製造業においても在庫管理は効率的な生産活動やコスト削減に欠かせない業務です。
コストを抑えつつ管理を効率化する方法としてエクセルは有力な選択肢かもしれませんが、対応できる範囲には限りがあります。
製造業の在庫管理をエクセルでするメリット・デメリットから、製造業の在庫管理をエクセルでする方法、製造業の在庫管理はエクセルより在庫管理システムが良い理由を確認していきましょう。
製造業の在庫管理はエクセルでもできる？
製造業の在庫管理に、エクセルを活用して行うことは可能です。
紙での管理と比較すると、データの検索や集計が容易で、紛失や汚損のリスクも低減できます。
しかし、製造業では原材料や部品、仕掛品、完成品など多岐にわたる在庫を扱うため、規模が大きくなるとエクセルでの管理には限界が生じる場合もあるでしょう。
そのため、大規模な在庫管理や複雑な業務を伴う場合は、エクセルよりも専用の在庫管理システムを利用したほうが良いケースも多いです。
一方で、小規模な製造業や管理する在庫の種類が少ないケースでは、基本的な在庫管理ができるエクセルは有効な選択肢といえるでしょう。
製造業の在庫管理をエクセルでするケースも多くありますが、エクセルでするより精度や効率が高まる場合は、エクセルではない手法を検討したほうがいいかもしれません。
製造業の在庫管理をエクセルでするメリット
エクセルは、手軽に始められる在庫管理ツールとして、製造業を営む企業で活用されているケースもあります。
製造業の在庫管理をエクセルでするメリットを確認していきましょう。
導入コストが低い
エクセルは、すでに多くの企業で導入されているMicrosoft Office製品の一部であり、追加費用なしで利用できる場合がほとんどです。
専用の在庫管理システムに比べて初期投資がほぼかからず、低コストで始められる点が大きな魅力といえるでしょう。
特に、システム予算が限られる中小規模の製造業にとって、エクセルは非常に経済的な選択肢です。
カスタマイズ性が高い
エクセルは、セルや関数を自由に設定できるため、自社の在庫管理業務に合わせたカスタマイズが可能です。
また、データ集計やグラフ作成機能を使えば在庫状況を視覚化でき、効率的な管理を行えます。
これにより、自社のニーズに最適化された在庫管理表を作成し、効率的な管理を実現できるでしょう。
操作に慣れている人が多い
エクセルはビジネスシーンで広く利用されており、多くの従業員が基本的な操作に慣れているため、導入時の教育コストを抑えることも可能です。
新しいシステムを導入する場合、操作方法の習得に時間がかかり、業務効率が一時的に低下する可能性があります。
しかし、エクセルであれば既存のスキルを活用できるため、スムーズに導入を進められるでしょう。
製造業の在庫管理をエクセルでするデメリット
エクセルは手軽に始められる一方で、規模や運用方法によっては課題も生じます。
製造業の在庫管理をエクセルでするデメリットも確認していきましょう。
手入力のミスが発生しやすい
エクセルでの在庫管理は、手入力が中心となるため、人為的なミスが発生しやすいのが課題です。
例えば、数量や品番の入力間違いが発生すると、在庫数のズレや誤発注につながる可能性があります。
特に、多くの製品や部品を扱う製造業では、ミスを防ぐためのチェック作業が必要となり、作業効率が低下することもあるでしょう。
データ量が増えると動作が重くなる
エクセルは、あくまで表計算ソフトであり、大量のデータを扱うように設計されたデータベースシステムではありません。
そのため、管理する在庫データの量や複雑な関数やマクロが増えると、ファイルの動作が重くなり、操作に時間がかかるようになることがあります。
この問題は、大規模な製造業ほど顕著になるでしょう。
属人化のリスクがある
エクセルで作成した在庫管理表は、作成者以外の人には内容が理解しにくい場合があります。
特に、複雑な関数やマクロを使用している場合、他の人が内容を理解できないことも少なくありません。
その結果、特定の担当者しか管理方法を把握していない「属人化」が起こりやすくなり、担当者の異動や退職時に引き継ぎが困難になるリスクがあります。
製造業の在庫管理をエクセルでする方法
エクセルで製造業の在庫管理を行うためには、適切な準備と運用が不可欠です。
製造業の在庫管理をエクセルでする方法を確認していきましょう。
在庫管理表の作成
