棚卸は歯科医院での診療業務の継続に必要不可欠ですが、時間と労力を要する負担が大きい作業です。
しかし、経営の観点や運営の観点からも歯科医院の棚卸は重要です。
歯科医院における棚卸の必要性と従来の棚卸方法が抱える課題を整理し、歯科医院の棚卸に役立つ在庫管理システムの活用について確認していきましょう。
歯科医院で棚卸が必要な理由
まず、なぜ歯科医院に棚卸が必要なのか確認しておきましょう。
日々の診療で使用される機器や材料の種類は多岐にわたり、その在庫状況の把握は容易ではありません。
思わぬ在庫不足は検査や治療の遅延を招くなど、診療業務に支障をきたすことがあるため、定期的な棚卸によって適正在庫を保つ必要があります。
また、医療の安全性の確保には適切な使用期限管理が求められるため棚卸が必要です。
期限を超過した物品を廃棄したり、期限が切迫した物品を優先使用したりするには、精度の高い在庫管理が不可欠です。
さらに、在庫の把握が不十分になると適切な発注量を設定できず、在庫過多を引き起こし、場合によっては経営に影響することも理由に挙げられます。
このような理由から、歯科医院では適切な在庫管理が重要であり、これを維持するために棚卸による在庫状況の確認が必要になります。
歯科医院が抱える棚卸の課題
歯科医院での適切な在庫管理に不可欠な棚卸ですが、棚卸の実施にさまざまな課題をもつ現場は少なくありません。
歯科医院が抱える棚卸の課題について確認していきましょう。
業務負担が大きい
多種多様な医療機器や医療材料を扱う歯科医院では、棚卸はスタッフにとって大きな負担です。
通常の診療業務と並行して、時間のかかる手作業での在庫カウントや記録を行うことは容易ではありません。
こうした背景から適切な頻度で棚卸が行えない医院では、在庫管理の質が低下し、在庫不足や過剰在庫を引き起こすリスクが高まります。
在庫状況の把握が難しい
歯科医院での診療には多くの医療機器や医療材料が必要です。
取り扱う物品の種類が多岐にわたるだけでなく、日々大きく在庫量が変動するため、全体の在庫状況の正確な把握は簡単ではありません。
特に紙やエクセルで管理している場合、情報更新の遅れや記録ミスが生じやすく、データの正確性も疑われます。
こうした環境下では、棚卸の負担はさらに大きくなります。
使用期限管理が煩雑
歯科医院で扱う多くの機器や材料には使用期限があるため、歯科医院での在庫管理には使用期限管理も同時に必要です。
棚卸の際にも各物品の使用期限を確認し、期限が切迫しているものは優先使用できるよう管理するとともに、期限を超過しているものがあれば適切に廃棄しなければなりません。
しかし、アナログなやり方ではこれらの作業は非常に煩雑で負担が大きく、見落としのリスクも伴います。
安全な医療提供と医院経営の最適化には、効率的な使用期限管理の仕組みが求められます。
人的ミスが起こりやすい
さまざまな物品を対象とする歯科医院の棚卸では、在庫の数え間違いや記録漏れなど、人的ミスの起こりやすさも課題となります。
精度の低い在庫管理は在庫不足や在庫過多を招く要因となるため、可能な限りミスを防ぐことが求められますが、スタッフの注意力に依存するやり方ではリスクの大幅な低減は困難です。
ミスの頻度が高いと、在庫把握の不正確さから現場に混乱が生じやすく、その対処に労力を要するため、業務効率や患者対応にまで悪影響が及ぶ可能性もあります。
歯科医院で行われている棚卸の方法
歯科医院で棚卸を適切に実施するには、その方法に工夫が必要です。
実際に歯科医院の各現場ではどのような方法で棚卸が行われているのでしょうか。
代表的な歯科医院で行われている棚卸の方法を確認していきましょう。
在庫管理表に手書きする
紙の在庫管理表を用いた棚卸は、最もアナログで誰もが簡単に行える方法です。
物品ごとに数量を記載し、在庫の増減を手書きで更新して管理します。
シンプルさがメリットである一方、手作業に時間がかかる上に、数値の見落としや記録ミスが起きやすい点が問題となります。
紙ベースでは使用期限を超過した品目や期限の近づいた品目の特定や、適切な発注量の設定も効率的に行えません。
また、その時点での在庫状況を知るには紙の原本を確認する以外に方法がなく、関係者間での情報共有が遅れやすいため、業務効率の低さや属人化の起こりやすさにも課題が残ります。
エクセルのデータを更新する
エクセルを使った棚卸は、在庫品目や数量を電子データとして記録するため、紙に比べて簡単に検索や集計ができる利点があります。
多くの人が慣れ親しんでいるツールでコストをかけずに柔軟に管理できる点もメリットでしょう。
