さまざまな場面や用途で利用されるエクセルを備蓄管理に使うこともあるでしょう。
備蓄管理はエクセルでも可能ですが、備蓄管理にエクセルが最適かというとそういうわけでもありません。
管理する内容や会社の規模によってはエクセルではなく備蓄管理に適したシステムを導入した方が良い場合もあるからです。
備蓄管理はエクセルで良いのか、備蓄管理をシステムでする場合と比較して確認していきましょう。
備蓄管理はエクセルかシステムのどちらがいい？
備蓄管理はエクセルで表を作成して、管理することは可能です。
エクセルであれば使い慣れてる人も多く、無料で作成できるので費用を抑えたかったり、簡単な管理程度でいい場合は十分な場合もあるでしょう。
一方、備蓄管理のためのシステムを導入して管理することもできるので、どちらを利用するかは使用用途や規模、どれくらい管理したいのかなど総合的に判断して決めると良いでしょう。
たとえば、備蓄の種類が少ない場合はエクセルで事足りることもあります。
しかし、備蓄の種類が多かったり多数の人と管理する場合は、システムで管理した方が良いかもしれません。
どのように管理していきたいのか考えた上で、適切な備品管理がエクセルで実現できるのか、システムが必要なのかを検討して、どちらを利用するか決めるようにしましょう。
備蓄管理をエクセルでしたほうがいいケース
備蓄管理をエクセルでした方が良いのは、どのようなケースでしょうか。
備蓄管理をエクセルでした方が良いケースについて確認していきましょう。
備蓄管理の費用を抑えたい
エクセルはビジネスツールの一種なので、すでに導入している企業は多いのではないでしょうか。
新たなコストをかけたくなくて、すでにエクセルが利用できるのであれば、エクセルで備蓄管理を始めるのは悪い選択ではないでしょう。
エクセルであれば簡単な表を作成できるだけでなく、計算もできます。
VBAを使えば備蓄管理システムに似たシステムを構築することも可能です。
備蓄管理をする種類が少ない
備蓄管理が必要な対象の種類が少ないのであれば、新しいシステムを導入せずともエクセルで管理することができます。
エクセルは容量に限りがあるので、種類が多いと挙動が遅くなったりなどの弊害が生じる場合があります。
そのため、備蓄の種類が多いのであればシステムで管理した方が良いですが、種類が少なく、今後増える可能性も低いのであればエクセルで管理してみるのも良いでしょう。
まずはエクセルで始めて見て不備や変更が必要になったら検討するなどの運用でもいいかもしれません。
備蓄管理の範囲が限られている
備蓄管理をひとつの拠点であったり、個人的であったり、小規模な範囲で行うだけで良い場合はエクセルでも十分な場合が多いでしょう。
反対に他拠点の管理が必要であったり、複数人が管理に関わる、連携が必要な場合はエクセルではなくシステムの方が適しているかもしれません。
備蓄管理の種類の多さも関係してくる部分がありますが、備蓄管理の規模や求められる管理内容が複雑な場合はエクセルよりもシステムの利用を検討しましょう。
備蓄管理をエクセルでする方法
備蓄管理をエクセルでするにはどうすればいいのでしょうか。
備蓄管理をエクセルでする方法を確認していきましょう。
備蓄のリスト化
エクセルで管理する場合は、まず備蓄のリスト化をします。
現在、どんな備蓄があるのか、備蓄する必要があるものは何かなど、種類や個数を洗い出しましょう。
備蓄する種類や数を把握しなければ管理表の作成ができないので、まずは備蓄計画を決定してから作成するようにしましょう。
備蓄管理表を作成
備蓄のリスト化ができれば、備蓄管理表を作成します。
作成する場合は、使い勝手が良い表を作成することが大切です。
また、将来的に備蓄が増えたり、管理したい項目が増えることを考えて、カスタマイズができるように作成すると良いでしょう。
作成したもので管理を行う
エクセルで作成した備蓄管理表に増減や追加があった場合は都度更新をして管理をしていきましょう。
また、備蓄品には期限があるものも含まれる場合があるので、期限切れになっていないか、破損しているものはないか、など定期的な確認も必要です。
エクセルで管理する場合は、素早く情報を更新しなければ差異が生じやすくなるので、動きがある場合は迅速に反映するようにしましょう。
備蓄管理をシステムでしたほうがいいケース
エクセルではなく備蓄管理をシステムでしたケースはどういうものなのでしょうか。
備蓄管理をシステムでしたほうがいいケースを確認していきましょう。
備蓄の種類や数が多い
備蓄の種類や数が多い場合、エクセルだと容量に限りがあるので管理しにくい場合があります。
エクセルは容量が多いと挙動が遅くなるだけでなく、開くのに時間がかかるので、業務効率が下がってしまうでしょう。
反面、システムであればクラウドで管理できるものも多く、備蓄の数が多くても問題なく管理できます。
備蓄の出入りが激しい
