QRコード活用で出庫ミスが激減！需要傾向を把握でき、営業活動のチャンスも増えた

2024/11/21

株式会社絨毯メンテナンス様：在庫管理基本情報

• 管理している物品：ペルシャ絨毯
• 管理している品目数：約5,000品目
• zaico導入前の在庫管理方法：紙(帳簿)に記録していた, Excelに記録していた
• 利用開始：2020年
• 利用頻度：ほぼ毎日
• 利用人数：3名
• バーコード・QRコード利用：あり

zaico導入前に抱えていた在庫管理の課題

• 商品（絨毯）の色や模様まで管理できない
• 出荷時に品番を間違えて出庫処理してしまうミスが多い
• 商品がどこに保管してあるかを調べるのに時間がかかる
• 商品の所在がわからないので実地棚卸ができない

zaico導入によって得られた効果は？

• 商品の写真を登録することで、色や模様も管理できるようになった
• 出庫処理のミスなどヒューマンエラーが10分の1に減った
• 何がどこに保管してあるかが瞬時にわかるようになった
• 効率よく棚卸をすることができるようになった

小売・卸売業の方向け

商品管理の課題を解決！

zaicoご紹介資料

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株式会社絨毯メンテナンス様に、zaico導入前の課題から導入後の効果までを伺いました！

ペルシャ絨毯の輸入卸・販売業務を行う絨毯メンテナンス様のzaico導入事例をご紹介します。2019年に展示会イベントでzaicoを知り、2020年より導入してくださいました。

以前は紙の書類やExcelで在庫管理をされており、どこに何があるのかを調べるのが大変だったり、出庫時に間違った商品を処理してしまうミスが発生したりといった課題がありました。zaicoを導入していただいてからは、ミスが大幅に減り、商品の所在が正確に把握できるようになったことで、これまでできていなかった実地棚卸もできるようになったそうです！

今回は、煩雑だった入出庫処理を効率化し、在庫管理や棚卸の改善に取り組まれている澤辺様に詳しくお話を伺いました！

株式会社絨毯メンテナンス　澤辺様

約5,000点のペルシャ絨毯を、本社と複数の販売店で管理

澤辺様：当社は、主にイランから輸入したペルシャ絨毯の販売を中心に事業を展開しています。多くは小売店様に卸販売をしていますが、実店舗とオンラインショップでの直接販売も行っています。また輸入品の販売に加え、絨毯のメンテナンスや修理にも対応しています。

絨毯メンテナンス様　店舗外観

澤辺様：zaicoでは絨毯を管理しており、現在の登録在庫数は約5,000点に上ります。販売店向けの商品は各販売店に、直接販売や修理依頼の商品は本社倉庫に保管しています。

絨毯メンテナンス様が管理・販売されているペルシャ絨毯

澤辺様：主にExcelと紙で管理していました。仕入れ先からいただく納品書を元に在庫リストを作成し、仕入れた商品が売れたら消し込みをします。保管場所を販売店に移す場合は、紙で預かり証を発行し、同じく該当商品をリストから消去していました。

「どこに何があるか分からない」「出庫処理でミスが起きる」をzaicoで解決

澤辺様：まず、各販売店へ移動させた商品の保管場所を確認することが困難でした。一度売れてしまった商品や、販売店に移動させた商品は在庫リストから消してしまうため、預かり証の控えなど、リスト以外の書類で保管場所を確認する必要があったからです。さらに書類上の所在と、現物の所在が合致しているかという確認をするためには、販売店に直接問い合わせる必要がありました。

また、出庫処理で作業上のミスが多く発生していたことも課題でした。たとえば、品番が「123」の商品を販売したのに、品番が「234」の商品をリストから消してしまうといったことがあったんです。このような商品情報の取り違えは、当社と取引先の両方で起こっており、社内だけでは対策が難しい状況でした。そもそも当社で扱う商品には、輸入タイミングが違えば異なる商品でも同じ品番が割り当てられていることがあり、ミスが起きやすい環境だと思います。

澤辺様：かなり改善されました。まず、zaicoには「保管場所」を登録できるので、商品をどの販売店に移動したかを簡単に追跡できるようになりました。また、「品番」に加え「サイズ」「種類」「画像」などの詳細情報を登録することで、品番以外の特徴から商品を識別することが可能になり、商品の取り違えが大幅に減少しました。

絨毯メンテナンス様の在庫一覧画面。写真に加え、品質やサイズ、ランクなど独自の項目を登録されています

澤辺様：商品の取り違えは、同じ品番が複数存在することにも由来するため、実は過去に品番を変更しようとしたこともありました。ところが作業が煩雑になってしまい、品番変更は諦めたんです。それがzaicoを導入したことで、品番以外の情報で商品を識別できるようになりました。その結果、同じ品番で別々の商品があったとしても、取り違えが発生しなくなったんです。

