属人化は、特定の個人に業務を依存している状態を指しますが、「スキルやノウハウを持った人が業務を行っている属人化の何が悪いの？」と感じる方もいるかもしれません。
しかし、属人化は多くの場合で、組織にとって悪い影響を与えます。
属人化の何が悪いかを確認して属人化の原因や対策を考えていきましょう。
属人化の何が悪いのか
業務の属人化とは、ある特定の個人にのみ業務のスキルやノウハウが集中し、ほかの人では代替できない状態のことです。
属人化は、担当者の専門知識や経験を活かせるため、短期的には業務の効率や精度が高まることもあるでしょう。
しかし、長期的に見ると、過度の属人化は組織の脆弱性を高め、経営リスクにつながるため、一般に企業や組織にとって悪いものとされています。
部分的な側面や短期的な面で属人化の何が悪いのかと否定するのではなく、属人化の何が悪いのかをさまざまな角度から考えることが重要です。
属人化は何が悪いかを問題やデメリットから考える
まずは、属人化が進むことで組織に生じるデメリットや問題点から属人化の何が悪いのかを見ていきましょう。
属人化の何が悪いかを理解するために、属人化の主な問題やデメリットを確認していきましょう。
業務の停滞が生じる
属人化が進むと、特定の個人に業務のノウハウが集中してしまいます。
そうなると、担当者が急に休んだ場合などに誰も業務を引き継げなくなり、業務そのものが止まってしまうリスクがあります。
例えば、経理業務が一人に依存している状態で、その人が急に抜けてしまえば、経理が立ち行かなくなるでしょう。
このように、属人化は業務の停滞による事業の継続性を脅かす可能性がある問題です。
スキルやノウハウの喪失してしまう
属人化している業務のスキルやノウハウは、担当者の頭の中だけに存在しているケースが少なくありません。
そのため、その人が退職してしまうと、組織全体からスキルやノウハウが失われてしまう可能性があります。
また、担当者の急な転職や病気などで十分な引き継ぎが行えなかった場合、後任者は一から業務の習得や組み立てが必要です。
こうしたスキルやノウハウの喪失は業務推進に支障をきたし、企業の生産性や品質の低下を招くおそれがあります。
担当者への負担が集中する
属人化が進行すると、特定の担当者に過度な業務負担がかかることがあります。
もし、経理の業務が属人化している場合、決算期に休暇が取れないほど多忙になることなどが考えられるでしょう。
過度に業務が集中すると、担当者に多大なストレスや身体的な負担を与えます。
こうした状況は担当者のモチベーション低下や健康問題を招き、優秀な人材の流出や残されたメンバーの負担増加などを引き起こす原因となります。
組織の一体感が希薄化する
属人化は、組織の一体感の希薄化を招くこともデメリットです。
属人化が進むと、ほかの社員との情報共有や連携が図られなくなり、コミュニケーション不足や縦割り意識が蔓延する原因となります。
その結果、ほかのメンバーの業務への関心や協力の意識が薄れ、組織の一体感が希薄化していくでしょう。
このような状態が定着すると、組織の求心力が失われ、活力ある企業活動の妨げとなる懸念があります。
イノベーションが阻害される
組織のイノベーションを阻害する要因になる点も、属人化の悪い面の一つです。
属人化が常態化すると、個人のノウハウやスキルにばかり依存した業務スタイルが組織風土として定着してしまいます。
属人化が蔓延した環境では、業務の改善や新しいアイデアを取り入れる柔軟性が低下します。
その結果、イノベーションが起こりにくい組織となり、時代や環境の変化に機敏に対応できなくなる可能性が高まるでしょう。
属人化の何が悪いかメリットとされる部分から考える
属人化には、ここまで見てきたような悪い面がある一方、メリットと考えられることもある側面もあります。
しかし、属人化のメリットは継続性に乏しいものや、担当者個人にとっての利点であることが多く、長期的・組織的な視点では危ういものです。
継続性に乏しい属人化のメリットや組織的・長期的な視点から属人化の何が悪いかを確認していきましょう。
スキルや知識が向上の期待ができるが消失リスクがある
属人化のメリットとして、特定の担当者が熟練したスキルを持つことで、業務の品質が向上する点が挙げられる場合があります。
同じ業務を長い期間を通じて担当している従業員は、高い専門知識や経験を蓄積しており、高品質な成果を上げられるでしょう。
一方で、並行して周囲へのスキルの継承を行なっていかないと、担当者が退職した途端に業務の停滞やスキル消失のリスクに直面します。
モチベーションアップ向上からストレスに変化する可能性がある
属人化している業務は裁量と責任が与えられるため、担当者にとってはモチベーションが高まる場合があります。
