棚卸作業に課題を感じて、棚卸を改善したいと考えるケースは少なくありません。
棚卸作業はミスが生じれば大きな影響がありますし、棚卸自体も手間が多い作業のため、棚卸を改善することができれば、さまざまな部分に良い効果をもたらすことが期待できます。
棚卸を改善することの必要性やメリット、棚卸の改善方法、クラウド在庫管理システムzaicoを導入して、棚卸を改善した具体的な事例を確認していきましょう。
棚卸の改善とは？
棚卸の改善とは、在庫管理において発生する棚卸の効率性や正確性が以前の状態よりも向上することを意味します。
具体的には、以下のような改善が見られると「棚卸の改善」といえるでしょう。
- 作業時間の短縮
- 在庫の精度向上
- コストの削減
- ミスの削減
- 在庫の透明性向上
棚卸の改善は、以前のやり方よりも迅速かつ正確に在庫を管理できるようになり、業務効率がアップした状態を指します。
また、棚卸差異や在庫の紛失、数え間違いなど棚卸作業内で発生していたミスの解消や削減ができた場合も改善と考えていいのではないでしょうか。
棚卸を改善する必要性と効果
棚卸を改善することで、どのような効果があるのでしょうか。
なぜ棚卸の改善が必要なのか、棚卸の改善をすることでどのような効果があるのかを確認していきましょう。
棚卸の時間を削減できる
棚卸時間の削減も棚卸が改善されたといえる部分です。
定期的な棚卸は適切な在庫管理のために必要ですが、その度に時間がかかってしまうという場合もあるでしょう。
規模が大きければ、担当者総動員で数日がかりで、棚卸をしているという話も珍しくありません。
棚卸を改善し、棚卸にかかる時間を削減することもできれば、通常業務の中断を最小限にすることができます。
人的コストを削減できる
棚卸を改善することで、人員コストの削減が期待できます。
棚卸に必要な人数が多いほど、その分の人件費がかかります。
また、棚卸作業が不慣れであるほど、作業効率も落ちるだけでなく、ミスも発生しやすくなるでしょう。
棚卸の改善によって、少ない人数でもできる効率的な棚卸の仕組みを作ることができれば、従業員が他の重要な業務に集中できるようになるため、企業全体の生産性向上に繋がります。
棚卸差異の発生リスクを減らせる
棚卸の改善によって、棚卸差異が起きるリスクの削減が期待できます。
例えば、手打ちの集計や、異なる媒体への転記作業が多い棚卸フローであれば、在庫の差異が起きるリスクは上がってしまいます。
棚卸の結果として在庫数が合わないことで、作業のやり直しが必要になるだけでなく、帳尻を合わせるために追加の発注を行い、過剰在庫に繋がってしまうかもしれません。
方法を見直すといった棚卸作業の改善をすることで、正しく在庫数を把握することができれば、棚卸差異の発生リスクを減らすことができるでしょう。
ヒューマンエラーを減らせる
棚卸の改善は、ヒューマンエラーの課題解決につながります。
棚卸の工程は単純作業でも、在庫の数や種類が多ければ多いほど、人的なミスが起きやすくなるものです。
在庫のカウント漏れや、記入ミス、商品間違いや、商品名の読み間違いなど、人が介在する作業である以上は、どうしても発生してしまいます。
しかし、棚卸の改善を行うことで、こうしたヒューマンエラーは減らすことが可能です。
写真やラベルをつけて商品の間違いを防いだり、手入力の工程をシステム化することで、棚卸の際の人的ミスの発生リスクを減らすことができます。
過剰在庫・欠品リスクを減らせる
棚卸の改善は、過剰在庫や欠品リスクの減少に繋がります。
棚卸に課題がある企業は、倉庫内が整理整頓されていなかったり、入出庫管理が正確にできていないといった問題も抱えているケースが多いです。
棚卸をする度に、実際の在庫数と理論在庫数の差を発見し、急ぎ発注をかけることで過剰在庫を産んでしまう可能性があります。
また、帳簿には在庫があったけど「実は欠品していた」ことに、棚卸によって気づくこともあるでしょう。
棚卸の方法や頻度を見直すことで、在庫数を正確に把握できるようになり、過剰在庫や欠品リスクの減少が期待できます。
棚卸を改善するには？
棚卸を改善するには、どのような方法があるのでしょうか。
具体的な棚卸の改善方法を確認していきましょう。
棚卸・検品方法を見直す
棚卸を改善するには、まずは現在の棚卸方法を見直しましょう。
そもそも棚卸作業とは、店舗や倉庫にある全ての在庫を、実際に手と目を使って数える作業です。
また、検品を行い、品質のチェックを行います。