QRコードスキャンと画像登録で業務が大幅に効率化

澤辺様：2019年に展示会イベントでzaicoの説明を受けたことが導入のきっかけです。当時、複数の在庫管理サービスを比較検討していましたが、同じシステム内でQRコードを発行できる点に魅力を感じました。他社のサービスでは、別システムと連携してQRコードを発行する必要があり、手間とミス発生のリスクが懸念だったのです。

zaicoに在庫データを登録すると、QRコードが自動で発行されます（画像はイメージ）

澤辺様：実はオンプレミスのシステムを優先して検討していたのですが、コストが大きすぎると感じていました。zaicoの説明を聞く中で、クラウド型のサービスの方がランニングコストを抑えられることが分かり、zaicoの導入を決めました。本格的に運用を始めたのは2020年8月頃です。

澤辺様：QRコードの機能は非常に便利だと思います。QRコードを読み取ることで、現物と在庫データを正確に突き合わせることができるようになったからです。これで、以前は不可能だった棚卸作業も、手間をかけずに進められるようになりました。

QRコードをスキャンすると、商品情報を即座に呼び出せます

澤辺様：画像登録機能にも助けられています。zaicoは、スマホでQRコードをスキャンして呼び出した在庫データに、撮影した写真をすぐにアップロードできます。現物を見ながらスマホで作業ができるので、パソコンで作業するよりもミスが少なく、効率も良いと思います。

入庫・出庫の具体的な運用フロー

澤辺様：入庫処理では、仕入先からの納品通知を受けたら、まずzaico上で在庫データを作成し、商品情報を登録します。在庫データを作成するとQRコードが発行できますので、これを貼りつけた商品タグを作成しておきます。

次に商品が届いたら、作成しておいたタグを商品に取り付け、スマートフォンでQRコードを読み込みます。これでzaico上で該当の在庫データを呼び出せますので、商品の写真を撮影して在庫データに登録します。最後に入庫登録をして、在庫数を更新すれば処理完了です。絨毯はほぼ一点物なので、入庫処理をすると基本は在庫数が0から1になります。

※1：新規在庫データ登録方法はこちら
※2：QRコード付きラベル印刷方法はこちら
※3：画像の登録方法はこちら
※4：入庫データの登録方法はこちら

澤辺様：出庫の処理は、卸販売の場合と直接販売の場合で異なります。卸販売の場合、まず販売店に商品を送るときにQRコードをスキャンし、在庫データを呼び出してzaico上の保管場所を変更します。月末に販売店から売れた商品のリストが届いたら、zaicoで該当商品をまとめて出庫登録します。直接販売やオンラインショップの場合は、商品が売れた時点でzaicoで出庫登録をしています。

※1：保管場所を変更する（数量移動）方法はこちら
※2：出庫データの登録方法はこちら
※3：出庫データの登録方法はこちら

zaico導入で営業活動の幅が広がり、チャンスが増えた

澤辺様：zaicoを操作しているのは私を含めて3名です。入出庫だけでなく、修理を受ける際にも使っていますので、使用頻度はほぼ毎日です。

在庫データの閲覧という意味では、私や職人以外に、営業担当者もzaicoを使っています。営業は展示会などで外出することが多いのですが、外出先でお客様から問い合わせをいただくことがよくあるんです。zaicoはスマホからもアクセスできるので、その場で在庫状況を確認したり、zaicoに登録されている写真を見せながらお客様にご提案したりしています。

こうした営業活動は、Excelや紙で在庫管理をしていた頃はできませんでした。今はzaicoにアクセスすることで、どんな商品がどこにあるかをすぐに把握することができます。お客様とのやりとりも効率化され、機会損失が減りました。

ミスが激減し、需要傾向も把握できた

澤辺様：3つあります。1つは、商品の取り違えなど、入出庫処理をする中で起こるヒューマンエラーが大幅に減少したことです。体感で10分の1くらいまで減ったのではないかと思います。また、以前のExcel管理で所在が不明になってしまった商品についても、それが何なのか、いくつあるのかを把握できるようになりました。販売先で発見次第、すぐに再登録できる点も便利です。

2つ目は、営業活動の効率化です。zaico導入前は外出先での在庫確認が難しく、外出できる頻度が月1、2回に留まっていました。今は外出先でも簡単に在庫の確認ができるので、お客様に商品を販売するチャンスが増えました。

3つ目は、販売実績から需要傾向を把握ようになったことです。zaicoによって、出庫処理後も販売データを保持し、どこでどのような商品が売れたかを正確に把握・分析できるようになりました。これまで、勘と経験に頼って展示会の品揃えをしていた傾向があったのですが、今は売れ筋データに基づいて品揃えの最適化を図れていると思います。

嬉しいです。大変参考になるお話をお聞かせいただき、ありがとうございました！

輸入卸・販売業の在庫管理にzaico

今回は、絨毯という世界にひとつだけの商品を数多く取り扱う絨毯メンテナンス様の、zaico導入効果や具体的な活用方法についてご紹介しました。入出庫業務だけではなく、営業活動や発注業務の効率化にもzaicoをご活用くださっていて大変嬉しく思います。同業種の方はぜひ参考にされてみてくださいね！

販売拠点が複数ある企業様の在庫管理は、どうしても煩雑になりがちです。常にリアルタイムな在庫状況を確認・共有できるzaicoは、現場の業務効率化にお役立ていただけるのではないでしょうか。
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