1万件の備品データを一括管理。検索しやすく、廃棄や配置換えの処理もスムーズに

会社・団体名: 美瑛町役場

業種: 官公庁・自治体

従業員数: 101〜1000名

地域: 北海道・東北

管理物品: 備品

課題: どこに何があるか把握したい

活用機能: 項目追加 / 保管場所登録 / データ一括登録/ダウンロード

2024/10/29

美瑛町役場様：在庫管理基本情報

管理している物品：備品
管理している品目数：10,000超
zaico導入前の在庫管理方法：別のシステムを使用していた
利用開始：2021年
利用頻度：月1～2回（多い時は週1～2回）
利用人数：40名（15部署）
バーコード・QRコード利用：なし

zaico導入の目的は？

1万点を超える備品の取得、移動、廃棄状況をシステムで一括管理したい

zaico導入によって得られた効果は？

取得日や移動内容など、具体的な情報を紐づけて備品データを管理できるようになった

小売・卸売業の方向け

商品管理の課題を解決！

zaicoご紹介資料

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美瑛町役場様に、zaico導入前の課題から導入後の効果までを伺いました！

北海道・美瑛町役場様のzaico導入事例です。1万件を超える備品管理にzaicoをご利用くださっており、「誰でもマニュアル不要で操作できる」シンプルな操作性を評価いただいています。美瑛町役場様では、入庫や出庫の処理は行わず、備品の移動や廃棄が発生したときに在庫データを編集・更新するという運用をされています。

今回は、zaicoを使った備品管理を中心的立場で行われている会計課の柴田様、餌取（えとり）様に詳しくお話を伺いました！

美瑛町役場の柴田様（写真右）、餌取様（同左）

zaicoで1万点を超える備品を管理

――zaicoで管理されている物品はどのようなものですか？

柴田様：机や椅子、パソコンといった事務用備品から車両、冷蔵庫、テニスコート用ネット、絵画など幅広い備品を管理しています。当役場に置いてあるものはもちろん、他の施設で管理しているものや、廃棄したもの、廃棄はしていないけれど当庁の管轄から離れたものなども含め、10,000点を超える備品をzaicoに登録しています。

――zaicoを導入されたきっかけは何だったのでしょうか？

柴田様：zaicoが目に留まったのは、ちょうど以前使っていたシステムの保守期限が切れる頃でした。新しい備品管理システムを探していたところ、取得日や購入価格などを自由に登録でき、その条件で絞り込み検索もできることが決め手となり、zaicoを導入しました。

――どのようにzaicoを使ってくださっていますか？

柴田様：備品の「新規取得」「廃棄」「配置換え」「管理換え」が発生したときに、zaicoで登録・処理をしています。
新規取得したときは、zaicoで新規在庫データを作成します。廃棄、配置換え、管理換えが発生したときは、zaicoで各備品のデータを編集し、保管場所などを更新しています。

在庫編集画面から保管場所を変更できます（画像はサンプル）

追加項目で独自の「管理番号」を登録

――備品のデータはどのように登録されていますか？

柴田様：当役場ではzaico導入前から、備品一つひとつに固有の管理番号を付与して識別しています。zaicoでも「追加項目」として独自の管理番号を作成し、備品のデータに紐づけて登録しています。

備品には「管理番号」を付与して管理

例えば同じ「モニター」でも、複数台あれば、台数分の在庫データをzaicoで作り、それぞれに管理番号を付与して管理しています。

同じ「モニター」でも在庫データを分け、固有の管理番号で管理されています（画像はサンプル）

――備品1つにつき、1件の在庫データを作成しているのですね。写真は登録されていますか？

柴田様：古い備品のデータには、写真が登録できていないものもありますが、基本的に新規に登録する備品のデータには必ず写真を登録するようにしています。

――写真が登録できると便利ですか？

柴田様：便利ですね。部署異動によって担当職員が変わることはよくありますので、担当となった部署にどの備品があるかを正しく把握するためには、写真がとても役立ちます。

部署ごとにユーザー権限を「編集」と「閲覧」で分けて運用

――備品を移動・廃棄した場合の、実際の運用フローを教えてください。

餌取様：まず、各部署の職員が閲覧用アカウントでzaicoにログインし、在庫データと実際の備品を照らし合わせた上で、zaicoで修正が必要な内容を書類に記入します。例えば、「X課にある備品AをY課に移動したい」「備品Bを廃棄したい」といった内容です。
その書類を会計課で受け取って確認し、私が管理用アカウントでzaicoにログインして、在庫データを編集しています。

