「今の在庫数」が瞬時にわかる！面倒な手書き管理をなくし、ミスや棚卸差異が大幅に軽減された事例
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会社・団体名
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明和産業株式会社
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業種
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製造・メーカー / 小売・卸
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従業員数
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～50名
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地域
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関東
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管理物品
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製品/商品
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課題
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棚卸を効率化したい / 紙やExcelでの管理をなくしたい
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活用機能
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入庫/出庫(予定)データ登録 / 変更履歴
2024/9/3
明和産業株式会社様：在庫管理基本情報
- 管理している物品：LED商材、ムービング商材、音声商材、紙やPETを使用した数字カード、POPカード、クリップパーツ等
- 管理している品目数：500品目
- zaico導入前の在庫管理方法：紙（帳簿）、Excelに記録していた
- 利用開始：2016年
- 利用頻度：毎日
- 利用人数：5名
- バーコード・QRコード利用：なし
zaico導入前に抱えていた在庫管理の課題
- リアルタイムな在庫数を把握できていなかった
- 出庫のたびに3つの管理表に記入しなければならず、負担が大きかった
- 記入ミスや入力漏れが多発し、棚卸が毎回大変だった
- 入出庫の履歴が追えず、ミスの原因が分からなかった
zaico導入によって得られた効果は？
- いつでもどこでもリアルタイムな在庫数が分かるようになった！
- 手書きの管理表をすべてなくすことができ、負担が軽減された！
- ミスが減り、棚卸で大きな差異が出なくなった！
- 入出庫の履歴が可視化され、ミスの原因が追えるようになった！
明和産業株式会社様に、zaico導入前の課題から導入後の効果までを伺いました！
POPやノベルティなど各種販促品の企画から製造・販売まで行っている明和産業株式会社様。光や音声、動きを取り入れたオリジナルPOPの開発と販売を担う「エルサム事業部」様でzaicoを導入してくださっています。
以前は出庫のたびに手書き・Excel・売上用フォーマットと複数ある管理表に記入しなければならず、書き漏れなどのミスが起きたり、リアルタイムな在庫数がすぐに分からなかったりといった課題がありました。
今回は、zaicoを導入して管理業務の負担を軽減された、営業事務兼ネットショップご担当の新井様に詳しくお話を伺いました！
複数の販売チャネルの在庫をzaicoで一元管理
――御社の事業内容を教えていただけますか？
新井様：販促物を企画して製造、販売までを行っている会社です。私が所属しているエルサム事業部では、自社オンラインショップで販売しているLED商材や音声商材といったものに加え、製作に必要な部材や部品の在庫を持っています。
それらをすべてまとめてzaicoで管理して、営業とネットショップ担当者で在庫の連携がすぐ取れるようにしています。
――たくさんの商品があるのですね！ちなみに、看板商品を教えていただけますか？
新井様：数字めくりカード「めくるん」という商品が一番の売れ筋です。アナログな商品ではあるのですが、他では出していないロングセラーでよく売れています。
数字めくりカード「めくるん」
――zaicoはどなたが利用してくださっていますか？
