「2人分の仕事を1人で回せているのはzaicoのおかげ」部品の管理や入出庫作業をみんなで分担できるようになった

2024/10/18

株式会社エヌワイビー様：在庫管理基本情報

• 管理している物品：食品製造機器用の部品
• 管理している品目数：1,300品目
• zaico導入前の在庫管理方法：在庫管理ソフトを購入して使っていた
• 利用開始：2023年
• 利用頻度：毎日
• 利用人数：6名
• バーコード・QRコード利用：あり

zaico導入前に抱えていた在庫管理の課題

• 在庫管理や入出庫作業が属人化していた
• 既存の管理システムの使い勝手が悪く、使える人が限られる
• どこに何があるか担当者しか分からない

zaico導入によって得られた効果は？

• 在庫管理や入出庫作業を複数人で分担して行えるようになった
• zaicoは操作がシンプルなので誰でも手軽に使える
• 検索機能やQRコードを活用し、担当者に聞かなくてもモノを探せるようになった

小売・卸売業の方向け

商品管理の課題を解決！

zaicoご紹介資料

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株式会社エヌワイビー様に、zaico導入前の課題から導入後の効果までを伺いました！

イタリア製食品機械の輸入販売を行う株式会社エヌワイビー様は、長野に本社、東京に営業支社を構える商社・日本総代理店です。業務用アイスクリームマシンなどを取り扱われていて、機械の修理やアフターメンテナンスも担われています。

修理に使用する部品を管理されていますが、以前は管理業務が属人化しており、どこに何があるかも特定の人しか把握していないという課題があったそう。属人化解消や入出庫作業の分担を目指してzaicoを導入してくださいました。
今回は、機械の出荷や修理用部品の管理をされているメンテナンス部の野村様にお話を伺いました！

どこに何があるか、担当者しかわからない状況

当社はイタリア製のお菓子を作る機械（アイスクリームマシンなど）の輸入販売商社です。zaicoは私（野村様）が所属する本社のメンテナンス部で導入しています。
メンテナンス部では、お客様先への機械の納品や設置、修理やアフターメンテナンスを行なっています。修理用の部品関係が倉庫にあり、その部品の管理にzaicoを使っています。例えばアイスを作るためのタンクやネジ、日常的に使って消耗していく部品なども管理しています。

zaico導入前、倉庫はそれなりに整理していたんですが、どこに何があるかは担当者しかわからない状況でした。倉庫管理の属人化をどうにかしたいというのが、在庫管理システムの導入を検討するようになったきっかけです。
また、当時はPOSレジシステムに付いていた機能を使って棚卸などをしていたのですが、倉庫を管理するには勝手が悪かったんです。操作の仕方が複雑で、担当者に丸投げしていたところもありました。そんな経緯もあって、より使いやすい在庫管理システムを新たに探し始めました。

11社の中からzaicoに決めた理由は「シンプルさ」と「価格」

11社ほどの在庫管理システムの資料を取り寄せて、そのうち4〜5社から実際に説明を聞きました。最終的には操作のシンプルさと価格に惹かれてzaicoに決めました。
いろんな機能がたくさん付いていて価格も高いシステムは他にもあったんですが、私としてはとにかく倉庫の管理、入出庫と棚卸がシンプルにできればいいなと思っていたのでzaicoが合っていました。

修理部品にQRコードを貼り付けて在庫管理

プリントzaicoを利用してQRコード付きのラベルを出力し、各物品に貼り付けて管理しています。

プリントzaicoでQRコードラベルを印刷

部品にラベルを貼って管理

あわせて、倉庫の棚番を一から振り直し、zaico上の「保管場所」という項目にそれぞれの物品が置いてある棚番を紐づけて登録しました。

棚番も整理し、zaico上の在庫データに紐づけて登録

棚番の地図

こうすることで、部品が倉庫のどこにあるか分からない人でも簡単に検索できますし、私が休みの日でも別の人が代わりに作業できるので助かっています。

追加項目としては、商品のイタリア語名、その部品が機械のどの分解図に当たるのかという分解図ナンバー、納品単価、仕入単価、メーカー、部品コードなどを登録しています。
各物品の写真も少しずつ登録しています。今後は慣れていない人でも、zaicoに登録した写真を見ればすぐにどの部品なのかが分かる、という状態を目指しているところです。

具体的な入出庫の運用フローは？

入庫
イタリアに発注をかけるので、実際に入庫するまで早くて2週間、遅いと3か月ほどのタイムラグが発生します。まず、発注したものを「発注済み」で入庫登録しておき、実際にモノが届いたら検品して「入庫済み」にステータスを変更しています。入庫関連の登録は、私がパソコンからまとめて行なっています。