しかし、汎用性が高い反面、在庫管理上の操作性に優れているとは言えず、確認したい品目データの特定や入力・更新には時間がかかり、操作ミスのリスクも伴います。
また、不適切な場所への入力や誤ったデータの書き換えなども起こりやすく、入力規則などを高度に工夫しない限り適切な管理の継続は困難です。
在庫管理システムを活用する
在庫管理システムは、デジタルで一元的に在庫を管理できるツールで、入出庫の記録や使用期限の管理を効率的に行えるよう設計されています。
在庫管理に特化しているため操作性に優れており、手書きやエクセル管理と比較して棚卸作業の負担が軽減され、正確な在庫情報の把握に役立ちます。
導入コストや新しいシステムへの慣れが必要となるため、可能な限りスムーズに導入できるシステムを選択することが重要です。
歯科の棚卸に在庫管理システムを用いるメリット
手書きやエクセル管理などの従来の方法では、棚卸の大幅な効率化は困難です。
棚卸の課題解決や効率化には在庫管理システムが有用です。
歯科の棚卸に在庫管理システムを用いるメリットを確認していきましょう。
在庫情報の精度が上がる
従来の在庫管理方法では、記録ミスや確認漏れが避けられないため、正確な在庫データの維持は容易ではありません。
一方、在庫管理システムは在庫管理に最適な設計がなされており、情報が一目で捉えやすくミスも起こりにくいよう、表示に工夫が施されています。
こうしたシステムを活用して日常的に精度の高い在庫管理が行えると、棚卸の負担は大きく削減されます。
作業が省力化される
従来の棚卸方法では、対象品目の入力欄を見つけ出す作業にも時間と手間がかかります。
一方、在庫管理システムでは、対象品目のデータにアクセスしやすいよう工夫されているため、作業が効率的に行えます。
例えば、バーコード・二次元コード対応のシステムに搭載されている、スキャンするだけで該当データが表示される仕組みは、作業の省力化に有用です。
データ検索の手間の削減や確認ミスの防止にも役立ちます。
データ更新の操作性が良い
従来の棚卸では記録作業に時間と労力がかかりますが、在庫管理システムではデータ更新の操作性向上による使いやすさが大きな利点です。
多くのシステムは直感的に操作できるよう工夫されています。
また、更新された在庫情報はリアルタイムに反映されるため、複数のスタッフが同時にアクセスしても情報にブレが生じません。
こうしたことから、棚卸全体にかかる時間の大幅な削減が期待できます。
使用期限の超過を見分けやすい
従来の棚卸では煩雑で手間のかかる使用期限の確認作業も、在庫管理システムで効率化されます。
使用期限を超過した品目や期限の近づいた品目が強調して表示されるよう設計されたシステムは、棚卸の際にこれらを分類するのに役立ちます。
また、システムの中には使用期限まで一定の日数を切った時点で自動で通知するアラート機能が搭載されているものもあり、日常の在庫管理における期限切迫品の優先使用や期限切れの見落とし防止に有用です。
発注タイミングの改善ができる
従来の棚卸では、在庫状況から最適な発注時期や数量を導きだすことが難しく、適切な発注につながりにくいことが課題です。
この問題を解決するため、在庫管理システムの中には、適切な発注点を自動で算出する機能が備わっているものがあります。
こうした機能を使うと、棚卸の結果を基に発注タイミングを容易に改善できるため、在庫の最適化に効果的です。
また、在庫が一定数を下回った際に自動的に通知を行うアラート機能が付属したシステムは、日常の発注管理にかかる負担軽減のための有効な対策になります。
歯科医院での効率的な棚卸にはzaico
多種多様な物品を扱う歯科医院で負担の大きい棚卸を効率化するには、在庫管理システムが有用です。
中でもシンプルな管理と簡単操作を重視するなら、クラウド在庫管理システムzaicoをご検討ください。
zaicoは、歯科医院をはじめ他科のクリニック、動物病院、在宅医療、総合病院まで、幅広く利用されているクラウドベースの在庫管理システムです。
特に歯科医院では多くの導入事例があり、棚卸にかかる時間の大幅削減に成功しています。
zaicoは、直感的な操作性に加え、バーコードや2次元コードのスキャン機能を備えており、誰でも簡単に在庫検索や情報更新が行える簡便さが特長です。
スマホやタブレットからアクセスでき、過去データの分析から最適な発注点を提示する機能や、発注点や使用期限に基づくアラート機能も備えており、棚卸だけでなく日常の在庫管理もサポートします。
歯科医院での棚卸に役立つ在庫管理システムをお探しであれば、zaicoにお気軽にご相談ください。