新井様：エルサム事業部内に営業担当やネットショップ担当がいて、計5人でzaicoを利用しています。私は営業事務とネットショップの担当を兼任していて、zaicoをフル活用させてもらっています。
以前は3つの管理表に記入する必要があり、手間だった
――もともとはどんな管理方法だったのでしょうか？
新井様：紙やExcelで管理していました。
――どんな課題がありましたか？
新井様：管理がとにかくアナログすぎて、めちゃくちゃ大変でした。ものを出庫するとき、現物の段ボールに紙を貼って「X月X日、どこに何個出した」と記入するものと、Excelに入力するもの、さらに、売上原価を出して利益を確認する出庫表と、全部で3つの管理表に記録しなければならなかったんです。1個でも抜けると棚卸で数がズレるんですよ。本当に原始的で、すごく手間でした。
――出庫時にやることが多かったのですね。
新井様：そうなんです。お客様から在庫数を聞かれても、3つある管理表のどれを信じていいのか分からなくて。実棚（実地棚卸）をしてみると数が結構ズレていて、「この商品、100個もないけどどうしちゃったの！？」というようなことが頻繁にありすぎてしまって。
お試し期間に効果を実感、本運用へとスムーズに移行できた
――zaico導入のきっかけは？
新井様：最初は私ではなく、別の者がzaicoを見つけて教えてくれました。ホームページを見てみたら使えそうだったのと、試しやすい価格だったということもあって、他社サービスは調べずにすぐzaicoの導入を決めました。
――1か月のお試し期間で効果を実感してくださったのですか？
新井様：そうです。お試し期間中に、実際に運用していくためのルールを作りました。それで「行けるね！」となったのでGOが出たという感じです。
――新たなシステムを入れることに対して、現場でネガティブな反応はありませんでしたか？
新井様：特に障壁なく、スムーズに導入へ至りました。みんなも困っていたんでしょうね（笑）。
――良かったです！導入時に、つまづきやネックになることもありませんでしたか？
新井様：運用ルールを決めても、みんながそれを把握して使えるかな、分かるかなという不安はありました。実際にzaicoを導入して、運用フローや使い方を周知しても、最初は不慣れでできない人もいました。それでも比較的すんなり慣れることができたと思います。想像していたよりもスムーズに運用にのせることができました。
入庫は営業事務が取りまとめて登録、出庫は各担当者が登録
――入庫はどのようなフローですか？
新井様：発注は各自で行なって、現物が入庫したら私が取りまとめてzaicoに「入庫済み」ステータスで登録し、発注書のPDFを作成して入庫処理をしています。
――zaicoへの登録は新井様がまとめて行っているのですね。
新井様：はい。以前は、発注した人がzaicoに「発注済み」ステータスで登録して、入庫したらそれを確認した人が「入庫済み」にステータスを変えるという運用でやっていたのですが、結局やらない人や、やり忘れる人が出てきてしまったので、各自で登録するのをやめました。現物が入ってきたらまとめて登録するので私にください、という流れに変えたんです。
――出庫はどのようなフローですか？
新井様：受注があると、商品を出庫した人が各自zaicoに「出庫済み」ステータスで登録して、PDF伝票を保存します。そのPDFを私たち営業事務が印刷して、売上を立てるという流れです。
――入出庫時にQRコードスキャンは利用されていますか？
新井様：いえ、スマホでのスキャンはせずに、全員パソコンで入出庫登録をしています。
最初はQRコードを印刷して貼りつけて、スキャンで登録もしていたんですが、結局そのあとパソコンに戻ってPDFで伝票を出力しないといけないので、今は入出庫登録自体もパソコンで行うようになりました。
――なるほど。スマホでもzaicoアプリを使うことはありますか？
新井様：スマホアプリは外出先で在庫確認をするときに使っています。
出庫処理にともなう心身の負担が軽減された
――zaicoのどんなところを特に便利に感じてくださっていますか？
新井様：出庫処理がとても簡単にできることです。
――以前のような、出庫時の手間は軽減されましたか？
新井様：はい。手書き、Excel、売上管理シートにそれぞれ記入する手間がなくなり、すべてzaicoのシステム内で完了できるようになりました。また、売上管理をしていた手書きの出庫表の代わりに、今はzaicoの出庫データから納品書をダウンロードできるので、これを売上用の原価確認に使うようになりました。
――おお！それならミスや数のズレも少なくなりますよね！
新井様：そうなんです！書き間違いもないんですよ。
――出庫時のストレスも軽減できたでしょうか。