――部署ごとにユーザー権限を分けて使用されているのですね。

美瑛町役場様で活用いただいているユーザー別操作権限について

ユーザーごとに「操作権限」を設定し、できる操作を制御することが可能です。
「管理者権限」と「編集権限」を持つユーザーは、在庫データの閲覧や更新、削除ができます。一方で「閲覧権限」のみのユーザーは、在庫データを閲覧することのみ可能となり、編集や削除をすることはできません。

餌取様：会計課以外の部署でzaicoにログインするユーザー権限は「閲覧」のみとしています。実際のzaico上での編集や更新作業は、管理者権限を持つ会計課が取りまとめて行っています。

会計課の柴田様、餌取様がパソコンからzaicoの編集・更新作業を行われています

――zaico上の処理はどのくらいの頻度で行われるのですか？

餌取様：頻度は月に1〜2回程度です。ただ例年4月に人事異動があり、これに伴って備品の移動も増えるため、4月だけは週に1～2回ほど処理が発生します。

備品の集計や資産計上に、zaicoのデータをCSVダウンロードして活用

――棚卸はされていますか？

柴田様：棚卸ではないのですが、4年に一度行われる監査のタイミングで、直近の4年間で新規取得した備品や廃棄した備品、移動・配置換えになった備品の集計をしています。
備品の棚卸については、これまで当役場では業務として確立されていませんでしたが、zaicoを導入してからは棚卸も簡単にできそうなので、定期的に実施していくことを考えています。

――備品の集計に、zaicoは役立っていますか？

柴田様：はい。zaicoに登録している在庫一覧データをCSVでダウンロードして、集計に利用しています。その他、資産計上のタイミングで行う取得価格の集計にもzaicoのCSVデータを活用しています。各備品のデータには追加項目として「取得価格」も登録しているので、集計に役立てることができています。

マニュアル不要で誰でも使える、操作のシンプルさがいい

――zaicoのどんな機能が便利に感じられますか？

餌取様：在庫一覧画面で複数の備品を選択して「一括編集」できるのが便利です。当役場では複数の備品をまとめて廃棄したり、配置替えや管理替えを行ったりすることがあるので、zaico上でもまとめて同じ処理をすることができて重宝しています。

在庫データの一括編集で、まとめて同じ操作をすることができます（画像はサンプル）

餌取様：直感的に操作できるのもzaicoの良いところです。新規の備品を登録する際、マニュアルがなくてもすぐにできるというのは便利ですね。
また、備品の検索をする時にも操作性の良さを感じています。

保管場所や管理番号など、独自で設定した項目で絞り込み検索ができます（画面はサンプル）

――新しい職員の方でも、すぐにzaicoをお使いいただけそうですか？

柴田様：はい。今後、zaicoの操作をそれぞれの備品担当者にお願いしようと検討していますが、使い方がシンプルなのでレクチャーなどの必要性は今のところ感じていません。入出庫や数量移動といった複雑な作業が発生しないこともあり、簡単に作業してもらえるのではと考えています。

今後はQRコードスキャンを活用していきたい

――今は使っていないけれど、今後使ってみたいzaicoの機能はありますか？

餌取様：モバイル端末でQRコードを読み取って検索できる機能は使ってみたいと思っています。備品の情報を照会したい時、今はパソコンでzaicoを開き、各備品の管理番号を入力して検索しています。これをQRコードスキャンに置き換えられれば、スマホをかざすだけで登録情報を見られるようになるので、かなり便利になりますよね。

――パソコンよりも手軽に検索できるようになるかもしれませんね。

餌取様：ただ、当役場には過去に積み重ねてきた備品がたくさんあるので、全ての備品にQRコードを貼っていくのが今は難しい状況です。将来、棚卸や備品の保管状況をチェックする時にもQRコードスキャンを活用できるよう、運用方法を検討していきたいですね。

――ご運用について、いつでもご相談ください！本日は貴重なお話をお聞かせいただき、ありがとうございました。