棚卸差異の原因とは？棚卸差異が発生する理由と対策のポイント

棚卸差異は、多くの企業で発生する在庫管理課題ですが、棚卸差異の原因や理由を解消しないままでいると、業務の混乱やコストの増加を招く可能性があります。

棚卸差異が発生する主な原因や理由には、入出庫の記録ミス、検品時の誤り、盗難や紛失、破損や廃棄の未記録など多岐に渡ります。

棚卸差異が生じる原因や理由を改めて見直し、棚卸差異の原因や理由を解消するためのポイントや棚卸差異の原因を対策しながら効率的に在庫管理や棚卸をする方法を確認していきましょう。

棚卸差異とは？

棚卸差異とは、帳簿上の在庫数量と実際の在庫数量にズレが生じることを指します。

このズレは、単なる偶発的なものではなく、必ず棚卸差異の原因や理由が存在します。

棚卸差異が生じる原因や理由には、入出庫の記録ミスや盗難、検品ミスなど多くの可能性が考えられます。

棚卸差異が発生すると、在庫の過不足による業務の混乱や財務上の問題につながるだけでなく、顧客対応や生産計画にも悪影響を及ぼす場合があります。

たとえば、在庫が不足しているとことで納期遅延が発生し、顧客満足度が低下する原因になるなどです。

反対に、在庫が過剰に記録されていると、無駄な発注や倉庫スペースの圧迫にもつながることもあります。

そのため、棚卸差異が発生する背景や根本的な原因を正しく理解し、適在庫管理を効率化して正確な在庫データを維持するなど、日々の業務プロセスを見直し、継続的に改善を行う必要があります。

棚卸差異の主な原因や理由

在庫管理において、実際の棚卸の結果と帳簿の在庫数が一致しないことは珍しくありません。

このような棚卸差異が発生する理由はさまざまであり、原因を明確にすることで、より正確な在庫管理を行うことができます。

棚卸差異の主な原因や理由を確認していきましょう。

入出庫の記録ミス

在庫の入出庫を手作業で管理している場合、記録ミスが発生しやすくなります。

特に、多品種・大量の在庫を扱う現場では、記録漏れや誤入力が起こりやすいため、注意が必要です。

たとえば、入庫時に数量を誤って記録したり、出庫処理を忘れたりすると、帳簿と実際の在庫が一致しなくなります。

特に、繁忙期や人員不足の状況では、ミスが発生しやすくなるため、慎重な管理が求められます。

ピッキングや検品時のミス

ピッキングや検品の際に、数量を誤って記録すると、帳簿上の在庫と実際の在庫に差異が生じます。

特に、複数の従業員が関与する作業では、人的ミスが発生しやすい傾向にあります。

商品を間違えて取り出したり、似たような品番のものを誤ってピッキングしてしまうケースも少なくありません。

また、検品時に数量の誤認や、破損品の見逃しが発生すると、不正確な在庫データとなってしまいます。

盗難や紛失

倉庫や店舗での盗難や紛失も、棚卸差異の一因となります。

特に高価な商品や小型の商品は盗難のリスクが高く、適切なセキュリティ対策が求められます。

従業員や外部業者による意図的な持ち出しや、倉庫内の管理が不十分なために発生する紛失などは、残念ながら起こり得ることです。

盗難対策として、防犯カメラの設置や、アクセス管理の強化が有効でしょう。

また、定期的な在庫チェックを行うことで、異常な在庫減少を早期に発見することが可能になります。

廃棄・破損の未記録

商品が破損したり、賞味期限切れで廃棄されたりした場合に、その情報が適切に記録されないと、帳簿上の在庫と実際の在庫にズレが生じます。

特に、手作業で在庫を管理している企業では、このような問題が発生しやすくなります。

たとえば、消費期限が短い商品が多いために定期的な廃棄が発生する飲食業や食品販売業では、廃棄した数を正しく記録しないことで、帳簿上では在庫があるように見えてしまうことなどがあります。

