棚卸のシステム化とは？棚卸のシステム化の方法とメリットや注意点

面倒な棚卸作業をもっと楽に、そして正確にしたいと課題を感じている場合もあるかもしれません。

そんな棚卸の悩みを解決する手段として、棚卸のシステム化が効果的です。

棚卸のシステム化は、棚卸作業の負担軽減や精度向上、コスト削減など多くの効果が期待できます。

棚卸をシステム化するメリットや具体的な棚卸をシステム化する方法、棚卸をシステム化する際の注意点を解説します。

棚卸のシステム化とは

棚卸のシステム化とは、従来手作業で行っていた在庫管理の棚卸作業に、システムを導入して効率化することを指します。

棚卸は、企業が保有する商品や原材料などの在庫数量を実際に数え、帳簿上の記録と突き合わせる作業です。

棚卸は在庫の正確性を確保するための重要な作業ですが、手作業で行うと多くの人手と時間を要し、ミスが生じることも少なくありません。

このような課題を解決するために、手間のかかる棚卸作業をシステム化する動きが広がっています。

棚卸には、在庫数のカウントやデータ入力、集計、報告書作成などがあり、システムを導入することでこれらの作業の効率や精度を向上させることが可能です。

棚卸をシステム化しないことの問題

棚卸をシステム化せずに、従来の人手による方法を続けると、さまざまな問題が生じます。

まず、手作業による棚卸は人為的なミスが発生しやすく、在庫データの正確性を低下させる原因です。

また、作業に多くの時間と労力を要するため、業務効率が低下する恐れがあります。

さらに、棚卸を担当する従業員の負担も無視できません。

棚卸は、多くの企業にとって繁忙期に行われる作業であり、従業員の負担が増えることで、過重労働やモチベーションの低下につながることも考えられます。

これらの問題を放置すると、在庫管理をはじめとした業務の生産性が低下し、経営に悪影響を与える可能性もあるでしょう。

棚卸をシステム化するメリット

棚卸をシステム化することによって、どのようなメリットが得られるでしょうか。

棚卸をシステム化する主なメリットを確認していきましょう。

作業負担の軽減

棚卸をシステム化するメリットは、作業負担の軽減です。

手作業での棚卸では、目視で在庫をひとつずつ数えて帳簿と照らし合わせる必要があり、時間も労力もかかっていました。

システム化により、スキャナでの在庫数量のカウントや、自動でのデータ照合ができれば、棚卸作業にかかる時間と労力を削減できます。

また、集計や報告書作成などの事務作業も自動化すれば、従業員の負担が大幅に軽減できるでしょう。

棚卸精度の向上

棚卸の精度向上も、システム化の大きなメリットです。

棚卸の結果は、企業の決算や意思決定に影響するため、高い正確性が求められます。

しかし、人手による棚卸では、どうしても数え間違いや入力ミスが発生するため、本来の在庫数と棚卸結果がズレてしまうことは避けられません。

棚卸にシステムを導入することで、カウントや入力のミスが最小限に抑えられ、在庫管理の精度向上が可能です。

在庫データが正確になることで、欠品や過剰在庫を防ぎ、決算や意思決定の確度の向上につながるでしょう。

業務効率化による時間とコストの削減

棚卸をシステム化して業務の効率化を高めることで、時間とコストを削減できる点もメリットです。

棚卸を手作業で行う場合、規模が大きくなるほど多くの人手と時間がかかっていました。

通常業務と並行して行う場合には、残業が増え、その分の人件費が膨らみます。

棚卸作業のシステム化によって業務を効率化し作業時間を削減できれば、その分本来の業務に集中でき残業時間も減らせるでしょう。

システム化は、作業負担の軽減と精度の向上を図りながら、コスト削減にもつながります。

棚卸をシステム化する方法

棚卸のシステム化には、いくつかの段階に種類が分けられます。

• 在庫管理システムによる管理の効率化
• バーコード・RFIDによる棚卸作業の効率化
• IoTによる自動化

それぞれの代表的な棚卸のシステム化の方法を確認していきましょう。

在庫管理システムによる管理の効率化

棚卸作業をシステム化する第1歩として、在庫管理システムの導入が有効です。

