ができれば属人化は解消可能です。
ITツールを有効的に活用し、業務を分担できるようにしましょう。
マニュアルを作成する
特定の従業員にだけ仕事を背負わせず、従業員全員で仕事を回せるようにマニュアルを作成することが大切です。
マニュアルがあれば自分だけではなく他の従業員も作業できるようになるので、属人化を避けることができます。
マニュアルを作成する際は、誰がやっても同じ品質が維持できるように、具体的かつ分かりやすさを重視して作成しましょう。
組織内で共有する
特定の従業員に偏ってしまう属人化された作業は、特定の従業員に仕事が集中するため組織内で作業の共有などができず、担当者が休んだり辞めた場合、他の人が引き継ぐことができません。
しかし、業務内容や責任の分散などをおこなえば、特定の従業員だけが仕事を任されることはなくなるでしょう。
たとえば、部下や同僚などに作業を分担してもらうだけでも、責任の分散ができます。
特定の従業員にだけ負担が強いられることがないように、作業内容などは組織全体で共有するようにしましょう。
業務の見える化を進める
業務内容や責任を分散させて属人化を解消させるためには、業務の見える化が重要なプロセスとなります。
属人化されている作業がどんな作業内容なのか、その作業をするためにはどのような技術が必要なのかなど、具体的に見える化することが大切です。
見える化することで、属人化されていた作業の具体的な詳細が明らかとなり、ほかの人への共有もしやすくなります。
属人化された作業は基本的にブラックボックス化されやすく、全容を理解できる人がほかにいないことが問題とされています。
そのため、まずはなぜ属人化しているのか、属人化している作業はどんな作業なのかを見える化して、会社全体で把握することが大切です。
改善したい業務のリストアップを行う
属人化は、専門的な知識が必要な作業や、複雑な業務内容で発生する場合もあります。
まずはどんな業務が発生しているのかすべて明らかにした上で、省略できる作業や従業員で分担できる業務がないか確認してみましょう。
リストアップできれば、特定の従業員に偏っていた業務を分担し、業務負担を均一にすることができます。
属人化は、どの業務がどんな内容なのかが詳細化されていないことで引き起こされます。
属人化をなくしたい作業がある場合は、まずはブラックボックス化している作業の内容を明らかにして、業務効率を上げるために組織内でリストアップすることを優先してください。
属人化で休めない状態の解消にzaico
属人化によって仕事が休めない状態が続くと、特定の従業員だけでなく会社全体にもさまざまなリスクが伴います。
属人化を避けて業務を円滑に進めるためにはITツールを活用することが非常に有効的です。
たとえば、クラウドやマニュアル作成ツールなど業務に合わせたツールを導入してみてください。
さらに、属人化して複雑になりがちな在庫管理を簡易化や効率化したい場合は、「クラウド在庫管理ソフトzaico」をご検討ください。
zaicoは在庫データを見える化できるクラウドツールです。
簡単に利用できるシンプルな操作性なので、特定の従業員に任せることなく企業全体で取り組むことができます。
特定の従業員だけに在庫管理などの業務を任せるのではなく、全員で共有し作業を簡易化することが属人化解消には必要不可欠です。
zaicoは無料でお試しもできるため、お気軽にお問い合わせください。
