業務の流れを整理し、業務の効率化や改善を進めるために「業務フロー図」を活用する場合があります。
適切に業務フロー図を作成すれば、作業の抜け漏れを防ぎ、業務プロセスの見える化や効率化の実現に役立てることができるでしょう。
しかし、どのように業務フロー図を作成すればよいのか、どの種類を使うべきか、といった業務フロー図の書き方・業務フロー図の作り方がわからない場合もあるかもしれません。
業務フロー図の書き方・作り方、業務フロー図の基本的な種類や作成手順、効果的な業務フロー図を作成するためのポイントを確認していきましょう。
業務フロー図の書き方・作り方を知る
業務フロー図は、 業務の流れを明確にすることで、誰が・いつ・どのように作業を進めるのかを整理するためのものです。
適切に作成することで、業務の流れが可視化され、業務の効率化や改善がスムーズに進みます。
フローを視覚的に整理することで、作業の漏れや誤りを防ぐことが可能になったり、業務の流れを短時間で理解しやすくなることで新人教育の時間を削減できたりと、業務フロー図にはさまざまな役割があります。
どのプロセスで時間がかかっているのか、どの部分が改善できるのかを把握しやすくなるため、業務効率化を考える際にも使用されます。
業務フロー図はさまざまな場面で役立つツールであるため、適切な業務フロー図の書き方・作り方で作成することが重要です。
業務フロー図の種類と書き方・作り方
業務フロー図にはいくつかの種類があり、それぞれ目的に応じて使い分ける必要があります。
業務フロー図を作成する目的は、業務の流れを明確にし、関係者が理解しやすい形に整理することです。
代表的な業務フロー図の種類と特徴別の業務フロー図の書き方・作り方を確認していきましょう。
プロセスマップ
プロセスマップは、業務の流れを大まかに可視化するための図です。
シンプルな構成で、主に業務全体の概要を把握する際に活用されます。
業務の全体像を把握したり、業務プロセスの標準化を図るためにボトルネックを特定したりするのに役立ちます。
- 業務の主要な流れをリストアップする
- 大まかな業務ステップを定義する
- シンプルな図として視覚化する
- 関係者と共有し、改善点を探る
一般的にこのような流れがプロセスマップの作成手順になります。
スイムレーン図
スイムレーン図は、関係者ごとの業務プロセスを明確にするための図です。
業務の担当者や部署ごとに「レーン」を作成し、各業務の役割と流れを整理します。
業務の担当者ごとの役割を明確にしたり、複数部門やチーム間の連携を可視化したりして、業務プロセスの責任範囲を整理するのに便利な図です。
- 関係者（部署や担当者）を特定する
- スイムレーン（区分）を作成する
- 各レーン内で業務の流れを描く
- 関係者間の連携を矢印で示す
一般的にこのような流れがスイムレーン図の作成手順になります。
データフロー図
データフロー図（DFD）は、業務におけるデータの流れを可視化するための図です。
システム開発などで使用されることが多く、データの入出力や処理の関係を整理する際に役立ちます。
システム開発やデータ処理の可視化や、業務データの流れを整理や最適化して、データのやり取りの改善点を明確にするのに役立ちます。
- 業務内のデータの流れを洗い出す
- 各プロセスの入力・出力を整理する
- データの流れを矢印で示す
- システムとの関連性を明確にする
一般的にこのような流れがデータフロー図の作成手順になります。
業務フロー図の書き方・作り方の流れ
業務フロー図を作成する際には、適切な手順を踏むことが重要です。
業務プロセスの全体像を明確にし、作業の流れを整理したうえで、視覚的に理解しやすいフロー図を作成します。
基本的な業務フロー図の書き方・作り方の流れを確認していきましょう。
業務プロセスの洗い出し
業務フロー図を作成する最初のステップは、業務の流れを整理し、必要な作業を明確にすることです。
業務がどのように開始され、どのようなステップを経て完了するのかを可視化することで、作業の抜け漏れや業務の重複を防ぐことができます。
特に、現場の担当者からのヒアリングを行い、実際の業務の進め方を把握することが重要です。
また、非効率なプロセスを発見し、業務改善のための指標として活用できます。
- 関係者へのヒアリングを行い、実際の業務プロセスを把握する
- 業務ごとの入力（開始条件）と出力（結果）を明確にする
- 業務のボトルネックや改善すべきポイントを洗い出す
これらのポイントをしっかりとおさえて進めましょう。
業務のステップを整理
業務プロセスを洗い出したら、次にそれぞれの作業を適切なステップに分解し、整理していきます。
このとき、業務の流れを可視化しながら、各作業の役割と担当者を明確にすることが重要です。
また、業務が複数の担当者や部署をまたぐ場合は、それぞれの役割が明確に示されているかを確認しながら整理を進めます。
- 業務の順序をリストアップし、必要なステップを整理する
- 必要に応じてタスクをグループ化し、全体の流れを簡潔にする