企業によって、商品、製品、材料、仕掛品など在庫の数や種類は様々ですし、保管方法も異なるでしょう。
最適な棚卸方法を検討する上で、まずは現在の棚卸作業の工程を細かく可視化することから始めましょう。
各工程ごとに特にチェックすべきポイントや、ミスが発生するリスクがある場面などを洗い出し、必要な作業・人員を計算していきます。
このように、工程全体を見直すことで、無駄な重複作業や検品のチェック項目の漏れ等がないか確認します。
在庫管理のフローを見直す
棚卸の改善のため、在庫管理のフローを見直す必要があります。
普段の在庫管理のどこかに、棚卸を複雑にしている原因があるかもしれません。
例えば、入出庫の度に在庫の位置が変わってしまったり、在庫を山積みにして取り出しにくい状況を作ってしまったりしていては、棚卸作業で在庫数を正しくカウントするのが難しくなってしまいます。
普段の入出庫や整理整頓のルールなどを見直すことで、どこにどんな在庫があるか分かりやすくなり、棚卸作業もやりやすくなるでしょう。
また、在庫管理のフローが改善されれば、棚卸前の準備作業もスムーズになることが期待できます。
具体的には、出庫予定の品目や入荷予定の品目を事前に把握しておくことで、棚卸時にどの在庫を確認すべきか、優先的にチェックすべきものが明確になるでしょう。
在庫リストに画像を載せる
在庫リストに、商品や製品の画像を載せることは棚卸の改善に繋がります。
画像を付けることで、在庫品の種類や状態を視覚的に確認できるようになり、リストに記載された情報と実物を、素早く照合することができます。
似たような商品が多い場合、文字の情報だけでは、どの商品がどれなのか判断が難しいことがあります。
例えば、模様が異なる同じ種類の商品などは「こういう柄」というのを文字で記載するよりも、画像があった方が一目で判断できるでしょう。
画像があれば商品の見た目で素早く判断でき、誤って違う商品を棚卸リストに入力するリスクも減りますし、在庫を照らし合わせる作業が直感的に行えるようになるため、スタッフの作業時間の短縮にも繋がります。
数えた製品に目印をつける
数えた製品に目標をつけるといった工夫も、棚卸全体の改善につながります。
目印をつけることで、その製品がすでにカウントされたことが一目で分かるようになるため、同じ製品を複数回数えたり、逆に見逃してしまったりするミスを減らすことができます。
また、目印をつけていくことで作業の進行状況を把握しやすくなり、棚卸スタッフ間の情報共有になるというメリットもあります。
さらに、目印のつけ方を工夫すれば、棚卸完了後の在庫管理においても、在庫数を追跡しやすくなり、正確なカウントが可能になります。
例えば、同じ製品の複数のロットがある場合に、ロットごとの目印を使うことで、どのロットがカウントされたかを確認できるようになるでしょう。
万が一、在庫数に誤りがあった場合も、目印をつけた製品を特定して再度確認を行うことができ、問題を早期に解決できます。
在庫管理システムを導入する
在庫管理システムの導入は、棚卸改善の有効な手段と言えるでしょう。
在庫管理システムによる自動化が進むことで、手作業での在庫カウントやデータ入力に比べ、ヒューマンエラーの大幅な削減が期待できます。
例えば、バーコードやRFIDを読み取ることで、自動的に在庫数がカウントされるため、目算や転記といった作業が不要になります。
また、システムによって在庫数を常にリアルタイムで把握できるようになるため、常日頃から在庫数が可視化されている状況を作り出せます。
データも一元管理されているため、在庫リストが常に整っている状態になりますので、棚卸のための準備も短く済みます。
さらに、在庫数の変更や確認がリアルタイムで反映され、重複した作業や手戻りを防ぐことができます。
棚卸改善事例：棚卸時間が短縮
「株式会社ガトー・ド・ボワイヤージュ」様のクラウド在庫管理システムzaicoを利用した棚卸改善事例をご紹介します。
zaicoの導入により、2日がかりだった棚卸が2時間半から3時間で終わるようになった棚卸改善事例です。
棚卸改善前の課題
洋菓子の製造販売を行う同社では、以前は紙に手書きで資材の在庫管理をされており、棚卸の際には在庫管理の帳簿と現物の数を突き合わせる方法をとっていました。
しかし、品名や数量の書き間違いや、記入場所を間違えたりといった正確性の低さに課題があり、以前は棚卸で数が合わないトラブルが毎月と言っていいほど起きていました。