在庫管理システムとは、在庫管理に特化した専用のソフトウェアで、紙の伝票やExcelで行っていた在庫データの管理などを効率化します。

在庫管理システムの導入だけでは棚卸作業そのものを効率化できるわけではありません。

しかし、棚卸作業に伴うデータ入力や照合などの業務がスムーズになり、作業時間の短縮やミスの削減が期待できます。

近年はクラウドサービスで提供されるシステムも増えており、中小企業でもコストを抑えて導入可能です。

バーコード・RFIDによる棚卸作業の効率化

棚卸作業自体を効率化し、作業負担を軽減するには、バーコードやRFIDの導入が効果的です。

バーコードスキャンを導入すれば、商品についているバーコードを読み取ることでカウントできるため、手作業での数え間違いを防ぎつつ作業時間を短縮できます。

さらに高度なRFIDタグを採用すれば、複数の商品を1度に読み取れるため、より効率的な棚卸が可能です。

これらの技術を在庫管理システムと連携させることで、読み取ったデータをリアルタイムでシステムに反映でき、棚卸作業の大幅な効率化と精度向上が実現します。

IoTによる自動化

最新のIoT技術を活用すれば、棚卸作業の自動化も可能です。

IoTとは「Internet of Things（モノのインターネット）」の略称で、さまざまなモノをインターネットに接続する技術を指します。

センサーやカメラなどのIoTデバイスを導入することで、在庫の自動監視や自動計数が可能です。

人手を介さずに、自動的に在庫数をカウントできるため、大幅な時間と労力の削減が期待できます。

棚卸をシステム化する際の注意点

棚卸のシステム化は、やみくもにシステムを導入すれば成功するわけではありません。

自社にあったシステムの選定や、丁寧なサポートが重要です。

棚卸をシステム化する際の注意点を確認していきましょう。

投資効果の見極め

棚卸のシステム化を進める際には、投資効果を慎重に見極めることが重要です。

システム導入には初期費用や運用コストがかかるため、長期的に見て投資に見合う効果が得られるかを判断する必要があります。

投資効果を十分に評価せずに導入すると、期待した成果が得られず、コストばかりがかかる結果となりかねません。

事前に費用対効果をシミュレーションしましょう。

すべての機能を一気に導入するのではなく、まずは一部の機能から導入し、効果を検証しながら段階的に拡大していくスモールスタートも有効です。

自社の課題やニーズに合ったシステムの導入

棚卸をシステム化する際には、自社の課題やニーズをしっかりと把握し、適したシステムを選択することも重要です。

例えば、棚卸作業のみを効率化したいのか、在庫管理業務全体を効率化したいのかによって導入すべきシステムは異なるでしょう。

過剰な機能を持つシステムを導入すれば無駄なコストがかさみ、逆に、機能が足りなければ期待した効果が得られません。

まずは、業務フローや課題を洗い出し、システムに求める機能を明確にしましょう。

その上で、複数のサービスの無料トライアルを試してみるなど比較検討して、最適なシステムを選ぶことが重要です。

利用する従業員への十分なサポート

システム導入後の効果を最大限に発揮するためには、利用する従業員へのサポートが欠かせません。

現場の従業員がシステムを十分に使いこなせない場合、業務効率が逆に低下する可能性があります。

また、誤操作が頻発すると、在庫データの正確性にも悪影響を及ぼすリスクにつながりかねません。

まず、導入前に丁寧な操作研修を実施することが有効です。

さらに、マニュアルの整備やヘルプデスクを用意して、利用後にもスムーズに疑問を解決できるようにすると良いでしょう。

棚卸のシステム化に「zaico」

棚卸のシステム化は、時間と労力のかかる棚卸業務を効率化して、従業員の負担軽減や在庫管理の精度向上を図る有効な手段です。

棚卸のシステム化には、在庫管理システムの導入やバーコード・RFIDの活用、IoTによる自動化など、さまざまな方法があります。

システムを導入する際には、棚卸の課題・ニーズを明確にし、投資効果を踏まえて自社に合ったシステムを選ぶことが重要です。

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