5Sの改善はあらゆる職場で必要なものであり、5Sを改善することでさまざまな効果が期待できます。
しかし、今の仕組みをどのように変えたら5Sを意識した職場になれるのか、5Sの改善に対して具体的なイメージを持ちづらいこともあるかもしれません。
クラウド在庫管理システムzaicoを導入して、5Sの改善に成功した事例を参考に在庫管理と5Sについて確認していきましょう。
5Sの改善とは？
5Sとは、整理・整頓・清掃・清潔・しつけの頭文字をとった言葉で、職場環境の改善や維持を目的とした活動を指します。
- 整理：ものを必要・不必要に分別し、不必要なものを処分すること
- 整頓：使いやすいようにものの場所や置き方を決め、置き方を分かりやすく表示すること
- 清掃：整理・整頓したものがいつでも使えるように掃除すること
- 清潔：整理・整頓・清掃をした上で、きれいで使いやすい状態を保ち続けること
- しつけ（躾）：整理・整頓・清掃・清潔を継続するためのルールを、職場に習慣づけること
5Sはさまざまな業界で取り入れられており、特に管理するものが多かったり、ものの正確な管理が求められたりする業界で重視されています。
具体的には、製造業や物流業、建設業、病院などでは、基本的に実践されています。
5Sは、ものの管理や保管方法を見直すことで職場環境を良くしていくといったものですので、在庫管理と密接な関係があります。
在庫管理の観点から5sを改善する場合、「在庫がどこにいくつあるか正しく把握すること」「その状態をキープすること」を目的に実施すると、職場環境の改善が期待できます。
5Sを改善するポイント
5Sを効果的に改善するには、一時的な取り組みで終わるのではなく、継続的に改善を進める仕組みを作ることが重要です。
5Sを改善するポイントを確認していきましょう。
5Sの目的を決める
5Sを取り入れることで何を達成したいのか明確な目的を設定しましょう。
理由もなく5Sを導入しようとすると、実際の取り組みと目指したい状態に乖離が生まれてしまう可能性があります。
例えば、不要在庫を削減し、適正在庫を維持するのが目的であれば、「在庫の最適化」が5Sの目的になります。
他にも、ピッキングや入出庫作業の時間短縮などの「作業効率の向上」が5Sの目的になる場合もありますし、転倒や落下事故の防止などの「安全性の確保」が5Sの目的になることもあります。
5Sの目的を明確にすることで、改善活動が形骸化せず、効果的な取り組みに繋げられるでしょう。
5Sの改善体制を作る
改善する体制を作ることも、継続的な5S活動のために非常に重要です。
一部の人しか5Sのルールを知らない状態では、どんなに整理整頓を進めようとしても、意味がありません。
そのため、5Sは最終的に全員が関わるような体制を目指しましょう。
まずは、5S活動の責任者・リーダーを決め、問題点の把握や取組方針を明確にしたら、各部署やチームに伝播していきます。
定期ミーティングなどを通じて、5Sの浸透状況や改善状況を確認する体制を作りましょう。
誰が誰に何を伝え、行動を徹底してもらうかなど、タスクや責任の所在を明確にすることで、取り組みが曖昧になることを防ぐこともできるでしょう。
5Sの観点で業務プロセスを見直す
5Sを改善するには、現在の業務フロー全体をを5Sの視点で分析し、ムダを見つけることが重要です。
実際に課題を感じている工程自体ではなく、全く別の工程に課題の原因が隠れていることもあるためです。
例えば、5Sの観点で以下のようなポイントを確認します。
- 不要な在庫・道具・書類がないか（整理）
- 物の配置は適切か（整頓）
- 作業スペースは清潔に保たれているか（清掃・清潔）
- 作業ルールが徹底されているか（躾）
使用頻度の低いものを別の保管場所に移動させる、作業場のスペースを確保するといった小さな工夫の積み重ねが、より快適な職場環境づくりに繋がります。
また、ピッキングリストの順番と棚の配置を一致させるなど、作業効率を向上させられるポイントも見つけられるかもしれません。
5Sのチェックリストを作成する
5Sの取り組みが継続されるように、定期的に確認できるようなチェックリストを作成しましょう。
例えば、以下のようなチェックリスト項目が考えられます。
- 不要な在庫は溜まっていないか？
- 物の配置は分かりやすく、取り出しやすい状態か？
- 作業スペースや棚は清掃されているか？
- 5Sのルールが守られているか？
また、5Sの中でも、「清潔」「しつけ（躾）」をキープするのに、チェックリストは効果的です。
在庫管理担当者以外にも分かりやすいチェックリストにする場合は、上記のリストよりも項目を具体的にするのが良いでしょう。
例えば、「消費期限が〇ヶ月以内の在庫の廃棄ができているか？」など、初めての人が見ても判断ができるようなチェック項目がおすすめです。
