欠品や過剰発注が「0」に！リアルタイムな在庫を可視化・共有でき、お客様満足度も向上した

2025/1/6

アース製薬株式会社 お客様のお気づきを活かす窓口部様：在庫管理基本情報

• 管理している物品：アース製薬商品や部品、お客様対応に関わる他社洗剤等
• 管理している品目数：500～600品目
• zaico導入前の在庫管理方法：目視で管理、棚卸時や他部署では紙に手書きで管理
• 利用開始：2022年
• 利用頻度：毎日
• 利用人数：26名（実運用2名、閲覧のみ24名）
• バーコード・QRコード利用：あり

zaico導入前に抱えていた在庫管理の課題

• 発注タイミングが属人化していた
• 在庫状況が可視化されておらず、目視で数を確認しなければならなかった
• 在庫確認のためにお客様をお待たせしたり、欠品でお詫びしなければならなかったりと非効率だった
• 取り扱いアイテムが増加するにつれ、在庫管理や棚卸の業務負担が増えていた

zaico導入によって得られた効果は？

• 誰でも正しいタイミングで発注することができるようになった
• 在庫状況が可視化され、リアルタイムな在庫数を共有できるようになった
• 在庫数が一目でわかるので、欠品がなくなり、お客様へのご案内もスムーズになった
• 在庫管理をシステム化することで、棚卸の負担も大幅に軽減された

小売・卸売業の方向け

商品管理の課題を解決！

zaicoご紹介資料

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アース製薬株式会社 お客様のお気づきを活かす窓口部様に、zaico導入前の課題から導入後の効果までを伺いました！

医薬品や家庭用品などの製造販売を行うアース製薬株式会社様。お客様と会話して「アースファン」になっていただくことと、お客様の声（お気づき）を社内に届け、改善、新商品の開発につなげる役割を担っている「お客様のお気づきを活かす窓口部」でzaicoをご利用いただいています。

お客様へ商品を発送する業務において、発注が属人化している、欠品や過剰在庫が発生するといった課題を抱えられていました。zaico導入後は、リアルタイムな在庫状況を可視化・共有することができるようになり、業務効率が大幅に向上したそうです。

具体的にどんな導入効果があったのか、どんな機能を活用して業務を効率化されたのか、お客様のお気づきを活かす窓口部の王子様に詳しくお話を伺いました！

お客様対応の窓口オペレーターと発送担当者がzaicoを利用

王子様：弊社の商品に関する電話でのお問い合わせを受け、対応させていただく窓口部署です。オペレーターがお客様のご相談をお伺いし、必要に応じて商品の引き取り交換なども行なっています。

商品の引き取り交換が発生した際の「在庫商品の管理」と「発送手配」が、私の主な役割です。

王子様：引き取り交換でお客様にお送りする商品や部品を管理しています。また、弊社の販売商品を使って「浴槽に着色があった」「フローリングが汚れた」などといったさまざまなパターンのお問い合わせに備えて、その除去に適した他社の洗剤なども在庫として管理しています。自社商品と他社様商品を合わせて、管理している物品数は500点以上です。

アース製薬 お客様のお気づきを活かす窓口部様 商品の保管棚

王子様：私を含め入庫・発送業務を担当する2名が実際にzaicoで操作をしています。加えて、お客様対応をしている24名のオペレーターが、商品の在庫を確認するために閲覧権限で利用しています。

オペレーターは、お客様対応時に各自が使っているパソコンでzaicoを開き、商品コードで検索をかけてリアルタイムな在庫状況を確認しています。

担当者の経験や記憶に頼った在庫管理に限界を感じていた

王子様：500点以上ある商品の残数を毎日管理するのは物理的に難しく、日常的な在庫管理は、担当者の記憶と直接商品を見に行くことで対応していました。棚に段ボールを置いて中に商品を入れ、「製造年」「使用期限」を書いたメモを付けておくんです。発送の際はこれを見て、古いものから順に出していく、そして期限が来たら段ボールごと廃棄するといった管理方法でした。

発注に関しては、経験則で発送が増えそうな商品を多めに発注して在庫切れを防ぐなど、担当者の記憶と経験上の判断を頼りに在庫管理していました。思い込みによる過剰発注をしてしまい、結局は商品を廃棄しなければならないこともありました。

王子様：4つの課題がありました。
1つ目は、発注のタイミングが担当者の経験に依存しており、不在時のフォローが難しかったこと。2つ目は、日々の在庫数の管理が目視のみで、欠品や過剰発注があったこと。3つ目は、在庫数が可視化されていないため、オペレーターがお客様対応をするたびに、担当者に必要な商品の在庫を確認しなければならなかったこと。4つ目は、取り扱いアイテム数が年々増えており、今後の業務量増加への懸念があったことです。

無料トライアル期間に在庫データをすべて登録、保管棚も整備した

王子様：すべての業務に共通していた「属人化」という課題の解消が目的でした。属人化によって業務効率が下がるだけでなく、在庫確認をしてお返事するまでお客様をお待たせしてしまうこともあったんです。

さらに、年々取り扱うアイテムが増えていく中、限られた人的リソースで今後増えて行く業務に対応しなければならない状況も踏まえ、在庫管理システムを本格的に探し始めたというのが最初のきっかけです。

zaicoは他社と比べて安価だったことと、弊社の在庫管理に必要な機能がすべて揃っていたことが導入の決め手です。

王子様：特に大きなトラブルもなく、スムーズに導入できたと記憶しています。

まず最初の無料トライアル期間中に、すべての商品の在庫データをzaicoに登録しました。あわせて、商品棚にQRコード（商品のバーコードの値をQRコード化したもの）を貼り付け、これをスキャンして在庫検索や棚卸ができるように整備しました。

