仕事のミスは、仕事に慣れていないことで起きると考えてしまうかもしれませんが、仕事に慣れてきたことで起きる「慣れによるミス」というものもあります。
慣れによるミスは、なぜ起きてしまうのでしょうか。
慣れによるミスの原因と慣れによるミス対策のポイントを確認していきましょう。
慣れによるミス対策の必要性
慣れている仕事は、経験を積むことで効率が上がるメリットが期待できる一方で、「いつもと同じ仕事」という安心感から、注意力が下がり、不注意によるミスが起きやすくなるリスクもあります。
例えば、初めての業務では、手順や内容に問題がないかをマニュアルや前任者の作業内容と照らし合わせて確認を重ねたりして、慎重に進めようとすることが多いでしょう。
しかし、慣れた仕事は、多くの場合、「流れ作業」のように無意識的に業務が進められ、入念な確認作業も省略されがちです。
その結果、慣れから確認不足や思い込みといった油断によるミスが発生しやすくなるのです。
このような慣れによるミスを防ぐためにも、事前に十分な慣れによるミス対策を講じておくことが求められます。
慣れによるミスが起きる主な原因
なぜ慣れによるミスが起きるのでしょうか。
適切に慣れによるミス対策をするためにも慣れによるミスの主な原因を確認していきましょう。
思い込みや錯覚によって
「いつもこうだから」という思い込みや錯覚がミスを引き起こす理由は、まさに「経験」が原因です。
例えば、在庫管理で「この商品はいつも10個入荷」と思い込んでいると、実際の入荷数が違っていた場合でも気づかないことがあります。
また、「1」を「7」と見間違えたり、桁数を勘違いしたりする数字の錯覚も要注意です。
こうした思い込みや錯覚は、経験が多ければ多いほど、無条件に信じ込む思い込みが生まれ、チェック機能を麻痺させてしまうことで起こります。
このような慣れによるミスを防ぐためには、「いつも通り」と思った時こそ、もう一度確認する習慣が大切です。
気の緩みによる確認不足によって
「慣れたから大丈夫」という思いから始まる、気の緩みもミスを生む要因になります。
慣れてくると、慎重さが薄れてしまい、確認作業を省略してしまうことがあります。
また、最終確認を行っていても、いつも問題ないからと注意力が低下し、無意識にチェック項目の抜け漏れが発生しやすくなることもあるでしょう。
実際、多くの事故や損失は、ちょっとした確認不足が原因となるケースも少なくありません。
慣れていても重大なトラブルにつながるようなものであれば、慎重さをうしなわないようにしなければいけません。
失敗しなくなることによる油断によって
誰しも業務ミスが起きない状態が続けば「もうミスはしないだろう」と油断するようになります。
つまり、「ミスをするはずがない」と、危険やリスクを想定する意識が薄れていってしまいます。
例えば、異常を知らせるアラートの誤報や誤作動が何度も続くと、本当に異常が発生した際の警告であっても、「どうせまた誤報だろう」と無視してしまったり、異常値を「たまたまだろう」と見逃したりするようになってしまうことがあります。
この「慣れ」による油断が、思わぬところで大きなミスを引き起こす原因となります。
失敗しなくなったからこそ、より緊張感を持って業務に取り組むことが重要です。
単調な作業による疲労や不注意によって
同じ作業の繰り返しは、集中力や注意力を低下させ不注意によるミスが発生しやすくなります。
特に、数値入力などの単純作業を長時間にわたって行っていると、知らず知らずのうちに疲労が蓄積され、不注意によるミスが起きやすくなるうえに、異常にも気づきにくくなっていきます。
この無意識の中で起こる疲労と不注意は慣れた作業の際にも起きやすくなるので、集中力や注意力の低下が慣れによって起きていないかを考える必要があるでしょう。
自信があるからこそのヒューマンエラーによって
業務に慣れてくると、経験により自信がつき、確認作業が疎かになることでヒューマンエラーも発生しやすくなります。