自身のスキルが高く評価されていると感じることで、業務に対する意欲や責任感が高まる人も多いでしょう。
一方で、過度な責任や業務の負担によって担当者のストレスが高まったり、周囲の成長機会が減少して組織のバランスが崩れたりするリスクがあります。
業務スピードが高まる可能性があるが停滞やミスのリスクがある
業務の権限が特定の人に集中すると、意思決定の手続きが簡略化できるため、スピーディーな業務遂行が可能です。
特に、急ぎの対応や豊富な経験が求められる業務では、ルーチンを熟知した担当者による作業は効率的でしょう。
一方で、業務の成果が担当者個人の判断力や能力に大きく左右され、担当者がミスした場合に周囲が気付きにくいという問題や担当者がいない場合は止まってしまうリスクがあります。
。
属人化の何が悪いかを原因から考える
部分的なメリットはあるものの、組織にとってはデメリットや問題点の多い属人化はどのような原因で発生するのでしょうか。
属人化の何が悪いかを属人化の原因から確認していきましょう。
業務マニュアルや手順書が整備されていない
属人化が進行する原因として、業務マニュアルや手順書が整備されていないことです。
スキルやノウハウが個人の頭の中だけにあり、業務のプロセスや手順が文書化されていないと、当然その業務は特定の個人に依存せざるを得なくなります。
このような状況では、担当者が不在になると周囲の人がフォローできず、業務が滞ってしまうことになるでしょう。
忙しくて周囲と情報共有する暇がない
忙しさのあまり、情報共有が後回しになることも属人化を招く原因です。
属人化によって業務が集中すると時間や余裕がなくなり、周囲へのスキルやノウハウの移管がおろそかにされることは少なくありません。
その結果、ますます属人化が進み、担当者が不在になったときに業務が停滞して問題が表面化することになるでしょう。
属人化を助長する評価制度や組織風土
属人化を助長するような評価制度や組織風土も問題の一因です。
例えば、特定の業務を独占することで高い評価を得られるような環境では、ほかのメンバーに業務を教えるインセンティブが低く、属人化が進行しやすいでしょう。
こうした風潮が組織に定着してしまうと、属人化が当然のものとして受け入れられるようになります。
属人化の何が悪いかを理解したらしておきたい対策
属人化の何が悪いかや問題点、原因を理解したら、属人化を防ぐための対策をする必要があります。
属人化の何が悪いかを理解したらしておきたい対策を確認していきましょう。
業務プロセスの見直しと業務の標準化
属人化を防ぐためには、業務プロセスの見直しと業務の標準化が必要です。
まず、業務プロセスを分析し、どの業務が特定の人に依存しているかを把握しましょう。
続いて、標準的な手順書やマニュアル、テンプレートを整備し、誰が担当しても同じ品質の業務が遂行できる環境を整えます。
一度標準化しても放置していると再び属人化が進むこともあるため、定期的な見直しを怠らないことも重要です。
チームの成果を重視する組織への変革
個人の業績だけでなく、チームやプロジェクトの成果を重視する組織風土づくりも有効な対策の1つです。
チーム全体の成果を重視することで、担当者が情報を共有して協力し合う意識が高まるでしょう。
これにより、情報共有やスキルの継承が促進され、属人化を防ぐことが可能です。
組織風土を変えるためには、経営層や管理職が強いリーダーシップを発揮して積極的に変革に取り組むことが求められます。
業務のデジタル化の推進
属人化の防止には、ITツールやシステムの活用による業務のデジタル化も効果的です。
デジタル化によって業務を可視化・標準化することで、特定の個人に過度に依存しない環境を構築できます。
担当者の頭の中やローカルな環境に情報を閉じ込めるのではなく、データを一元管理すれば、誰でも必要な情報にアクセスが可能です。
また、デジタル化により業務が標準化されることで引き継ぎもスムーズになり、属人化によるノウハウ消失のリスクも軽減できるでしょう。
在庫管理の悪い属人化の解消に「zaico」
業務の属人化は、短期的なメリットや担当者にとっての利点はあるものの、長期的・組織的には多くの悪影響を与えます。
属人化を防ぐためには、業務の標準化や組織風土の変革、ITツールやシステム活用によるデジタル化の推進などが有効です。
在庫管理業務の属人化にお悩みなら、クラウド在庫管理システム「zaico」の活用をご検討ください。
zaicoは、在庫データを見える化し、共有することで属人化の問題を解決します。
はじめてでも直感的に使えるインターフェースと操作性で、業務の引き継ぎも容易です。
zaicoに興味を持たれた方は、お気軽にお問い合わせください。