部品の入庫登録は野村様がまとめてパソコンから行っています

今まで、発注のタイミングは担当者個人の感覚に依存していたのですが、zaicoを導入してからは発注点アラートが出ている物品のリストをまとめて上長に提出し、発注数を決めてもらって発注をかけるというオペレーションに整えました。

出庫
お客様へ出荷をする場合、注文が入ったらまず私が物品をピックアップ・梱包し、zaico上でステータスを「出庫中」にして出庫登録をします。次に事務スタッフが伝票入力と送り状の出力を行ない、出荷できる状態になったらzaico上のステータスを「出庫済み」に変えてもらっています。

一方、修理に行くときは必要な部品をいくつかピックアップするのですが、実際に使うかどうか分からないので、こちらも一度「出庫中」ステータスでzaicoに出庫登録します。修理から戻ってきたら、実際に使ったものだけを「出庫済み」にステータス変更しています。
メンテナンス部には5名のスタッフがおり、修理部品を出庫するときは各自のスマホか、倉庫に置いてあるタブレットでQRコードをスキャンしてzaicoに登録してもらっています。

部品の出庫時はスマホかタブレットでQRコードをスキャンして登録

外出時でも在庫状況の問い合わせにすぐ回答できる

一番便利だと思うのは、いつどこにいても在庫状況を見られることです。
外出中にお客様から「部品の値段を知りたい」といった問い合わせの電話がくることもよくあります。そんなときはスマホでzaicoの画面を開いて価格や在庫状況を確認し、すぐに返答できるので便利ですね。

zaicoを導入することで、作業を分担することもできました。今まで属人化していた入出庫の処理を、各担当者がやってくれるようになったんです。実は私の他にもう一人いた担当者が退職し、大半の業務を私が引き継ぐことになったのですが、それでも仕事を回せているのはもちろん周りのスタッフの協力あってのことですが、やはりzaicoのおかげで作業が楽になっているからだと思っています。

棚卸作業をみんなで分担できる

以前は赤外線リーダーでバーコードを読み込んで棚卸をしていました。赤外線リーダーは1台しかないので一人しか棚卸作業ができなかったのですが、これからは各自のスマホでスキャンできるので、棚卸をみんなで分担できるようになります。
棚卸は半期に1回行なっているので、次の棚卸ではさらに作業が楽になることを期待しています。

ちなみにzaico導入直後、以前使っていたシステムから物品の在庫データをそのままzaicoへ移したところ物品数は900件ほどだったのですが、2023年末に棚卸をしたら1,300件ほどの物品があって、数が全然合っていませんでした（苦笑）。ちゃんと登録できていないものがたくさんあったんだな、ということに気づきました。

今後は営業も外から在庫状況を確認できるように全社共有したい

工夫すればいろんな使い方ができるということが分かってきました。たとえば、部品を送るのには送料がかかるので、物品だけでなく「送料」も数十パターンzaicoに登録しています。部品の出庫登録をするときに、該当する送料を選んでセットにしておけば、事務スタッフが事務処理をする際に今回は送料がいくらかかるというのが一目で分かります。部品を送るたびに「今回の送料いくらですか？」というやりとりをする必要がなくなったので、楽になりました。

在庫データに送料を登録して、部品と一緒に出庫登録

ゆくゆくは全社員がzaicoを見て在庫状況を把握してくれるのがベストだと思っています。今はメンテナンス部だけで導入しているので、営業部に部品の在庫について問い合わせがあったときは、私たちの部署へ確認の連絡が来ます。今後は営業担当も自分のスマホでzaicoを見て、在庫状況や価格をその場で確認できるのが一番いいと思います。
今zaicoに登録できているのは全物品の3分の1ほどなので、すべて登録できたら営業部にも運用範囲を広げて、全員でzaicoを使って情報共有したいと考えています。

修理・メンテナンス部品の在庫管理にzaico

今回は、機械部品をzaicoで管理されている株式会社エヌワイビー様の導入事例をご紹介しました。在庫管理や入出庫処理の負担が特定の人に偏ってしまっていた状況を、zaicoを活用いただくことで見事に解消されました。同様の業種や似たような課題をお持ちの方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

なお、野村様に「zaicoを使っていてお困りごとはないですか」と伺ったところ、切り出して使うチューブ型の部品の管理をもっと便利にしたいとのこと。たとえば1箱100メートルで納品され、毎回異なる長さ分カットして使う（出庫する）チューブを効率的に管理されたいとお話しいただきました。
そこでzaicoの「単位換算機能」をご案内させていただきました。シーンによって異なる単位を自動変換する機能なので、エヌワイビー様のように、箱単位で入庫した物品をメートル単位で出庫する、といった管理をしたいときに便利です。
これからzaicoをもっと便利にお使いいただけるようアップデートしてまいりますので、ぜひさまざまな機能をお試しいただければと思います！

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