ドラッグストアは、医薬品だけではなく生活用品や食品、衣類などさまざまな種類の品物が売られています。
また、処方箋を扱っているところもあり、ドラッグストアで事が足りてしまうほど幅広い商品を扱っているので、ドラッグストアの棚卸し作業は複雑になってしまう場合があります。
多彩な商品を扱うドラッグストアの棚卸しの方法や注意点を確認していきましょう。
ドラッグストアでの棚卸し業務とは
ドラッグストアにおける棚卸し業務には、以下の作業が含まれます。
- 医薬品の消費期限や在庫の確認
- 食品の賞味期限や在庫の確認
- 処方箋の消費期限や在庫確認
- 衣類の在庫確認
- 生活用品の在庫確認
ドラッグストアは医薬品だけではなく食品や生活用品など多種多様な種類が置かれています。
ドラッグストアやスーパーなどの増加に伴い、他社との差別化のために生活用品や食品など扱い商品の種類が増えてきている傾向があります。
また、ドラッグストア独自のブランドの食品なども開発されるようになり、日頃の在庫管理も複雑化するようになっているかもしれません。
そのようなドラッグストアの棚卸し業務は、医薬品だけではなく食品や生活用品など多くの商品を管理しなければいけません。
医薬品も、市販薬だけではなく処方箋を受け持っているところもありますし、店舗によって取り扱う範囲やジャンルが異なる場合もあります。
そのため、ドラッグストアの棚卸し業務は、店舗ごとにやり方が異なる場合もあるでしょう。
さらに、さまざまな種類の商品が売られているので、商品のジャンルごとに管理したり棚卸しをする場合もあります。
このように、ドラッグストアでの棚卸し業務は商品が多く、商品の特性も異なることから、複雑化しやすい特徴があり、店舗運営において重要な業務といえるでしょう。
ドラッグストアでの棚卸し業務の流れと方法
ドラッグストアで棚卸し業務をする場合、どのような流れで行うのでしょうか。
ドラッグストアでの棚卸業務の流れや方法を確認していきましょう。
スケジュールを立てる
棚卸し業務を円滑に進めるためには、スケジュールを立てることが大切です。
たとえば、以下のようなスケジュールを立てることで、円滑に進めることができます。
- 商品の洗い出しをする
- ジャンル分けする
- リストや在庫管理を確認する
- 順番を決めジャンルごとに棚卸業務を開始する
- 最終的な確認をする
棚卸し業務は時間がかかるものなので、しっかりとスケジュールを立てましょう。
スケジュールを立てることで棚卸し業務にかかる時間を計算できますし、計画を立てることで他の業務との兼業も可能です。
どれくらいの作業量なのか作業前に把握するだけでも、棚卸し作業はスムーズに進めることができます。
スケジュールを立てる際は無理なスケジュールにするのではなく、余裕を持ったスケジュールにすることも大切です。
どの業務にどれくらい時間がかかるのかおおまかに計算した上で、スケジュールを決めるようにしましょう。
在庫数を数える
商品の在庫数を数えて、棚卸し作業を開始しましょう。
在庫の数が少ないものからはじめると、効率よく棚卸し作業を進めることができます。
在庫数が少ないものは、消費期限や賞味期限などの期限を確認するのも早いですし、在庫数を確認できればあとは在庫管理表を確認するだけで良いです。
ドラッグストアは商品の種類が多い特徴があるので、効率よく進めることが重要とされます。
まずは在庫数を確認し、どの商品から棚卸し作業を始めるのか決めましょう。
在庫管理表と比較する
在庫数を確認し、棚卸し作業を進めた後は在庫管理表と棚卸し作業管理表を比較しましょう。
在庫管理表には、商品の動きが記録されているので、どのように消耗された結果どれくらいの在庫数となったのかを確認することができます。
在庫管理表の在庫数と、棚卸し作業管理表の在庫数が一致していない場合、在庫管理表のどこかに不備があるので、必ず確認しましょう。
不備があった場合、在庫数はもちろん、売り上げの計算にも影響を及ぼすため、できるかぎり迅速な発覚を心がけることが大切です。
ドラッグストアでの棚卸し業務の注意点
ドラッグストアで棚卸し作業をする場合、どのようなことに注意すべきでしょうか。
ドラッグストアでの棚卸し業務の注意点を確認していきましょう。
商品の種類に応じた管理が求められる
ドラッグストアは医薬品だけではなくさまざまな商品が置かれています。
そのため、商品ごとに管理すべき点が異なるため、複雑化しやすいです。
たとえば、食品と医薬品の棚卸し作業を同時にすると、どれがどれの管理だったのか分からなくなりますし、賞味期限と消費期限が混合されて見にくい管理表になってしまうでしょう。
商品の種類が多いドラッグストアでの棚卸しは、商品を混合せずに医薬品は医薬品でまとめて棚卸し作業を進めるなど、工夫することが大切です。