棚には各物品に紐づくQRコードを貼っています

王子様：特にありません。今まで多くのオペレーターに使い方をレクチャーして使ってもらっていますが、初回の説明以降「わからない」「やりにくい」といった声は聞いたことがありません。zaicoは誰もが簡単に使えるシステムだなと感じています。

適正在庫を維持できるようになり、業務効率もお客様満足度も向上した

王子様：はい。これまで担当者の記憶や経験に頼っていた発注業務が、「数字」という明確な基準で判断できるようになりました。以前は欠品だけでなく、逆に欠品を恐れて過剰発注してしまうこともあったのですが、今ではそういったことなく、適正な在庫数を保てるようになりました。大きな改善点だと感じています。

王子様：オペレーターがお客様とのやりとり中でもリアルタイムの在庫数を確認できるようになり、対応効率もお客様満足度も向上しました。入出庫の際に「バーコードをスキャンする」という作業は増えたものの、全体を見ればzaico導入によって属人化を解消でき、多くの課題が解決できたと実感しています。

また、電話対応を外部委託している先でも、リアルタイムに在庫を確認することができるようになりました。これまでは都度「○○の商品は、△個ありますか」とやりとりしていたのですが、それが無くなり、時間と手間の節約にもなりました。

発注点アラートや期限アラートを組み合わせて自社に合った運用に

王子様：zaicoの発注点管理機能を利用しているので、商品の発注点アラートが出たら、まず発注をします。翌日商品が納品されますので、製造ロットやパッケージを確認後、保管庫に運び、zaicoで商品のバーコードを読み取って入庫登録をします。これが入庫の流れです。

※1：発注点アラート機能はこちら
※2：入庫データの登録はこちら

王子様：出庫は、お客様への発送手配が発生したら、まず自社システムから出力される作業リストに基づいて商品を取り出します。そして商品のバーコードをスキャンして、出庫登録を行います。その後、商品を梱包して出荷するという流れです。

※1：出庫データの登録はこちら

商品のバーコードをスキャンして出庫登録する様子

王子様：はい。追加項目として「期限」を作成し、製造年から一定期間経過した日を登録しています。「この日以降、お客様にこの商品を送ってはいけません」という意味で登録しているのですが、この日付に対して期限アラートを設定しています。

使用期限のある商品や終売した商品は入れ替えもなく、製造年の管理が疎かになりがちでしたが、お客様にお送りする商品が期限切れになる前に、確実に気付けるようになりました。

各物品データに終売日を登録できます。アラートを出すことも可能です（画像はサンプル）

王子様：写真の登録機能がとても便利です。弊社の商品はより良い商品にするべく、パッケージや処方変更が自然切替で行われることがあります。お問い合わせいただいたお客様には、最新の商品をお送りできるように心がけていまして、写真を登録できることで確認ができて助かっています。

また、お問い合せくださるお客様の中には旧パッケージをお持ちの方もいらっしゃり、交換の際には最新の商品を紹介することができ、お客様に不信感を与えない対応にも繋がっています。

一番大きな導入効果は棚卸の効率化。作業時間が2週間→2日に大幅短縮

王子様：年に2回、6月と12月に棚卸をしています。まず、棚卸用のQRコードをスマホでスキャンし、データ上の在庫数を確認します。次に、段ボール箱の中に保管されている商品の数がzaico上の数と合っているかをチェックして完了です。

QRコードをスキャンする様子

王子様：以前は現物を数えて紙に書き込んでいました。数え終わったら、さらに手書きした紙からパソコンに一つずつ入力して、棚卸表を完成させていました。

これらの作業を、日常的な発送業務と並行して二人だけで行なっていました。そのため、一日分の発送が終わったら、さらに棚卸した数から発送した分の数を引く作業が必要だったんです。二度手間だし、数量がズレるミスにも繋がりやすいのが課題でした。
また、手書きからパソコンに入力する際、商品名を間違えて入力してしまうといったヒューマンエラーも悩みでした。

毎日少しずつ棚卸をするので、すべて数え終わって棚卸を完了するまでに、およそ2週間ほどかかっていました。

王子様：zaicoの導入効果として、棚卸の作業を効率化できたことが一番大きいと感じています。

以前は二人で2週間かかっていた棚卸が、今は一人で2日ほどで終えられるようになりました。経理に提出する資料も、zaicoから在庫データをエクスポートして集計するだけなので、これまで2時間かかっていた資料作りが30分程度で済むようになりました。

王子様：はい、人の手によるミスがなくなりました。そして何より「棚卸の時期が始まった…」という精神的な負担が大きく軽減されたので、本当に嬉しく思っています（笑）！

貴重なお話をお聞かせくださり、ありがとうございました！

日用品や家庭用品、お客様窓口での商品・在庫管理にzaico

今回は、アース製薬株式会社 お客様のお気づきを活かす窓口部様でzaicoをご活用いただいている事例をご紹介しました。500点以上の商品を、担当者の記憶に頼ることなく効率的に管理できるようになったこと、特に棚卸において大幅な効率化を実現できたことは、ZAICO社としても大変嬉しく思います。

zaicoは日々の入出庫管理から棚卸まで、幅広い業務の効率化をサポートします。アース製薬様と似た業務内容の方、在庫管理の属人化などの課題をお持ちの方は、ぜひ参考にしてみてください。

zaicoでは、1か月間の無料トライアルに加え、まずは相談したいという方へのお問い合わせ窓口もご用意しています。ぜひお気軽にご相談ください。

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