在庫管理システムの導入は検討していたものの、専用端末が必要なシステムなどは月額料金や端末のレンタル料が高額で、導入できずにいました。
具体的な棚卸改善の内容
YouTube動画をきっかけに、スマホアプリで利用でき、料金設定も安く、何よりも情報共有性の高さに惹かれ、zaicoの導入を決めました。
スマホにアプリをダウンロードするだけで使えるのが便利で、一つの資材に対して関連する詳細情報を紐付けて登録・管理できるようになりました。
普段の入出庫登録はスマホで行い、月末の棚卸はパソコンで利用しています。
zaicoを導入してから作業時間も正確性も大幅に向上しました。
zaico導入前の棚卸は、丸一日かけて終わるかどうか…ときには翌日に持ち越して、2日がかりになってしまうケースもありましたが、zaico導入後は二人でスマホを使って棚卸作業を行い、2時間半から3時間で終わるようになりました。
集計も、zaicoの在庫データをCSVでダウンロードするだけで済むようになり、削減できた時間はかなり大きいです。
棚卸改善事例：棚卸頻度が削減
「株式会社アクラム」様のクラウド在庫管理システムzaicoを利用した棚卸改善事例をご紹介します。
棚卸が月1回から年1回に減り、精度も大幅に向上した棚卸改善事例です。
棚卸改善前の課題
スポーツウェアの生産・販売を行う同社では、オンラインショップを始めたことで在庫の取り扱い点数が急増し、Excelでの在庫管理が煩雑になるという課題がありました。
Excelの数値と実際の在庫数に大きな差が出ることが通常で、そのため、1か月に1回は棚卸をして、なんとか在庫管理をしている状況でした。
また、リアルタイムで在庫状況を把握できないことも大きな問題でした。
営業担当が外出先で「現在の在庫数」を本社に電話して在庫を確認し、また電話で折り返してもらって…と、非常に手間がかかっていました。
具体的な棚卸改善の内容
zaicoを導入してからは、取り扱う在庫数が以前の5倍以上に増えているにもかかわらず、棚卸が月1回から年1回で済むようになり、棚卸差異も減らすことができました。
棚卸にかかる時間が12分の1に短縮されましたし、在庫数は増えているのに、差異は大幅に減っています。
また、月に1回棚卸をしていた頃、夏の暑い時期は汗をダラダラかいて、フラフラになりながら長時間作業していたので、それをしなくてよくなったのは、本当にありがたいと喜んでいます。
さらに、以前は在庫や入庫の状況について、その都度電話で確認をしていましたが、外出中でもスマホからリアルタイムな在庫状況を確認できるようになり、電話でのやり取りがなくなったことで業務の大幅な効率化に繋がりました。
棚卸改善事例：棚卸差異が減少
「セノー株式会社」様のクラウド在庫管理システムzaicoを利用した棚卸改善事例をご紹介します。
棚卸差異が減少しただけでなく原因特定が容易になり、対策を講じられるようになった棚卸改善事例です。
棚卸改善前の課題
体育施設器具などの製造・販売を担う同社では、3か月に一度、製品によっては毎月、棚卸を行っています。
自社の販売管理システムから出力したCSVデータと、現物を照らし合わせて棚卸していましたが、CSVを取り込んだExcelのマクロがうまく動作しなかったり、紙に書く・Excelに転記するなど作業そのものがアナログで面倒だったりする点を課題に感じていました。
また、販売管理システムに登録されている在庫数（理論値）と、実際の在庫数との間に差異が発生しやすいことも大きな課題でした。
棚卸差異の原因特定が難しく、対策を講じることが出来ないこともありました。
具体的な棚卸改善の内容
zaico導入前は、現物を数えるスタッフと、紙に書いた数字をシステムに入力するスタッフがそれぞれ必要だったため、倉庫管理担当者に加え、普段は倉庫管理をしていない社員14名ほどに棚卸作業を手伝ってもらっていました。
zaico導入後は、バーコードスキャンでの入出庫登録や、保管場所の登録をシステム上で行うようになったため、倉庫管理担当者だけで棚卸を完結できるようになりました。
日々の入出庫が正確に行えるようになったので、棚卸差異は削減できました。
また、棚卸に多くのスタッフが介在しないで済むようになったことも、数え間違いなどのミスが減った要因の一つのようです。
さらに棚卸差異が発生した商品についても、zaicoの変更履歴を見て、どこでミスがあったのかを特定できるようになりました。
原因が追えるようになったことで、オペレーションの改善によって差異を最小限にする対策ができています。
棚卸改善事例：在庫金額の信頼性向上
