職場が整理整頓されていないことで、仕事の進行が遅くなったりストレスを感じたりしたことはないでしょうか。
実際に、整理整頓されていないことによる影響を受けているのに、職場環境は独断で改善できるものではないので、職場全体で整理整頓について考えなければいけません。
職場の整理整頓はもちろんですが、整理整頓にはコツがあります。
効果的な整理整頓のコツを実践すれば、職場の生産性を向上させ、働きやすい環境を作ることができます。
職場で実践できる整理整頓のコツを理解して、業務効率化やミスを防ぎやすい環境づくりを進めていきましょう。
目次
整理整頓のコツを押さえ効率化やミス対策をしよう
職場の整理整頓を従業員に声掛けしても、なかなか徹底されなかったり、整理整頓されていない状態が当たり前になっている場合も少なくありません。
書類や物品が散乱していたり収納棚から備品が溢れていたり、乱れた職場環境が常態化していて、整理整頓は何から手をつければよいか分からないということもあるかもしれません。
整理整頓がされていない職場では、書類や物品を探すのに時間がかかって業務時間が圧迫されたり、物品の紛失で作業が滞ってしまったりすることがあります。
必要なものを素早く見つけ出し、使用できる状態でなければ効率化が下がりミスも起きやすくなります。
しかし、職場はさまざまな人が行きかう場所で、整理整頓に対する意識や価値観が異なるため、徹底しようにも簡単にいかないこともあるかもしれません。
そこで、職場の「整理整頓のコツ」を理解して実践することが求められます。
整理整頓による職場環境の向上は、業務効率化、従業員のモチベーション向上などに寄与するものです。
整理整頓のコツをおさえて、できることから職場の整理整頓を実践していきましょう。
整理整頓のコツ：捨てるものを選ぶ
職場の整理整頓を始める第一歩は、「捨てる物や書類を選ぶ」ことです。
不要な物品や書類が溜まっていることでスペースが狭くなり、探し物に時間がかかってしまうことはないでしょうか。
不要な物は捨てるべきと分かってはいても、社内の物を勝手な判断で捨てることはできません。
そのため、まずは物品や書類を分類して、その後に捨ててもよいものを判断する基準を設けるのがおすすめです。
分類方法としては、「毎日使う」「毎週使う」「月に1回使う」「半年に1回使う」などの頻度別に分けるのが効果的です。
使用頻度に分けて分類したうえで、捨てるものを以下のような基準で選定してみましょう。
- 一年以上使用していない物や書類
- 用途が重複している物や書類
- 破損や劣化がある物や書類
- 業務に関連性がない物や書類
即座に判断できない場合は、保管場所を変更して時間を置いてから判断するのもよい方法です。
少し時間を置いてから使用頻度や機能性を再評価し、捨てるかどうかを見極めましょう。
整理整頓のコツ：分かりやすく配置する
次に重要なのは、物品や書類を誰もが分かりやすいように配置することです。
頻繁に使用するものは作業の流れに沿って物品を配置すると、取り出しやすく片付けやすくなります。
また、ラベリングを活用して、どこに何があるか一目で分かるようにすることも効果的です。
さらに、使用頻度の高い物は手が届きやすい場所に配置したり、用途が同じ物はまとめて配置したり、中身が見えやすいように透明の収納ボックスを使用したり、視覚的に判断しやすくする工夫も重要です。
整理整頓のコツ：場所に合わせて整理する
整理整頓の際には、保管する場所に合わせた整理も重要です。
たとえば、デスク周りや作業エリアでは、必要な物品がすぐに手に届く場所に配置されていることが望ましいでしょう。
引き出しやオーガナイザーを使用して小物を整理したり、デスク下にキャビネットを置いて作業スペースを確保したりするのも効果的です。
また、会議室などの多くの人が利用するスペースは、可動式の収納棚を利用したりケーブルを床下に配線したりするなどして、見た目がすっきりした空間を作りましょう。
場所の特性を考慮した整理方法を選ぶことで、従業員のストレス軽減や仕事のモチベーション向上が期待できます。
整理整頓のコツ：物に合わせて整理する
場所だけでなく、物品ごとに最適な整理方法を考えることも重要です。