備蓄の出入りが激しく、表のカスタマイズが毎回必要となる場合、エクセルではなくシステムでの管理がおすすめです。
システムを使えば、毎回カスタマイズし直す必要がありませんし、デザインがくずれる心配もありません。
備蓄管理は時間がかかる作業なので、管理するたびにデザインを変える必要があると業務効率も下がってしまいます。
また、備蓄品の棚卸しや在庫の確認が必要な場合もシステムの方が楽に進めることができるでしょう。
従業員が多い
従業員が多い場合、エクセルでの管理は時間がかかるので不向きです。
エクセルは、同時編集ができないツールなので、ほかの人が編集している間は待機する必要があります。
しかし、システムであれば同時編集ができますし、待機する必要がありません。
従業員が多ければ多いほど、備蓄管理は同時に編集できた方が良いので、システムを導入することがおすすめです。
複数管理をしたい
備蓄管理を複数で管理したい場合は、エクセルよりもシステムを導入した方が良いでしょう。
エクエルは同時編集できないですし、ジャンルや種類分けで管理したい場合、それぞれに合わせた表を作成しなければなりません。
しかし、システムであれば同時編集も可能であり、他拠点で分けるなど複数管理も可能となります。
将来的に別の管理表を作ることになっても、システム上で簡単に作れるのでおすすめです。
また、エクセルであれば複数管理をする場合保管場所やファイル名を統一する必要もあり、どこになにがあるのか分からなくなる可能性もあるでしょう。
複数のファイルを管理するのは複雑ですが、システムであれば一元管理も可能です。
管理を簡易化したい場合は、システムの導入を検討してみましょう。
エクセルにはない備蓄管理をシステムでする利点
備蓄管理をエクセルではなくシステムで行う利点にはどのようなものがあるのでしょうか。
エクセルではなく備蓄管理をシステムでするメリットを確認していきましょう。
一元管理が可能
システムであれば一元管理が可能なので、備蓄管理表の紛失などに困ることがありません。
たとえば、複数の管理表を扱う場合、エクセルで管理すると保管場所を管理しなければいけませんが、システムであればシステム上で管理するだけで良いです。
一元管理ができれば紛失などの心配がないので、安心して管理できるでしょう。
備蓄が多くても簡単に管理が可能
エクセルで管理していると、容量が多いとエクセルの挙動が遅くなったり、開くことができなくなります。
備蓄の種類が増えていけば、表の作成も新たにしなければならないので、業務効率を下げてしまうでしょう。
しかし、システムであれば備蓄が多くてもとくに作業が増えることはなく、自由にカスタマイズしながら管理することが可能です。
備蓄が多かったり、今後増える可能性がある場合は、システムで簡単に管理できるほうが業務効率も上がるでしょう。
リアルタイムに把握できる
エクセルで管理すると、同時編集ができないのでリアルタイムな情報の確認ができないデメリットがあります。
また、一度保存しなければ更新されないので、何かしらの問題が生じて保存されなかった場合、情報の更新がされません。
しかし、システムで管理していればリアルタイムな情報の確認が可能ですし、自動保存される形式であれば保存されない心配もないので、安心して作業できます。
備蓄管理はリアルタイムな情報を把握することが大切です。
間違いがないようにリアルタイムで情報を把握したい場合は、システムの導入を検討しましょう。
改ざんの恐れがない
エクセルで管理していると、簡単に複製されたり中身の改ざんがされてしまい、セキュリティレベルを上げることができません。
権限をつけることは可能ですが、権限をつけると複数人での編集ができないので業務効率も下がってしまいます。
一方、システムで備蓄管理すれば、ログの確認ができるので改ざんされる心配がありません。
備蓄管理で改ざんがあると、棚卸作業が大変になるだけでなく請求費の計算も合わなくなります。
高いセキュリティレベルで改ざんしたい場合は、システムの導入がおすすめです。
備蓄管理にはエクセルより在庫管理システム
費用を抑えたり使い慣れているもので備蓄管理をしたい場合は、エクセルで管理するのも良いでしょう。
エクセルであればどの企業でも導入していることが多いので、操作性も新しく覚える必要がなく、簡単に運用できます。
しかし、エクセルは容量に限りがあったり、簡単に改ざんされたりなどのリスクがあるので、備蓄管理システムの導入がおすすめです。
備蓄や物品の管理にシステムを導入する場合は、「クラウド在庫管理システムzaico」の導入をご検討ください。
zaicoは、クラウドで管理ができるクラウドツールで、簡単な操作ですぐに管理ができます。
操作を覚えるための教育時間も短くて済みますし、複数の管理表を一元管理することも可能です。
エクセルで管理するよりも安全に管理できるので、効率的な物品管理や備蓄管理をしたい場合はお気軽にzaicoにご相談ください。
