棚卸し作業は在庫数が多かったり、やり方によっては効率が悪かったり、数え間違いなどのミスがあれば再度作業のやり直しになってより作業が増えてしまうこともあります。
棚卸し作業をする場合は、効率よく行えるように棚卸しのコツを掴むことも重要です。
棚卸しのコツにはどのようなものがあるのかを確認していきましょう。
棚卸しにコツはある？
棚卸しは会社によってやり方や環境が異なります。
そのため、全ての会社の棚卸し作業に共通するコツがあるわけではありませんが、考え方や意識したら良いポイントなどは多数あります。
例えば、以下のようなことを意識しておけば棚卸しを効率よく進められるでしょう。
- アナログな方法をやめる
- 人を増やす
- 一気にやらない
- 在庫管理のミスをなくす
- 見える化する
会社によっては棚卸しにコストをかけられない場合もあるかもしれません。
従業員が少なければ複数人で対応することはできませんし、繁忙期の場合は時間をかけることが難しくなるでしょう。
また、電子ツールを導入するだけのコストがない場合もあるかもしれません。
そのような場合は、できる棚卸しのコツを導入して効率よくすすめていきましょう。
例えば、従業員が少ない場合は一気にやらずにコツコツ進めていくなど、会社の環境に合わせた棚卸しを行うことが大切です。
棚卸しのコツ：デジタル化した場合のポイント
棚卸しのコツとして、デジタル化した場合にはどのようなポイントがあるのでしょうか。
デジタル化したときの棚卸しのコツについて確認していきましょう。
在庫数以外にも在庫の状態も確認する
デジタル化した場合、アナログでの棚卸しの時よりも時間の節約はできる一方、しっかりと在庫を確認することがなくなります。
そのため、在庫数の確認はできていても在庫の状態が確認できておらず、結局もう一度棚卸し作業をすることになる場合もあります。
棚卸し作業をデジタル化した場合こそ、単純作業にならないように在庫の状態も確認しておきましょう。
使い方を覚える
デジタル化した場合、まずはデジタルツールの操作方法を覚えましょう。
単にデジタル化したからといって棚卸しが楽になるわけではありません。
ツールを導入したところで、ツールが使いこなせなければ棚卸し作業は円滑に進まないでしょう。
感覚的に覚えるのではなく、しっかりと操作方法を覚えて全員が使いこなせるようになる必要があります。
また、デジタル化したからといって操作ミスや入力ミスの可能性もあるので、デジタルツールを導入して棚卸し作業がしっかりと進められるように操作方法を覚えましょう。
パソコン以外の媒体でも行う
デジタル化した場合はデジタルツールをスマートフォンやタブレットなどにダウンロードして、棚卸し作業を効率よく行うこともできます。
パソコンを持って棚卸し作業を進めることもできますが、タブレットやスマートフォンのほうがコンパクトなので作業も進めやすいです。
パソコン以外の媒体で棚卸しができるところがデジタル化のメリットなので、棚卸し作業を円滑に進めるためにも他の媒体にダウンロードしてみましょう。
棚卸しのコツ：カウントする際のポイント
棚卸しを円滑に進めるコツの中には、カウントのポイントを押さえておく必要もあります。
カウントする際の棚卸しのコツを確認していきましょう。
ラベルなどを使い見える化する
棚卸し作業で一番ミスが起きやすいのがカウントのミスです。
数え間違いを起こして、最終的な数が合わずに再度やり直すこともあります。
数え間違いが起きないようにするためにも、ラベルなどをはって在庫を見える化し、誤った情報をカウントしないように工夫することが大切です。
棚卸しを行う目的を理解する
棚卸しでのミスが発生してしまうのは、棚卸しを行う目的を理解していないことが原因かもしれません。
棚卸しは日頃の在庫管理との齟齬が生じていないかを確認するための作業です。
そのため、数え間違いが生じること自体あってはならないものです。
しかし、カウントミスなどは人間が行う作業なので完全になくすことは難しいものです。