新井様：はい。特に、移転前は倉庫が地下にあったので負担が大きかったんです。事務所は2階だったので、在庫を確認したり出庫したりするたびに地下へおりて、そこで紙に書いて、2階に上がって、また手書きで書いて、Excelに入力して…。たまに、現物は持ってきたけれど「あ、管理表に書き忘れた」と思ってまた地下に戻って、というようなこともあって大変でした。今はかなり作業量が減ってストレスも軽減されました。
どれだけ物品数が増えても検索しやすいので、新商品をどんどん作れる
新井様：あとは、検索がサクサクできるのも便利です。
――どういった点が便利ですか？
新井様：物品名や項目を複数入れて検索ができるじゃないですか。おかげで本当にものが探しやすくなりました。
条件を複数指定して検索できます（画像はサンプル）
――複数項目でAND検索を活用されているんですね。
新井様：弊社ではカテゴリ分け（表示項目）をよく使うのですが、zaicoを使い始めた当初は、カテゴリの順番をドラッグで動かして入れ替えることができませんでした。それでzaicoのシステム担当の方に、カテゴリの順番をスムーズに入れ替えできるようにしてほしいとリクエストさせていただいたんです。
在庫一覧画面の表示項目（画像はサンプル）
――そうだったのですね！
新井様：その後リクエストが反映されて、とても嬉しかったです！私たちの意見をすんなり取り入れて開発してくださったのですごく助かりました。
設定画面から項目の表示順を入れ替えることができます（画面はサンプル）
――こちらこそ、ご意見をいただきありがとうございました！より使いやすくなりましたでしょうか？
新井様：はい、すごく見やすくなりました！今は大文字・小文字が違っていても、同じ単語で検索するとヒットしますよね？
――はい、検索結果に表示されます！
新井様：弊社の商品名はアルファベット、カタカナ、英語、数字などが混ざる商品名になることが多くて。今は全角・半角や大文字・小文字が違っていても検索結果に出てくるので便利です。私たちの部署では、商品の種類をどんどん増やそうと頑張っているのですが、zaicoを使えばどれだけ種類が増えても検索がしやすいので、新商品も作りやすいんです。
実地棚卸で大きな差異が出なくなった
――zaico導入前、棚卸に関して課題はありましたか？
新井様：日常のちょっとしたミスの積み重ねで数が合わなくなってしまったり、どこで合わなくなったのか過去の履歴をさかのぼるのが大変だったり…、ミスをした本人も覚えていないことが多いので、差異の原因が分からないことが課題でした。
――zaico導入後、そういった課題は解消されましたか？
新井様：zaicoを使うようになってからは履歴が見えるので、処理をした本人に「これって合ってます？」と聞けるようになって、すごく楽になりました。数も合わせやすくなりましたし、ありがたいです。
――棚卸の頻度はどのくらいですか？
新井様：大きな実地棚卸は、半年から一年に1度やるようにしています。ただ実際問題、在庫の量が多いので一人で実棚するのが難しいんです。なので、zaicoと現物の個数が違っていることに気づいたら、その都度確認するようにしています。
――どんなタイミングで数のズレに気づかれるのですか？
新井様：出庫のときや、zaico上で数量がなぜかマイナスになっているときです。
――そこで気づけるのですね！
新井様：はい。おかげさまで、大きな差異が出ることはなくなりました。
――ミス（差異）を0にすることはやはり難しいですか？
新井様：人が操作する限りミスは完全に0にはならないのですが、何を間違えたのかが以前よりも簡単に分かるようになったので、履歴を見てすぐに問題を解消できるようになりました。
zaico導入で一番楽になったのは「今の在庫数がすぐ分かる」こと
――zaicoを導入されて、一番楽になったと感じられることは何ですか？
新井様：履歴を追えることもそうですが、今の在庫数がリアルタイムに確認できるようになったことです。以前はいちいち段ボールを開けて、一個一個数えていたので。
――毎回倉庫へ行って数えるのは、確かに大変ですよね。
新井様：以前はお客様から在庫数を聞かれても、即答することができなかったんです。でもzaicoを導入してからは、パソコン画面を見て瞬時に在庫数が分かるようになりました。検索もしやすくて、本当に助かっています。
――嬉しいです！大変参考になるお話を聞かせていただき、ありがとうございました！
BtoB商材の在庫管理にzaico
今回は、LED商材やPOPカードといった自社製品の在庫管理にzaicoを活用してくださっている明和産業株式会社様にお話を伺いました。明和産業様がzaicoを導入されてから現在に至るまで、機能のアップデートやプランの変更などもありましたが、「なくなったら困るツール」として継続利用してくださっているとのことで、大変嬉しく光栄に思います。
BtoB商材を扱っている企業様、日常的な在庫管理や入出庫の煩雑さにお困りの企業様は、ぜひ明和産業様の導入事例を参考にしてみてくださいね。