確認すべき事項が多くなる
商品の種類が多いドラッグストアでは、消費期限や賞味期限、ロット番号など確認すべき事項が多い特徴があります。
とくに、医薬品などはロット番号によって品質が異なることもあるので、棚卸し作業をする場合はロット番号の管理もしなければなりません。
また、処方箋を扱っている場合は市販薬とは異なる管理方法となり、一錠ずつ数える必要があるため単位や数も桁違いです。
このように、商品の種類が多い分種類によって確認すべき事項が変わるところが、ドラッグストアでの棚卸し作業における注意点といえます。
ジャンル分けが細かくなる
ドラッグストアでは、多くの種類の商品がおかれているため、まずはジャンル分けをする必要があるでしょう。
そのジャンル分けは、大雑把に食品、衣類、生活用品などと分けても良いですが、丁寧に棚卸し作業を進めたいのであれば、さらに細かくジャンル分けをしたほうがいいかもしれません。
たとえば、生活用品であれば、食器用洗剤や洗濯用洗剤、シャンプーなどで分けるようにすると細かいジャンル分けができるので棚卸し作業が円滑に進むでしょう。
おおまかにジャンル分けすることでシンプルな作業になりますが、その分工程が複雑になったり途中で混乱する場合も考えられますので、丁寧にジャンル分けを行うようにしましょう。
ドラッグストアの棚卸し業務を効率化するポイント
ドラッグストアの棚卸し業務は複雑になりやすいので、効率化を考える必要があります。
ドラッグストアの棚卸し業務を効率化するポイントを確認していきましょう。
ルールを決める
ドラッグストアの棚卸し業務をする際は、まずはルールを決めましょう。
たとえば、以下のルールを事前に決めておくと、効率化しやすくなるかもしれません。
- 計画を立てる
- 棚卸したい場所をマップ化する
- チームをつくり担当をわける
- 棚卸作業のマニュアルを作成する
- ダブルチェックを行う
ルールがあれば、なんとなくで進めがちな棚卸し作業を効率よくしっかりと進めることができます。
また、ルールが決められていることからミスの発生率を下げ、丁寧に作業を進めることができるようになるでしょう。
ルールを決めるためには、事前に棚卸し業に必要な作業を予想したり、一度棚卸し作業を行ってからどうすべきか話し合うことが必要です。
実際に経験しないと、棚卸し作業がどのような作業なのか分からずに、ルールが機能しない、ルールのせいで悪化してしまう場合もあるので、現場と連携して考えてせってしましょう。
棚卸し作業を適切にできる環境にする
ドラッグストアの棚卸し作業は工程や業務量が多いので、棚卸しを担当する従業員のモチベーションも下がってしまうでしょう。
営業中であれば、棚卸し作業をしている合間に接客やその他の業務が発生してしまったり、一人でしていると、効率が悪くなるのはもちろん、ミスが増えてしまうかもしれません。
棚卸し作業は集中力が必要な作業ですし、商品を探す手間も生じる場合があり、棚卸しをしながらそのほかの業務もこなすのは難しい場合があり、スタッフ間の連携や棚卸し作業への理解も必要になります。
ミスなく作業を進めるためにも、チーム制で定期的にコミュニケーションを取りながら適切に連携し、効率や作業者のモチベーションを高める工夫を考えましょう。
デジタルツールを有効活用する
棚卸作業を効率よく進めるためには、デジタルツールの活用も効果的です。
たとえば、在庫管理によく用いられるExcelやスプレッドシートなど、使い勝手の良い表計算ツールを使うのも良いでしょう。
しかし、Excelやスプレッドシートは使い慣れている一方、自分で管理表を作る必要があり効率が悪い面もあります。
一方、在庫管理や棚卸業務に特化したデジタルツールであれば、操作に慣れるために時間を要しはしますが使いやすく、ミスなく進めることができるでしょう。
デジタルツールにはさまざまな種類や特徴があるので、どのようなツールであれば有効活用できるのか適切に検討したり、試したりして、導入を進めるようにしましょう。
ドラッグストアの棚卸し業務にもzaico
ドラッグストアは商品の種類が多く、一般的な棚卸し業務よりも複雑になりやすい場合があります。
そのため、ミスが発生しやすかったり、効率的に進めにくい場合もあるかもしれません。
このような課題を感じているドラッグストアの棚卸しには、棚卸しに特化したデジタルツールを導入し、効率化を目指してみてはいかがでしょうか。
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zaicoは、さまざまな企業に利用されており、一般的な小売店はもちろん、医薬品を扱う薬局や病院などにも利用されているクラウド管理が可能な在庫管理用システムです。
