特殊な機械と部品の管理をzaicoで実践。受発注時に発生しがちな認識のちがいが激減

機械・部品の管理をzaicoで行う

山下機械店では7～8年前からzaicoを使っていたのですが、本格的に社内業務に使いはじめたのは1年半くらい前。ちょうど私が祖父の代から続く会社を盛り立てるために豊浦町礼文華に戻った頃のことです。

部品庫に何千何百とある機械類、部品類を管理する役割を担うことになった私は、zaicoをメインツールとして使うことにしました。

zaicoを利用する前から、山下機械店ではすでにデータをzaicoに登録していました。

再度スタッフが使いやすい様にと登録・整理作業を続け、今は約13,000もの品目が登録されています。

紙での在庫管理はどうしても“仕様の認識違い”が発生しやすい

zaico導入前、当社では部品庫にA5サイズの出庫伝票を置き、この伝票で在庫の出入りを管理していました。在庫が少なくなったら、担当者が補充する流れです。

※以前使用していた在庫管理表

部品はコード管理ができればよいのですが、コードがついていないものが多くあります。

同じ部品でも担当者によって記入する名称が違っていたり、文字が読みにくいなど管理をしている者にとって認識・判別作業はかなりストレスになっていました。

当社は特殊な機械を取り扱っているので専用の部品も多く、なかには規格化されていないものもあります。

そのためメーカー、卸、ユーザー間でのコミュニケーションでも行き違いが度々

ありました。とくに電話など口頭でのやり取りでは行き違いが非常に起こりやすく、注文したはいいものの全然違う部品が来て驚くということもあります。

またお客様の注文内容要望とは異なるものを納品してしまったことも…。こうした問題は元をたどると認識のちがいから生じるものでした。一筋縄にはいかない状況でしたが、zaicoを導入してから状況が大きく改善しはじめています。

zaicoを使った発注で仕様の認識ちがいを減らせている

zaicoを導入してからは共通認識をもちやすくなりました。

発注書について言えば、現段階で95％程度はzaicoを使っておこなっています。部品庫を見て、「ちょっと減ってきたかな」、「今度注文が来たら在庫切れを起こしそうだな」といったものがあれば、zaicoで発注書を作り、メーカーさんに発注しています。

zaico登録した物品はコード番号や仕様、画像情報などが紐づいているので受発注者相互の認識ちがいが起こりにくいという大きなメリットがあります。

おかげで今までバインダーに紙を挟んで保管していたところをスマートフォンで対応できるようになりました。zaicoアプリでチェックして、まとめてパソコンで発注するといった流れです。

現在、社内でzaicoを使っているのは現場作業員と事務員合わせて10人ほどです。

現場作業員が部品庫から品物を持ち出す際にスキャンをして、マイナス処理をしています。

そして、事務スタッフは毎日zaicoで状況を確認し、在庫が薄くなってきたなと思ったら随時注文するという流れになります。

棚卸にzaicoを使うことで在庫整理が進んでいった！

前々回、前回の棚卸から従来使ってきた帳簿と併用しながらzaicoを使うようになりました。すでに棚卸品の8～9割はzaicoに登録しまして、棚卸時にzaicoを活用しています。

zaicoに登録してQRコードを付ける作業をするときに、その物品をまだ保管しておくか、破棄してしまうかの選別作業が自ずとおこなわれ、在庫整理も進んでいきます。

古い機材の管理コストは目に見えない形で経営を圧迫しますが、そういったコストを減らす意味でもzaicoの導入効果はあると思います。

在庫管理基本情報

• 会社名：有限会社山下機械店
• 業種：製造業、漁業機械の販売・修理・整備
• 管理している物品：部品、社内備品
• 管理している品目数：13000
• ZAICO導入前の在庫管理方法：紙、エクセルの管理
• 利用開始：2016年頃
• 利用頻度：毎日
• QRコード：利用あり

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