「株式会社アドイン研究所」様のクラウド在庫管理システムzaicoを利用した棚卸改善事例をご紹介します。
zaicoの導入をきっかけに棚卸方法を整理し、経理上の計算も正確に行えるようになった結果、在庫金額の信頼性が向上した棚卸改善事例です。
棚卸改善前の課題
同社の森林用のハードウェア装置の製造販売を行う部署では、2ヶ月に1回の頻度で実地棚卸を行っています。
Excelで管理をしていましたが、検索も大変、新しい部品が入ってきて追加（入庫処理）するにしても、上手く管理しきれていませんでした。
部品棚の管理も属人化しており、入出庫処理をするときの増減や数を合わせるのが大変でした。
2日間かけて棚卸をするにもかかわらず、棚卸後の在庫金額の信頼性が低い状態でした。
具体的な棚卸改善の内容
価格の安さと、手軽に在庫管理を始められそうな点、また、製造業でも管理を行えることをオンラインセミナーで知ったことで、zaicoの導入を決めました。
また、会計ソフトのfreeeとzaicoが連携できるということも分かり、経理の処理でも効率化に繋がるのではないかと思いました。
zaicoの導入をきっかけに、今までやっていなかった「棚番号」「部品番号」「部品の正式名称登録」をしっかり設定するようにしました。
これらを徹底したことで、入出庫の作業が格段に速くなりましたし、zaicoでは履歴が残せるので、誰が、いつ、どこでその部品を使ったかというのが瞬時に分かるようにもなりました。
zaicoの在庫金額アプリも役に立っています。
部品の最終仕入れ値で資産を自動計算することができて、管理部がしたかった経理上の計算が実現しました。
在庫金額の情報精度が上がったと感じています。
棚卸改善事例：入出庫ミスの削減
「東海電子株式会社」様のクラウド在庫管理システムzaicoを利用した棚卸改善事例をご紹介します。
製造業DXで入出庫ミスを削減し、棚卸時間も大幅に削減した棚卸改善事例です。
棚卸改善前の課題
業務用アルコール測定器の製造販売を行う同社では、入出庫を紙で管理しており、どうしてもヒューマンエラーを防ぎきれませんでした。
具体的には、間違った部品が払い出されてしまっていたり、ものが動いている形跡はあるけれど記録が漏れてしまっていたり、といったミスが発生していました。
すべての部材に「部品入出庫表」を設置しており、部材の入出庫履歴とともに、備考欄へ「使用機種名」「対象LOT」「生産月」「申請書№」等を記載するなどの手間がかかっていました。
全社として紙の管理からデジタル管理への移行を目指し、在庫管理システムの導入を検討していました。
具体的な棚卸改善の内容
操作もシンプルで分かりやすく、追加項目が柔軟に設定できる点で管理のしやすさを感じ、zaicoの導入を決めました。
入庫時は、既存のMRPシステムを使って発注書を出力し、部材・部品を発注します。
現物が届いたら検品し、スマホのzaicoアプリでQRコードをスキャンして入庫登録をしています。
出庫時は、既存システムから出庫リストをzaicoへインポートし、出庫リストに沿って部材のQRコードを読み取り、出庫登録するようにしました。
この時、誤った部材（QRコード）を読み取るとエラーで教えてくれるため、出庫ミスの削減に繋がっています。
棚卸業務は、循環棚卸は毎月実施、期末棚卸は半期に1度（年2回）行っています。
以前は2日かかっていた作業が、zaicoを使用して棚卸を行ったところ、たった3名のスタッフで、全体の40％の部品点数を約3時間で終えることができました。
棚卸データもそのままzaicoからエクスポートすることができるので、既存システムとの連携もスムーズになりました。
棚卸改善事例：発注漏れや欠品の減少
「茶屋町在宅診療所」様のクラウド在庫管理システムzaicoを利用した棚卸改善事例をご紹介します。
棚卸の時間短縮だけでなく、発注漏れや欠品の減少にも成功した棚卸改善事例です。
棚卸改善前の課題
同診療所では、患者宅を訪問して、疾患への診療・ケアをおこなうため、多種多様の医療用資材を持ち運んで使えるよう常時準備しておく必要があります。
現場でこれらの資材が不足すると患者さんの命に関わる危険性も高まるので、発注漏れや欠品は許されません。
しかし、取り扱う医療用資材が何百種類とあり、紙を使っての在庫管理に限界を感じていました。
具体的な棚卸改善の内容
zaicoを導入し、項目で「患者名」の項目を設定するようにし、患者さん一人ひとりに合わせた物品の管理ができるようになりました。