たとえば、文房具や小物は仕切りを使って整理し、書類はファイルやバインダーを活用して分類するなどです。
ほかにも、重要度に合わせて色分けすることで探しやすくしたり、書類をデータ化して保管スペースを確保したりなど、物品の特性に合った工夫をすることで整理整頓や管理が容易になります。
探し物にかかる時間を削減できれば、業務効率は向上するでしょう。
また、新しいプロジェクトが始まったり人員が増えたりすると、物や書類が増えることもあります。
整理方法や保管場所は定期的に見直しを行い、必要に応じて改善することも重要です。
整理整頓のコツ：ミス対策につなげる
整理整頓が行き届いた環境は、業務上のミスを防ぐ効果があります。
整理整頓が不十分な職場では、書類の取り違えや貸し出し物品の紛失など、さまざまなトラブルが生じやすくなり、業務にも悪影響を及ぼすことがあります。
書類の取り違いで期日が分からなくなったり、必要なタイミングで物品が揃わなかったりすることで、ミスも起こりえます。
そのようなミスを無くすためは、物や書類を決まった場所に保管し、使用後は必ず元の場所に戻すルールを徹底することが重要です。
そのために、チェックリストや確認作業を取り入れることで作業の抜け漏れを防いだり、在庫状況や機器の稼働状況をデジタルツールで共有したりするのも効果的でしょう。
さまざまの方法を組み合わせてヒューマンエラーのリスクを低減し、ミスの軽減や業務品質の向上につなげることが重要です。
整理整頓のコツ：習慣化させる
職場の整理整頓は一時的なものにせず、習慣化させなければなりません。
習慣化のためには、定期的な整理整頓の時間を設け、整理整頓を業務の1つにする必要があります。
週末や月末に職場全体の整理整頓の時間を設けたり、終業前10分間を個人のデスク周りを整理する時間にしたりなどして、整理整頓を全ての従業員の共通の習慣にしましょう。
整理整頓された状態や清潔な状態が続けば、それが当然の認識となり、常に快適な職場環境が保たれるようになります。
整理整頓のコツ：長続きしやすくする
整理整頓を長続きさせるためには、全員が参加しやすい仕組みを作ることが重要です。
仕組みづくりの方法としては、整理整頓のルールを明文化し共有することなどが効果的でしょう。
また、定期的に整理整頓の状況をチェックし、改善点を見つけた場合は整理整頓の方法を修正していくことも重要です。
使用頻度や業務プロセスに変更があった場合には、柔軟に対応しましょう。
さらに、整理整頓の重要性を理解してもらうために、定期的な研修やワークショップを実施することも有効です。
整理整頓前と整理整頓後の状態を画像にして見比べてみたり、整理整頓したことで効率化できた業務を紹介したりするなど、具体的な効果を分かるようにすると理解が得られやすくなるはずです。
整理整頓のコツ：デジタルツールを活用する
デジタルツールを活用することで、整理整頓の効率が飛躍的に向上します。
たとえば、在庫管理システムを導入すれば、物品の入出庫をリアルタイムで把握できるようになり、物品の過不足の発生を防ぐことができます。
また、クラウドストレージを利用すれば、紙の書類をデジタル化して保存・共有することが可能です。
このように、物理的なスペースの節約だけでなく、必要な情報に即座にアクセスできる環境を整えることも、整理整頓には効果的なのです。
整理整頓のコツとデジタルツールで効率化をしよう
デジタルツールの活用と整理整頓は、一見すると関係がありません。
しかし、多すぎる物品や書類の管理を在庫管理専用ツールなどで管理すると、整理整頓の手間が大幅に減ったり、保管スペースの確保がしやすくなったりします。
デジタルツールの活用は、整理整頓は非常に相性がよいと言えるでしょう。
クラウド在庫管理システムzaicoは、商品管理や在庫管理はもちろん、職場の備品管理や消耗品の管理に利用されているケースも多くあります。
整理整頓のコツとデジタルツールである在庫管理システムを利用すればより効果的な整理整頓を実現できるでしょう。
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