チェックリストを用いることで、客観的に現状を評価し、改善点を明確にできるでしょう。
5Sの振り返り体制を作る
5S活動を継続的に改善するためには、定期的な振り返りを実施しましょう。
1回限りの改善活動になってしまっては、せっかく作った5Sの体制が形骸化してしまうリスクがあります。
5Sの振り返り体制を作る際には、以下のような項目を決めていきましょう。
- 振り返りの頻度
- 振り返りの項目
- 振り返り項目の評価方法
- 振り返り内容の共有方法
具体的には、「月に一度、5Sのチェックリスト項目を振り返るミーティングを実施し、改善点を前者にメールで報告・共有する」などです。
課題や改善点をリストアップするだけでなく、成果が出ている点を共有が振り返りの中でできれば、5S改善のモチベーションを維持する効果も期待できるでしょう。
在庫管理で5Sを改善する効果
5Sを在庫管理に取り入れることで、多くのメリットが得られます。
在庫管理で5Sを改善することで期待できる主な効果を確認していきましょう。
在庫の最適化と無駄の削減
5Sを改善することは、在庫の最適化に繋がります。
5Sの「整理」を改善し、不要な在庫の削減ができれば、適正在庫を維持することができます。
5Sの「整頓」ができていれば、使わなくなった部品や商品を定期的に整理し、スペースを確保できているはずです。
見やすい棚整理ができていれば、在庫がすぐに見つからないといった事態を防げるので、不要な発注による過剰在庫を防ぐことができますし、欠品の防止にも繋がるでしょう。
また、「清潔」が意識されていれば、乱雑な保管を防ぎ、効率的な収納を心掛けられるようになるため、倉庫スペースも有効に活用できるでしょう。
作業効率の向上と人的ミスの削減
5Sを改善すると、作業効率の向上やヒューマンエラーの削減にも効果があります。
5Sの「整頓」によって、物の配置を最適化できていれば、ピッキングや入出庫作業をスムーズにすることができ、在庫を探す時間の削減になります。
具体的には、倉庫内のレイアウトを改善して、作業動線を短縮することができるかもしれません。
加えて、バーコードやRFIDを活用し、在庫のラベル管理や見える化を進めることで、入出庫時のミスなどの人的ミスを防止することができます。
また、5Sの「しつけ」でルールが徹底できている状態は、言うなれば、やるべきことが仕組み化されているということです。
誰でも分かる仕組みがあれば、業務が標準化され、作業ミスの減少が期待できます。
安全性の向上と事故防止
5Sの改善は、在庫管理の安全性向上と事故防止の効果も期待できます。
ダンボールが山積みになっていたりする在庫管理がずさんな状態では、転倒や落下事故が起きるリスクが高いです。
5Sの「清潔」をキープすることで、通路の確保や整理整頓を徹底することができ、こうした事故防止になります。
また、5Sの「清掃」活動は、入出庫作業場の安全確保に繋がったり、在庫や保管場所の異常や破損の早期発見ができる可能性が高まるでしょう。
さらに、5Sの「しつけ」でルールを守ることが習慣になっていれば、従業員の安全意識の向上にもなるでしょう。
他にも、在庫の重量・使用頻度を考慮し、収納場所を適切に設定したり、フォークリフトや人の通行経路を明確にして、事故リスクを低減するなど、さまざまな工夫が可能です。
品質管理の向上
5Sの徹底は、品質管理の向上にも波及効果があると言えるでしょう。
前提として、5Sの「整理」ができている状態とは、在庫の状態を適切に把握できているということです。
在庫の状態を適切に把握できていれば、品質の悪い在庫の早期発見につながります。
また、期限管理システムを導入すれば、消費期限・使用期限を見える化でき、より品質管理の向上が期待できます。
5Sの「整頓」ができていれば、先入れ先出し（FIFO）も徹底しやすく、 期限切れや劣化リスクを最小限にできるでしょう。
さらに、5Sの「清掃」によって清潔な環境を維持し、品質低下を防止することもできるので、清掃のルールが徹底されていれば、異物混入も防止できるはずです。
属人化防止と新人教育の効率化
5Sの改善は、在庫管理の属人化防止と新人教育の効率化にもつながります。
5Sが徹底されている状態とは、業務が標準化されているとも言い換えられます。
5Sのルールに従えば、誰でも同じ作業ができる環境を構築できているため、属人化を解消することができるでしょう。
倉
庫内の棚に番号を振り、誰でも迷わずピッキングできる仕組みになっていたり、5Sチェックリストを活用し、新人でも簡単にルールを理解できるようにするといったような、管理体制が分かりやすく構築されていれば、新人でも短期間で取得ができるため、新人教育の時間が短縮されます。
また、こうした5Sのルールや仕組みが明確であるほど、該当の業務はマニュアルが不要になることもあるでしょう。
業務の引き継ぎや入社者へのレクチャーがスムーズになることが期待できます。