少しでもミスを防ぐためにも棚卸しをなんのために行っているのか目的をしっかりと理解した上で、棚卸しを行うようにすることも大切です。
棚卸しのコツ：ミスを防ぐためのポイント
棚卸しを行うためには、ミスを防ぐ必要もあります。
棚卸しのコツとしてミスを防ぐポイントについて確認していきましょう。
しっかりと目で確認する
棚卸しで起きやすいミスは数え間違いや、勘違いなどのヒューマンエラーです。
このようなヒューマンエラーは、慢心や慣れから起きることが多いミスです。
そのため、ミスを少しでも防ぐためには、しっかりと丁寧に目で見て確認することが大切です。
ダブルチェックを行う
ミスを防ぐためには、複数人で棚卸作業をして、ダブルチェックを行うことも大切です。
棚卸しのミスが発生するのはすべて一人で行っていることが原因の場合もあります。
棚卸し作業は属人化しやすい部分が多く、一人では気づきにくいミスが発生することも多いからです。
このようなミスを防ぐためには、一人で作業をするのではなく複数人で行うことも大切となります。
棚卸しのコツ：複数人で行う際のポイント
棚卸しを行う場合は、複数人で行うことも少なくありません。
複数人で行う場合の棚卸しのコツを確認していきましょう。
責任者を決める
複数人で行う場合は責任者を決めましょう。
リーダーとなる人物がいない状態で複数人で作業をすると、万が一ミスがあった場合などの統率ができません。
責任者がいれば、責任者を中心としてやり直しや今後の方針を立てることができます。
また、棚卸しは計画を立てて行う必要があるので、誰かが計画を立てなければなりません。
責任者がいれば計画を立てやすいですし、誰かを中心に置くことでまとまった行動もとりやすくなります。
一斉に行う
複数人で行う場合は、ばらばらで作業するのではなく、全員で一斉に行うようにしましょう。
一斉に行うことでデータが錯綜しませんし、ミスも発生しにくくなります。
毎日別の人が別々で作業してしまうと、データの記録ミスが発生しやすくなるだけでなく、最新の情報がどれなのか分かりにくくなるでしょう。
そのため、複数人で行う場合は担当を一人ひとり決めた上で一斉に行うことが大切です。
棚卸しのコツ：やるタイミングのポイント
棚卸しをやる場合は、タイミングについても考える必要があります。
棚卸しのコツとして棚卸しをするタイミングについて確認していきましょう。
繁忙期を避ける
棚卸しをやる場合は、繁忙期を避けるようにしましょう。
棚卸しは在庫数にもよりますが1日で終わる作業ではありません。
そのため、本来の業務が忙しい繁忙期に行うと、棚卸しに割ける時間が減り、いつまで経っても棚卸し作業が終わらなくなります。
また、従業員の数が足りない場合は負担が大きくなり、残業が増えてしまう可能性も高いです。
人的コストだけではなく金銭的なコストも増えてしまい、本末転倒になってしまうでしょう。
棚卸しをする場合は、繁忙期を避けて計画的に行うことが大切です。
まとめてやらない
在庫数にもよりますが、在庫数が多い場合はまとめてやらずに少しずつ棚卸し作業を進めるようにしましょう。
まとめてやると、ミスも発生しやすいですし、時間がかかりすぎてしまいます。
棚卸しは本来の業務の合間に行うものなので、本来の業務が疎かになってはいけません。
そのため、できるかぎり定期的におこなったり、まとめてやるにしても計画を立てて数日かけて行うなどの工夫が必要です。
棚卸しのコツとzaicoでさらなる効率化
棚卸しを進める場合は、ある程度のコツが必要となります。
例えば、デジタルツールを導入するだけでも棚卸しを効率よく進めることができるでしょう。
デジタルツールの導入を考えている場合は、「クラウド在庫管理システムzaico」の導入を検討してみてください。
zaicoはクラウドで管理できる在庫管理ツールで、スマートフォンやタブレットにダウンロードすることで簡単に棚卸し作業を行うことができます。
実際にzaicoを導入したことで棚卸しが効率よく進んでいる事例もありますので、棚卸しの効率よく進めたい方は、まずはお気軽にzaicoご相談ください。