初めての作業では慎重に行っていたチェックも、慣れてくると「いつもの作業だから大丈夫」という油断が生じます。
自信があるがゆえに無意識のうちに細かな変化や見落としに気づきにくくなる、「自動操縦モード」になってしまい、それがヒューマンエラーを含む慣れによるミスの温床となる場合があります。
慣れによるミスを防ぐための対策
慣れによるミスの原因がわかっていても、人が作業を行う以上、気の緩みや油断を完全になくすのは容易ではありません。
日々の業務で実践できる、慣れによるミスを防ぐための対策を確認していきましょう。
チェックリストの活用
確認項目や作業手順にチェックリストを活用することで、見落としや勘違い、作業もれといった、うっかりミスを防ぐことができます。
具体的には、手順や項目、タスクなど、用途に応じたチェック項目を細かくリスト化し、各項目を完了するごとにチェックを記入します。
例えば、在庫管理の際、「入荷数確認」「在庫数更新」「システム反映」といった入荷時に行う一連の作業をリスト化しておけば、どの手順も抜け漏れなく行えるでしょう。
チェックリストの活用は、特に慣れた作業ほどミスの防止に効果的です。
ダブルチェック体制の構築
二人以上の目で確認し、一人の「慣れ」による見落としを、当事者以外のメンバーがカバーできるダブルチェック体制の構築は、慣れによるミス防止はもちろん、ミス対策の有効な手段としてよく知られています。
例えば、書類の確認作業などで、作成者が内容を確認した後、別の担当者が「別の目」で再度チェックを行うことで、気づかなかった不備が見つかるのは、よくあることです。
そのため、ミスの防止策として効果的な手段ではありますが、作業負担が増えるデメリットもあることから、効率と精度を両立するためには、バランスの取れた運用が求められます。
定期的なジョブローテーション
ジョブローテーションとは、従業員の担当業務を、一定期間ごとに計画的に変更する仕組みのことです。
定期的に業務を変えることで、「マンネリ化」を回避し、作業に新鮮さが加わることで緊張感が保たれるため、慣れによるミスや油断を防止できます。
ジョブローテーションは、複数の業務を経験することで、従業員のスキルも向上し、組織全体の業務効率がアップするといったメリットも得られます。
ただし、引き継ぎをしっかりと行い、業務の質が落ちないよう注意しなければなりません。
ブレイクタイムの設定
集中力の回復と気分転換を図るためのブレイクタイムの設定も、慣れによりミス防止におすすめです。
ブレイクタイムの設定方法としては、1時間に5〜10分の短い休憩を取ることが効果的です。
例えば、作業の区切りに合わせて短めの休憩を入れるのも良いでしょう。
長時間にわたる作業の中で、集中力を維持するための定期的な休憩は、単調さと不注意の連鎖によるミスを防ぐために欠かせません。
しかし、休憩のせいで作業に集中できなくなるといったことにならないよう、休憩のタイミングや時間は、慎重に設定するようにしましょう。
再教育のための研修やヒヤリ・ハット活動
ヒヤリ・ハット活動とは、過去の「ヒヤリ」とした経験や「ハッ」とした事例などを共有し、再発防止策を学ぶ教育・研修の方法です。
このような研修では、実際に起きたミスの事例を共有して、ミスが起きた原因を分析し、対策を考えるグループワークなどを行うのが一般的です。
実際に起きたミスや事故・トラブルの共有は、慣れによる油断を防ぎ、常に緊張感を持って業務に臨むきっかけとなります。
ミスに対する危機意識も高まることから、慣れによって起こるミスや事故を未然に防ぐ取り組みとしての効果が期待できるでしょう。
システム化で人的作業を減らす
慣れや手作業によるうっかりミスの防止は、システム化で人的作業そのものを減らすのも効果的な手段と言えるでしょう。
入力ミスや計算ミス、見逃しなどの慣れによって起きやすいミスは、システム化することで「完全に排除」することも可能です。