まずは、在庫管理を行うための表を作成します。
品名、品番、数量、単価、入庫日、出庫日、保管場所などの基本項目に加え、必要に応じて発注日、仕入先、賞味期限などの項目を追加しましょう。
見やすく整理された表を作成することで、データの入力や確認がスムーズになります。
関数やマクロで自動化
エクセルの関数やマクロを活用すると、計算や定型的な作業を自動化できます。
例えば、SUM関数で在庫数の合計を自動計算したり、IF関数で在庫不足のアラートを表示したりすることが可能です。
また、マクロを組むことで、在庫管理表からのレポート作成を自動化することもできます。
これにより、手作業によるミスを減らし、業務効率を向上させることが可能です。
運用ルールの策定
エクセルでの在庫管理を効果的に行うためには、明確な運用ルールの策定が重要です。
データの入力方法や更新タイミング、担当者などを明確に定めておくことで、データの整合性を保ち、属人化を防止できます。
また、入力ミスを防ぐためのマニュアル作成も有効です。
定期的なバックアップの取得
エクセルファイルは破損や誤操作によるデータ消失のリスクがあるため、定期的なバックアップが不可欠です。
万が一、ファイルが破損した場合でも、バックアップがあればデータを復元できます。
クラウドストレージや外部ドライブに保存すれば、データ消失のリスクを最小限に抑えることが可能です。
製造業の在庫管理はエクセルより在庫管理システム
エクセルは手軽に導入できる便利なツールですが、大規模な管理や高度な分析には限界があります。
業務効率化、正確性の向上、そして経営判断の迅速化を考えると、専用の在庫管理システム導入が有効な選択肢となるでしょう。
製造業の在庫管理はエクセルより在庫管理システムが良い理由を確認していきましょう。
リアルタイムに在庫情報を更新・共有できる
在庫管理システムは、複数拠点や複数担当者間でのリアルタイムな情報共有が可能です。
エクセルでは、手動でのファイルの更新や共有に手間がかかり、情報のタイムラグが発生しやすくなります。
在庫管理システムなら、各部門間の連携が強化され、在庫数の確認ミスやコミュニケーションエラーを防ぐことが可能です。
リアルタイムな情報更新・共有は、欠品や過剰在庫を防ぎ、在庫の最適化を実現します。
自動化により業務効率や正確性を向上できる
在庫管理システムでは、入出庫管理や棚卸、発注管理など、在庫管理に関わるさまざまな業務の自動化が可能です。
例えば、バーコードやRFIDなどを使った自動登録により、データ入力の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクを最小限に抑えられます。
また、発注点に達した際の自動通知や自動発注などの機能を使えば、発注漏れや発注ミスなどの防止も可能です。
こうした自動化により、担当者の時間と労力を削減し、より付加価値の高い業務に集中できるようになるでしょう。
大規模な在庫管理に対応できる
製造業が拡大するにつれ、管理する物品の種類や数量が増加し、エクセルではデータ処理や検索が追いつかなくなる場合があります。
在庫管理システムは、膨大なデータを効率的に処理できるよう設計されており、原材料から仕掛品、完成品まで一元的に管理が可能です。
データベース技術を基盤としているため、データ量が増加しても動作が重くなる心配もありません。
大規模な製造業になるとエクセルでは管理が困難になるため、在庫管理システムの導入が必須といえるでしょう。
製造業の在庫管理はエクセルよりもzaico
製造業の在庫管理を、コストを抑えて手軽にデジタル化するには、エクセルは有効な手段です。
エクセルの関数やマクロ機能などを活用すれば、計算や定型作業を自動化でき、作業の手間やミスを削減できます。
一方で、大規模な在庫データの管理や、複雑な在庫管理が必要な場合には、エクセルでは難しくなってくるでしょう。
エクセルでの在庫管理に限界を感じてきたら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
zaicoは、幅広い業界・業種で導入されており、製造業での導入実績も豊富です。
バーコードやQRコードによる在庫登録や発注点の自動通知機能を搭載し、在庫管理の効率化を実現します。
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