在庫管理システムを導入しやすくなる
5Sの改善によって、在庫管理システムの導入も大きく捗ることが期待できます。
紙やExcelからの在庫管理から脱却したい企業も多いのではないでしょうか。
在庫管理システムの導入前に、5Sの改善が進んでいれば、物の配置や管理ルールが整理されているため、システム導入後のスムーズな運用につながりやすく、導入時の混乱を防ぐことができます。
また、在庫管理システムのメリットである、入出庫記録や棚卸精度の向上も、5Sの「整頓」ができている方が、大きな効果を期待することができます。
在庫のラベリングや分類が整備されていれば、バーコード管理システムをスムーズに導入できるでしょう。
加えて、5Sが徹底された環境は、在庫管理のルールが統一されていて、システム上の在庫データと現場の在庫が一致しやすくなります。
バーコード管理やERPシステムと連携しやすいため、業務の自動化が進めやすいという利点もあります。
在庫管理の5S改善事例：在庫の差異が大幅削減
「セノー株式会社」様のクラウド在庫管理システムzaicoを利用した5S改善事例をご紹介します。
在庫の差異やその原因特定に関する悩みをzaicoの導入で解消した事例です。
在庫管理の5S改善前の課題
同社は、体育施設器具などの製造・販売を行っており、製品によっては毎月棚卸を行っていますが、紙やExcelでのアナログな管理に不便さと面倒さを感じていました。
自社の販売管理システムから出力したCSVデータと、現物を照らし合わせて棚卸していましたが、販売管理システムに登録されている在庫数（理論値）と、実際の在庫数との間に差異が発生しやすいことも大きな課題でした。
なぜ棚卸差異が出てしまうのか、原因特定が難しく、対策を講じることが出来ないこともありました。
具体的な改善内容
製品を納品したときに、相違がないか確認後、製品のバーコードをスキャンして、zaicoで入庫登録をするようにしました。
同時に、出庫業務では、物流担当者が製品をピックアップし、出荷日にバーコードをスキャンして、zaicoで出庫登録を行うことを徹底しました。
それにより、日々の入出庫が正確に行えるようになったので、棚卸差異は削減できました。
棚卸に多くのスタッフが介在しないで済むようになったことも、数え間違いなどのミスが減った要因の一つだと思います。
棚卸差異が発生した商品についても、zaicoの変更履歴を見て、どこでミスがあったのかを特定できるようになりました。
さらなるオペレーションの改善にも繋がっています。
在庫管理の5S改善事例：商品の保管場所を整頓
「株式会社絨毯メンテナンス」様のクラウド在庫管理システムzaicoを利用した5S改善事例をご紹介します。
zaicoの導入で商品の所在が正確に把握できるようになり、これまでできていなかった実地棚卸もできるようになったという事例です。
在庫管理の5S改善前の課題
ペルシャ絨毯の販売を行っている同社では紙とExcelで在庫管理をしていましたが、各販売店へ移動させた商品の保管場所を確認することが困難でした。
一度売れてしまった商品や、販売店に移動させた商品は在庫リストから消してしまうため、預かり証の控えなど、リスト以外の書類で保管場所を確認する必要があったからです。
さらに書類上の所在と、現物の所在が合致しているかという確認をするためには、販売店に直接問い合わせる必要がありました。
また、出荷時に品番を間違えて出庫処理してしまうミスが多いという課題もありました。
具体的な改善内容
zaicoの導入によって、保管場所の管理はかなり改善されました。
zaicoには「保管場所」を登録できるので、商品をどの販売店に移動したかを簡単に追跡できるようになりました。
また、「品番」に加え「サイズ」「種類」「画像」などの詳細情報を登録することで、品番以外の特徴から商品を識別することが可能になり、商品の取り違えも大幅に減少しました。
ヒューマンエラーが、10分の1くらいまで減ったのではないかと思います。
以前のExcel管理で所在が不明になってしまった商品についても、それが何なのか、いくつあるのかを把握できるようになりました。
販売先で発見次第、すぐに再登録できる点も便利です。
在庫管理の5S改善事例：大量在庫の整理・廃棄管理
「美瑛町役場」様のクラウド在庫管理システムzaicoを利用した5S改善事例をご紹介します。
zaicoの導入により、1万点を超える備品の取得、移動、廃棄状況をシステムで一括管理できるようになった事例です。
在庫管理の5S改善前の課題
北海道・美瑛町役場様では、机や椅子、パソコンといった事務用備品から車両、冷蔵庫、テニスコート用ネット、絵画など幅広い備品を管理しています。
役場に置いてあるものだけでなく、他の施設で管理しているものや、廃棄したもの、廃棄はしていないけれど当庁の管轄から離れたものなども含め、1万点を超える備品の管理が必要でした。