また、異常値の自動検知など、人間では気づきにくい変化も手間なく検出できる点は、ミス防止だけでなく、ミスや事故が起きない環境づくりにも役立つでしょう。
慣れによるミス対策の進め方とポイント
慣れによるミス対策の具体的な進め方とポイントを確認していきましょう。
対策を講じたのにミスが減らないといった事態にならないよう、ポイントを押さえ、効果的な対策の実行へとつなげましょう。
現場へのヒアリング
慣れによるミス対策は、現場の意見を吸い上げ、実態を知ることから始まります。
ヒアリングの際には、実際の作業の中でリスクに感じていることのほか、具体的なミスの事例や経験を聞くようにしましょう。
また、ヒアリングの際は、批判的な態度ではなく、「一緒に改善しよう」という姿勢で臨むことが大切です。
例えば、「どんな時にミスしそうになりますか？」「作業で困っていることはありますか？」といった、寄り添うような質問の仕方を心掛けましょう。
ヒアリングを通じて、現場の課題や問題点をつぶさに把握することにより、より効果的なミス防止策を講じることができます。
課題やミスの原因分析
ヒアリングで得た情報を基に、なぜミスが起きたのか、どのような状況でミスが発生したのか、発生しやすい状況はあるのかなど、ミスが起きる原因を分析します。
分析を行う際は、表面的な理由だけでなく、その背景にある要因までを考えるようにするのがポイントです。
例えば、確認不足によるミスの原因を、単に担当者の不注意とするのではなく、作業環境や手順の複雑さ、時間的な制約など、その背景にある要因や根本的な問題を特定していきます。
こうした丁寧な分析が、慣れによるミスへの効果的な対策につながるでしょう。
分析結果に基づいたミス対策の立案と実行
分析が終わったら、いよいよ対策の立案と実行です。
まず、原因分析の結果をもとに、具体的な対策を計画しますが、ここでのポイントは、「現場の実態に即した」対策を考えることです。
机上の空論ではなく、実際に機能する方法を選びましょう。
例えば、確認不足が原因であれば、チェックリストの導入やダブルチェック体制の構築を検討しますが、単にチェック回数を増やすだけでなく、作業しやすい環境づくりも考慮しなければいけません。
実行後の効果測定も忘れずに行い、フィードバックを基に、より良い対策へと改善・進化させるようにしましょう。
慣れによるミス対策は人的作業を減らすがポイント
多くの慣れによるミスは、ヒューマンエラーや勘違いなどが原因で発生します。
そのため、根本的な慣れによるミス対策としては、「人的作業を減らす」ことが最も効果的です。
どんなに対策を講じても、人による作業がある以上、ヒューマンエラーや慣れによるミスを、すべて排除することは、まさに至難の業です。
もちろん、すべての作業をシステム化・自動化することは難しい場合もあるでしょう。
しかし、システムと人による作業、それぞれの長所を活かして、従業員が「人間にしかできない判断や創造的な業務」に集中できる環境を整えることは、慣れによるミス対策だけでなく、業務の質を高めることにもつながるでしょう。
在庫管理や棚卸しの慣れによるミス対策にzaico
在庫管理や棚卸しは、常に膨大な作業量を抱えるうえに、細かな数値の入力などの単調な業務が日常的に発生することから、慣れによる確認不足や思い込みによるミスが起きやすい業務です。
数字の見間違い、入力ミス、確認不足など、在庫管理で起きやすいミスを防ぐには、クラウド在庫管理システムのzaicoが効果的です。
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そのほかにも、アラート機能による異常値の検知など、人間の慣れによるミス対策につながる機能が充実しています。
慣れによるミス対策はもちろん、在庫管理の効率化にも役立つzaicoの導入をぜひ検討してみてください。
