製造業や修理業など、部品の在庫管理は業務の効率性やコスト削減に直結します。
部品の在庫管理にエクセルを活用することで手軽に管理できる一方で、入力ミスやリアルタイム性の欠如といった課題もあります。
部品の在庫管理をエクセルでする方法やその改善策、部品の在庫管理にはエクセルではなく在庫管理システムの導入が良い理由について確認していきましょう。
部品の在庫管理をエクセルで行うことは可能？
部品の在庫管理をエクセルで行うことは可能です。
エクセルは低コストで導入でき、カスタマイズが自由に行えるため、多くの企業や個人事業主が部品に限らずさまざまな在庫管理に利用しています。
ただし、データの手入力が基本となるため、管理の精度や効率性に課題が生じることがあります。
部品の在庫管理にエクセルを活用する場合は、適切な関数やピボットテーブルを駆使し、より正確かつ効率的な管理を行うか、簡易的な管理に留めるなどの使い方の工夫が必要です。
部品の在庫管理をエクセルでするポイント
部品の在庫管理をエクセルでする際にはどのような点を意識する必要があるのでしょうか。
部品の在庫管理をエクセルでするポイントを確認していきましょう。
基本項目を明確にして在庫管理表を作成する
まず、管理する項目を明確にし、在庫管理表を作成します。
「品番」「品名」「仕入れ日」「現在庫数」「発注点」「仕入先」などの項目を設定し、統一されたフォーマットで記録することで、情報の整理が容易になります。
必要な情報は業種や扱うもので変わるので、必要な項目をしっかりと洗い出しましょう。
関数を活用して在庫数を自動計算する
エクセルのSUM関数やIF関数を使用することで、入出庫データを自動計算し、在庫数をリアルタイムで更新できます。
例えば、「現在庫数＝前回在庫＋仕入数－出庫数」といった計算式を組み込むことで、手作業による記録ミスを防ぐことができます。
ピボットテーブルで在庫の動きを可視化する
ピボットテーブルを活用すると、在庫の変動や消費傾向を視覚的に把握しやすくなります。
特に、月ごとの仕入れ数や出庫数を分析することで、需要予測を行い、発注の最適化につなげることが可能です。
定期的な棚卸を実施しデータの整合性を保つ
エクセルで管理する場合、定期的に棚卸を実施し、記録された在庫数と実際の在庫数を照合することが重要です。
月に一度や四半期ごとにチェックすることで、在庫のズレを最小限に抑えることができます。
エクセルに限界を感じたら移行を検討する
エクセルでの管理には限界があり、リアルタイムでの在庫更新や自動発注などの機能が不足しています。
また、大量の部品を扱う場合や、より精度の高い管理が求められる場合は、在庫管理システムの導入を検討するのも有効な選択肢です。
適切な在庫管理を求めるのであれば、エクセルに固執せずに在庫管理システムの利用も視野に入れておきましょう。
部品の在庫管理をエクセルでするメリット
エクセルは、多くの企業で一般的に利用されている表計算ソフトであり、部品の在庫管理にも適用できます。
部品の在庫管理をエクセルでするメリットを確認していきましょう。
低コストで始められる
エクセルは、ほとんどの企業や個人事業主がすでに導入している可能性が高いソフトウェアであり、新たな費用をかけずに在庫管理を始められる点が大きな魅力です。
特に、小規模な事業者にとって、高価な在庫管理システムを導入するのは難しいため、エクセルを利用することで、初期費用をかけずに在庫管理を実施できます。
自由にカスタマイズできる
エクセルはカスタマイズ性が高く、自社の業務フローに合わせた在庫管理表を作成できます。
必要な項目を自由に設定し、業種や取り扱う部品に応じた管理方法を構築できるため、特定のソフトウェアの仕様に縛られることなく、最適な管理方法を実現できます。
また、必要に応じて追加のシートやフォーマットを変更することも簡単にできます。
関数やピボットテーブルでデータ分析が容易
エクセルには、在庫の数値を自動計算できる関数や、データの集計・分析ができるピボットテーブルが搭載されています。
SUM関数を用いて在庫数を自動計算したり、IF関数を使って発注点を管理するなど、データの整理と処理が可能です。
さらに、ピボットテーブルを利用すれば、月ごとの在庫推移や消費傾向を簡単に可視化でき、発注や仕入れの計画を立てる際に役立ちます。
手軽に使い始めることができる
エクセルは特別なスキルがなくても基本的な操作ができるため、すぐに在庫管理を始められます。
初心者でも簡単に入力・管理ができるため、シンプルな在庫管理を求める場合に最適です。
また、インターネット上にはエクセルの在庫管理テンプレートが多数提供されており、それらを活用することで、手間をかけずに管理をスタートすることも可能です。
部品の在庫管理をエクセルでするデメリット
エクセルは手軽に在庫管理を始められるツールですが、大規模な在庫管理やリアルタイム性が求められる業務では限界があります。
部品の在庫管理をエクセルでするデメリットも確認していきましょう。
入力ミスやヒューマンエラーが発生しやすい
エクセルは手入力が基本となるため、データの誤入力や計算ミスが発生しやすくなります。