こうしたケースを防ぐために、廃棄や破損の記録を徹底し、すぐにシステムへ反映させる仕組みが必要です。

棚卸や在庫カウントのミス

棚卸作業そのもののミスも、棚卸差異の原因になります。

数え間違いや、同じ商品を二重にカウントするなどのヒューマンエラーが、在庫数のズレを引き起こします。

特に、経験の浅い従業員が棚卸作業を行う場合や棚卸の手順が明確でない場合には、ミスが発生しやすくなるでしょう。

また、商品が混在して保管されていると、異なる商品を同じものとしてカウントしてしまう可能性もあります。

正確な棚卸を行うためには、手順の標準化と、定期的な教育や研修が欠かせません。

棚卸差異の原因や理由を解消するための対策

棚卸差異を防ぐためには、事前の対策が欠かせません。

記録の精度を高めるためのシステム導入や、作業手順の標準化、教育の強化などが効果的です。

棚卸差異の原因や理由を解消するための対策について確認していきましょう。

在庫管理システムの導入

在庫管理システムを導入することで、入出庫の記録を自動化し、記録ミスを防ぐことができます。

リアルタイムで在庫状況を把握できるため、棚卸差異の発生を最小限に抑えることが可能です。

バーコードやQRコードを活用することで手作業による入力ミスが防止できれば、正確な在庫管理が実現できます。

さらに、システムを活用することで、棚卸作業の負担も軽減できます。

棚卸の手順を標準化

棚卸の手順を明確にして標準化することで、人的ミスを減らすことができます。

在庫カウントのダブルチェックを行う、棚卸作業の担当者を固定するなどの工夫が特に有効です。

棚卸の前に倉庫の整理を行い、カウントしやすい環境を整えることも意識しましょう。

また、マニュアルを作成し、担当者に事前に共有することで、作業の精度を高めることができます。

ピッキング・検品の精度向上

ピッキングや検品の際にバーコードスキャナーを使用することで、ヒューマンエラーを防ぐことができます。

また、作業者への教育やトレーニングを強化し、正確な作業を徹底することも重要です。

シミュレーションを行い、正しいピッキングや検品の手順を実践的に学ぶ機会を設けることで、ミスを減らすことができます。

廃棄・破損の管理を徹底

廃棄や破損が発生した際は必ず記録を残し、在庫データに反映させる仕組みを整えましょう。

廃棄や破損の記録をシステム化することで、記録漏れを防ぐことができます。

専用の記録用アプリやフォームを使用し、即座に情報を入力できる環境を整備すると、漏れがなくなります。

定期的な在庫チェックの実施

棚卸作業を定期的に行うことで、早い段階で差異を発見し、対策を講じることができます。

年に1度だけにせず、月次や四半期ごとに部分的な在庫チェックを実施するのも効果的です。

小規模な棚卸を頻繁に行うことで、大規模な在庫ズレが発生する前に対応できるようになるでしょう。

棚卸差異をなくすためには、日頃の在庫管理を徹底し、記録ミスや人的ミスを減らす工夫が必要です。

適切な対策を講じることで、在庫管理の精度を向上させ、業務の効率化を図りましょう。

棚卸の差異の原因や理由の解消にzaico

棚卸差異の原因や理由をなくすためには、正確な在庫管理とリアルタイムのデータ更新が欠かせません。

エクセルや手作業での管理ではどうしてもミスが発生しやすく、記録ミスや入力漏れ、情報更新の遅れや難しさが原因で在庫ズレが生じてしまい、棚卸差異の原因になってしまいます。

棚卸差異の原因や理由の解消をお考えであれば、「クラウド在庫管理システムzaico」の導入をご検討ください。

リアルタイムでの在庫更新やバーコード・QRコードでミスを防止できるため、在庫管理の透明性を高め、人的ミスを最小限に抑えることが可能です。

棚卸差異を減らし、正確でスムーズな在庫管理を実現したいとお考えの場合は、お気軽にzaicoにお問い合わせください。