- 余分な作業や重複しているプロセスを特定し、削減できるか検討する
これらの整理する際のポイントを意識して進めましょう。
フロー図のルールを決める
フロー図を作成する際には、関係者が統一したルールで業務フローを理解できるように、記号やフォーマットを統一することが重要です。
たとえば、プロセスを示す四角形、判断を示すひし形などの記号を標準化することで、直感的に業務の流れを把握しやすくなります。
また、フロー図の色や矢印の方向も統一し、関係者全員が理解しやすい形に整えることが大切です。
- プロセス＝四角形、判断＝ひし形など、使用するフローチャート記号を決定する
- 記号や矢印の使い方に統一ルールを設け、関係者が理解しやすいようにする
- チーム内でルールを共有し、統一したフォーマットで作成する
ルールを決める際には、このようなことを意識して決めていきましょう。
関係者の役割と責任を明確にする
業務フロー図をより実用的なものにするためには、関係者の役割や責任を正確に整理し、それをフロー図に反映させることが必要です。
業務が複数の担当者によって行われる場合、それぞれの責任範囲を明確にしなければ、業務の属人化や作業の抜け漏れにつながる可能性があります。
スイムレーン図を活用することで、各担当者の業務範囲を明示し、責任の所在を可視化することができます。
- 各業務プロセスに関与する担当者・部署を明確にする
- スイムレーン図などを活用し、業務の担当範囲を可視化する
- 役割と責任が重複・不足していないかを確認し、業務を最適化する
実際に運用や業務をする上でも重要なのであらかじめ明確にしておきましょう。
業務フロー図の書き方・作り方のポイント
分かりやすく、実用的な業務フロー図を作成することで、業務の効率化や改善につなげることができます。
業務フロー図の書き方・作り方のポイントを確認していきましょう。
シンプルでわかりやすく作る
業務フロー図は、誰が見ても理解しやすいように、シンプルに作成することが重要です。
複雑な業務フローを細かく記述しすぎると、かえって理解しにくくなるため、重要なポイントを押さえつつ簡潔に表現しましょう。
そのためには、標準的なフローチャート記号を用いることや、図を作成する目的（現状把握、改善提案、マニュアル用など）に応じて記述の粒度を調整することが有効です。
プロセスの流れを整理し、必要のない情報は削減することで、直感的に理解しやすい図になります。
業務プロセスの関係性を明確にする
業務フロー図の目的は、業務プロセスの流れと関係性を明確にすることです。
作業の前後関係や、どのプロセスがどの業務に影響を与えるのかを示すことで、関係者間の認識を統一できます。
このようにプロセスを可視化することで、業務のボトルネックや非効率な部分を発見し、改善点を見つけ出す手助けとなります。
また、新人教育や業務引き継ぎの際の説明資料としても非常に有効です。
特に、業務が複数の部署や担当者にまたがる場合は、スイムレーン図を活用し、担当範囲と業務の流れを明確にすることが大切です。
分岐や例外処理を適切に表現する
業務には、条件によって処理が変わるケースや例外処理が発生することがよくあります。
これらの分岐点を適切に表現し、どの条件でどのルートに進むのかを明確に示すことが重要です。
フロー図では、分岐を表す記号を活用し、条件ごとの判断基準を簡潔に記載することで、誤解を防ぎます。
分岐を描く際は、想定される全ての条件を網羅し、「その他」の場合の処理も明記することが大切です。
例外処理についても、エラー発生後の具体的なアクション（担当者への通知、処理中断など）まで示すことで、より実用的なフロー図になります。
定期的に見直し・改善する
業務プロセスは時間とともに変化するため、一度作成したフロー図も定期的に見直し、改善することが必要です。
例えば、年に一度や業務プロセスに大きな変更が生じた際など、見直しのタイミングを定めておくことが推奨されます。
その際には、現状との乖離はないか、さらなる改善の余地はないかといった観点で評価しましょう。
また、業務の変化や新たな課題に対応するため、定期的に関係者と協議し、最新の状態を反映させるようにしましょう。
特に、業務の効率化やデジタル化が進む現代では、フロー図をアップデートすることで、より効果的な業務改善につなげることができます。
業務フロー図の書き方・作り方を理解しよう
業務フロー図を適切に作成することで、業務の流れが可視化され、業務の効率化や改善がスムーズに進みます。
手順やポイントを参考にしながら、ぜひ実際に業務フロー図を作成してみてください。
また、在庫管理業務の効率化や棚卸しの改善に業務フロー図は効果的ですので、業務フロー図の書き方・作り方を適切にして見直してみるといいかもしれません。
さらに、在庫管理業務の業務フロー図を見直す中で無駄や課題が発見される場合もあるかもしれません。
このように在庫管理業務の改善や効率化をお考えであれば、業務フロー図で確認してみるとともに、「クラウド在庫管理システムzaico」のご利用もご検討ください。