zaicoは、取得日や購入価格などを自由に登録でき、その条件で絞り込み検索もできることが決め手となり、導入しました。
具体的な改善内容
入庫や出庫の処理は行わず、備品の移動や廃棄が発生したときに在庫データを編集・更新するという運用をしています。
当役場ではzaico導入前から、備品一つひとつに固有の管理番号を付与して識別しており、zaicoでも「追加項目」として独自の管理番号を作成し、備品のデータに紐づけて登録しています。
抱える在庫数が多いので、在庫一覧画面で複数の備品を選択して「一括編集」できるのが便利です。
当役場では複数の備品をまとめて廃棄したり、配置替えや管理替えを行ったりすることがあるので、zaico上でもまとめて同じ処理をすることができて重宝しています。
直感的に操作できるので、新規の備品を登録する際、マニュアルがなくてもすぐにできるというのは便利です。
在庫管理の5S改善事例：保管棚の整理整頓
「株式会社tacoms」様のクラウド在庫管理システムzaicoを利用した5S改善事例をご紹介します。
アナログな入庫出庫管理から、zaico導入により適切な在庫管理と整理整頓を実現させた事例です。
在庫管理の5S改善前の課題
飲食店向けのSaaS事業を担う同社では、飲食店の注文を一元管理するためのタブレットなどを販売・貸出しています。
紙の伝票をもとに、Excelで入庫・出庫の一覧リストを作って管理していましたが、作りかけの伝票が放置されていたり、伝票はあるのに実際は入出庫されていなかったりと、どのタブレットがいくつあるかを厳密に把握できていないという課題がありました。
製品は段ボールに詰めっぱなしで、よく使うものだけを取り出し、その製品を使い回していました。
具体的な改善内容
zaico導入により、在庫数がひと目で分かるようになり、保管棚のどこに何があるかをすぐ確認できるようになりました。
製品納品時に新規在庫データを作成し、その際、製品についている製品番号や保管場所の棚番をあわせてzaicoに登録します。
そして、製品を保管する棚にzaicoで生成したQRコードを棚番とともに貼りつけています。
出庫時は、実際に製品棚に現物を取りに行き、梱包して出荷作業をするという流れです。
以前のように「どこに何が何個あるか分からない」という状態がなくなり、圧倒的に業務効率が向上しています。
また、在庫の見える化によって、企業としての資産管理も適切にできるようになりました。
在庫管理の5S改善事例：在庫置き場のスピーディな把握
「セキスイハイム工業株式会社 中部事業所」様のクラウド在庫管理システムzaicoを利用した5S改善事例をご紹介します。
1分1秒を争う現場で、zaicoの導入により部品を探す時間が30分から5分に短縮された事例です。
在庫管理の5S改善前の課題
生産設備の予備品（部品・部材）の在庫管理に課題を抱えていました。
機械にトラブルがあると、修理のために生産ラインを止めることになるので、現場は1分1秒を争います。
修理部品の欠品により長時間ラインが止まってしまうと、数千万円規模の損失を生んでしまうこともある一方、工場には一か所にまとまった部品庫があるわけではなく、あちこちに分散して保管されているため、「どこに何がある」というのが即座に分かりませんでした。
具体的な改善内容
スマホ一つで、どこに何があるか分かるようになりました。
現場で作業しながら、修理に必要な部品が分かった時点で保管場所を確認して取りに行けるので、すごくありがたいです。
以前は、まず現場から必要部品をメモして事務所に戻って、Excelを開いて検索をかけて、保管場所を特定して…とやっていたので、探すのに20～30分はかかっていましたが、zaico導入後は、パッと画面を開いて、検索をして、それを取りに行けば良いので、場所にもよりますが5～10分もあれば部品を取って来られます。
また、zaicoの情報をメンバーに共有できるので、他メンバーに部品を取ってきてもらう間にこっちは修理をする、といった連携プレーができるようになりました。
在庫管理の5Sを改善した事例も多いzaico
5Sの改善には多くのメリットがありますので、取り組めそうなことから始めてみましょう。
「クラウド在庫管理システムzaico」の導入は、在庫管理だけでなく、5S改善のきっかけにもなります。
また、5Sを改善することで在庫管理の改善につながるケースも多くあります。
zaicoはユーザーに合わせてカスタマイズが可能ですので、細々とした在庫管理や品数の多い現場など、さまざまな課題に対応できます。
zaicoを活用した在庫数や配置の見える化は、5Sの徹底にも通じます。
在庫管理の5Sを実現したいとお考えであったり、5Sの改善に在庫管理システムの活用をご検討いただける場合は、お気軽にzaicoにお問い合わせください。