例えば、在庫数を更新する際に入力ミスが生じると、実際の在庫と記録された在庫にズレが発生し、誤った発注や欠品を引き起こす可能性があります。
特に、複数の担当者が管理する場合は、フォーマットの統一や入力ルールの徹底が求められます。
リアルタイムの更新が難しい
エクセルはクラウド型の在庫管理システムと異なり、リアルタイムでのデータ更新が困難です。
複数の担当者が同時にアクセスできないため、在庫数の最新情報を即座に把握することが難しくなります。
特に、在庫の動きが激しい環境では、管理の遅れが生産や販売に影響を及ぼす可能性があります。
データ量が増えると処理速度が低下する
エクセルのファイルサイズが大きくなると、処理速度が低下し、作業効率が悪化します。
特に、大量の部品を扱う企業では、在庫データの増加に伴い、ファイルの読み込みや計算が遅くなり、業務の負担が増加します。
データを分割するなどの工夫もできますが、管理の手間が増えてしまうのが課題です。
在庫管理の自動化が難しい
エクセルでは、在庫の自動発注やアラート機能を備えていないため、すべての作業を手動で行う必要があります。
例えば、在庫が一定数を下回った際に自動で発注を行うシステムを導入する場合、エクセル単体では対応できず、別途プログラムを作成する必要があります。
そのため、作業の効率化を図るには限界があり、業務が煩雑になる可能性があります。
セキュリティ面でのリスクがある
エクセルは基本的にローカル環境で使用されるため、データの紛失や外部漏洩のリスクがあります。
ファイルのバックアップが適切に行われていないと、誤って削除した場合に復元できないこともあります。
また、パスワードを設定しない限り、誰でも編集できるため、不正アクセスやデータ改ざんのリスクも考慮しなければなりません。
部品の在庫管理はエクセルより在庫管理システムが良い理由
エクセルで部品の在庫管理をすることは可能ですが、在庫管理システムを利用したほうが良いでしょう。
部品の在庫管理はエクセルより在庫管理システムが良い理由を解説します。
入力ミスや計算ミスが発生しにくい
エクセルでは、手作業によるデータ入力が基本となるため、入力ミスや計算ミスが発生しやすくなります。
一方、在庫管理システムを利用すれば、バーコードスキャナーやRFIDなどの技術を活用し、正確なデータ入力が可能になります。
人的ミスを大幅に削減し、在庫情報の精度を向上させることができます。
在庫のリアルタイム更新が可能になる
エクセルでは、在庫データの更新を手作業で行うため、複数の担当者が同時に編集することが難しく、情報のズレが発生しやすくなります。
在庫管理システムでは、クラウドベースでの管理が可能となり、リアルタイムで在庫情報を更新・共有することができます。
倉庫や店舗のどこからでも最新の在庫状況を把握でき、迅速な対応が可能になります。
在庫の追跡やトレーサビリティが向上する
在庫管理システムでは、ロット管理やシリアル番号管理が可能なため、部品ごとの在庫の流れを正確に追跡することができます。
不良品の管理やリコール対応が容易になり、品質管理の精度も向上します。
また、過去の取引履歴を参照することで、どの部品がどの製品に使用されたのかを確認することも可能になります。
発注管理の自動化で欠品や過剰在庫を防ぐ
エクセルでは、発注点の設定を手作業で管理するため、発注ミスが発生しやすくなります。
特に、在庫数の把握ミスにより、必要以上に仕入れたり、逆に必要な部品が不足したりすることがあります。
在庫管理システムでは、最適な発注点を自動で計算し、一定の在庫水準を下回るとアラートが出て発注漏れを防ぐことができます。
これにより、欠品や過剰在庫を防ぎ、適正な在庫管理を維持することができます。
データの活用がしやすくなる
在庫管理システムでは、リアルタイムの在庫データをもとに、在庫回転率や売上予測などの詳細なレポートを作成することが可能です。
経営者は在庫の動向を把握し、より的確な意思決定を行うことができます。
エクセルでもデータ分析は可能ですが、手作業が必要となるため、時間と労力がかかります。
システムを導入することで、迅速なデータ分析が可能となり、経営戦略の策定に役立ちます。
部品の在庫管理はエクセルよりzaico
在庫管理システムは、エクセルの限界を補い、より正確で効率的な管理を実現するための有力な選択肢です。
部品の在庫管理をエクセルから移行する場合は、「クラウド在庫管理システムzaico」の導入をご検討ください。
zaicoは、在庫の更新内容をリアルタイムで同期して在庫を可視化し、在庫管理の負担、欠品・過剰在庫を大幅に削減するクラウド在庫管理アプリになり、インターネット環境さえあれば時間や場所を問わずにアクセスできます。
製造業、小売・卸売業、建設・不動産業を中心に、さまざまな企業・団体で導入し、在庫管理にかかる時間を大幅にカットするなど、効果を実感いただいています。
部品の在庫管理をエクセルから移行したい、部品の在庫管理のために在庫管理システムを探している方はお気軽にzaicoにお問い合わせください。