FAXでの発注も、zaicoの発注書作成機能で発注書をつくり対応するようになりました。
資材が届いたら、受付窓口でFAXと納品書の数量を照合し、納品確認後、zaicoの入庫データのステータスを「入庫済」に変更し、在庫数に反映させます。
zaicoに情報を集約させることで、管理棚にどのくらい何がいくつあるのかといった情報をスタッフたちが各端末から確認でき「見える化」が実現しました。
その結果、棚卸作業は、今までは年度末の棚卸に備えて年末年始も出勤して、在庫物品の数を数えて、単価を確認して……と煩雑な作業を黙々と行っていましたが、zaico導入後は、登録情報と実際の在庫と突き合わせればよいので、これまでの10分の1の時間で棚卸が完了しました。
また、現在は3人のスタッフで在庫管理をしているのですが、zaicoの発注点管理機能という、発注点を下回ると赤くアラートが出るという機能を使うことで、発注もれを減らすことができました。
棚卸改善事例：トレーサビリティの確保
「アトリエキク有限責任事業組合」様のクラウド在庫管理システムzaicoを利用した棚卸改善事例をご紹介します。
棚卸工数が大きく削減されただけでなく、トレーサビリティの管理にも成功した棚卸改善事例です。
棚卸改善前の課題
石鹸とスキンケアアイテムを製造・販売している同社では、在庫管理はExcelと印刷した紙で行っており、会議でも在庫数は、自分たちの記憶頼りで考えていましたが、商品のバリエーションが増えるにつれ限界を感じ始めていました。
棚卸は、在庫数を数えては都度入力する方法をとっており、半日を要していました。
また、化粧品という商品の性格上、トレーサビリティにはとても気を遣いますが、確認するとなると、原材料・製造・納品…と複数枚にわたる書類を突き合わせ、どのロットがどの顧客・納品先へ渡ったかを調べる必要があり、非常に神経と労力を使っていました。
具体的な棚卸改善の内容
zaico導入後は、製造から販売までの物品管理をzaicoひとつで管理できるようになりました。
特に、QRコードの作成・シール印刷、スマホで簡単にQRコード・バーコードの読み取りができることで、都度入力が簡単にできるようになりました。
おかげで棚卸しの工数も大きく削減し、30分かからないくらいまでに短縮できています。
欠品の有無や在庫の残量を常に気にしていましたが、それもすぐに手元でみられるので、安心して仕事を進められています。
また、トレーサビリティに関しても、zaicoは商品の納品時に出庫スキャンから納品データが作成でき、数量とトレーサビリティ両方の管理を行うことができます。
そのおかげでその不安感から解放されました。
棚卸改善事例：CSR意識の向上
「株式会社クレハ」様のクラウド在庫管理システムzaicoを利用した棚卸改善事例をご紹介します。
棚卸の効率化だけでなく、安全管理レベルを向上させ、CSR意識の向上に繋がった棚卸改善事例です。
棚卸改善前の課題
同社の研究所では、試薬を300品目以上管理しています。
試薬には危険物に該当するものも多く、保有できる数量を消防法にのっとり管理する必要があります。
この指定数量を求めるために、扱っている試薬を全て定期的に棚卸する必要があり、以前は目視で試薬の内容確認と、Excelに記入で対応し、作業に半日以上かかっていました。
具体的な棚卸改善の内容
QRコードを試薬に貼り付け、棚卸の時にzaicoのスマートフォンアプリで読み取ることで、棚卸が非常にスムーズになりました。
棚卸しの結果はzaicoのWebアプリからCSVファイルとしてダウンロードできるので、指定数量内に収まっているかも即座に計算できるようになり、棚卸がたった1時間で終わるようになりました。
その結果、本業である研究開発により時間を割けるようになり、所内の試薬管理に対する意識もより一層高まりました。
「安全はすべてに優先する」という方針のもと、CSR意識のより一層の向上に努めたいと考えています。
棚卸改善の実現にzaico
棚卸の改善の必要性やメリットを、zaicoを導入した棚卸改善事例と共にご紹介しました。
在庫管理の一部を見直すことで、大きな改善につながることもありますので、自社にあった棚卸の改善を進めてみてください。
また、「クラウド在庫管理システムzaico」の導入をきっかけに棚卸改善に取り組まれるケースも多く、さまざまな業種・業界で活用いただいております。
棚卸や在庫管理の改善をお考えであれば、お気軽にzaicoにお問い合わせください。
