デジタル化推進の動きやコロナ禍に普及が進んだテレワークの影響によって、ペーパーレス化も加速してきています。
しかし、準備や整備が必要なペーパーレス化に踏み切れなかったり、そこまでのメリットがあるのかどうかがわからないという場合もあるかもしれません。
ペーパーレス化のメリット・デメリットを詳しく確認して、業務効率化やデジタル化につながるペーパーレス化への理解を深めていきましょう。
ペーパーレス化にはメリット・デメリットがある？
ペーパーレス化には、たくさんのメリットがある一方で少なからずデメリットも存在します。
まずは、ペーパーレス化とは何なのかをメリット・デメリットを見る前に確認していきましょう。
ペーパーレス化とは
ペーパーレス化とは、紙媒体の書類や文書を減らし、電子化することを指します。
ペーパーレス化はパソコンの普及が始まった頃など、これまでに何度か注目を集めてきましたが、国内のデジタル化推進の動きや電子取引に関する法改正、テレワークの普及などによって、再び注目が集まっています。
ペーパーレス化ができる文書
下記は、e-文書法や電子帳簿保存法でペーパーレス化が認められている文書の一例です。
- 会計帳簿
- 契約書
- 契約書にまつわる法的文章
- 請求書
- 受領書
- 納品書
- 経費報告書
- 決算書類
この他にも、ミーティング資料や社内マニュアルなどの社内文書、メモ書きなどもペーパーレス化を進めることができるでしょう。
ペーパーレス化のメリット8選
ペーパーレス化のメリットはどのようなものなのでしょうか。
ペーパーレス化のメリットを確認していきましょう。
印刷コストを削減できる
ペーパーレス化が進めばおのずと印刷物は減りますので、コピー用紙・プリンター・複合機・プリンターインクなど、印刷にかかるコストを削減できます。
業務用のコピー機や複合機をリース・レンタル契約している場合は、定期的に発生するメンテナンス費用を削減することも可能です。
郵送コストを削減できる
ペーパーレス化は、請求書や社内資料を送付する際にかかる封筒・切手・テープなどの郵送コストの削減にもつながります。
消耗品の購入や発注、送付状の作成、ポストに投函するといった業務も、ペーパーレス化が進めば不要になるかもしれません。
保管コストを削減できる
保管コストが削減できることも、ペーパーレス化のメリットのひとつです。
会社では、規模に関係なく、さまざまな書類を保管する必要があります。
かさばる紙媒体を保管するためには、保管スペースや書類を整理整頓するための備品が必要ですが、ペーパーレス化を進めることができればこれらのコストは大幅に削減できます。
廃棄コストを削減できる
保管義務を過ぎた紙媒体は処分が必要になりますが、廃棄にもコストがかかります。
取引先のペーパーレス化が進めば、紙媒体の処分費用、シュレッダーの購入費や維持費、ホッチキスの針を外す手間の削減にもつながります。
業務効率化につながる
紙の書類の山から特定の書類を探すのは重労働です。
しかし、電子化されていればキーワード検索をかけるだけで書類が瞬時に見つかります。
ファイリング業務や書類の書き直しもスムーズに行えるようになるなど、効率よく業務を進められることもペーパーレス化の大きなメリットといえるでしょう。
環境保護につながる
ペーパーレス化は、持続可能な開発目標であるSDGsへの貢献にも期待がもてます。
ペーパーレス化を通じて資源の無駄遣いを減らすことができれば、地球環境が守られるとともに企業のイメージアップにもつながるかもしれません。
セキュリティ向上に期待がもてる
ペーパーレス化には、セキュリティが向上するというメリットもあります。
紙媒体は簡単に持ち運びができるため、従業員が重要書類を紛失してしまったり、盗難の被害にあったりするというリスクがつきものです。
一方、電子化された書類であれば、アクセス状況が容易に確認できたり、クラウド上で管理していれば復元することも可能ですので、紛失・盗難リスクの軽減にも期待がもてます。
多様な働き方に対応できる
テレワークやリモートワークの普及によって出社せずに働くことができるようになったにも関わらず、上司にハンコが必要で出社を余儀なくされたというケースも見受けられます。
ペーパーレス化が進み、電子印鑑での押印や電子契約が可能になれば、より多様な働き方に対応できることでしょう。
ペーパーレス化のデメリット6選
メリットの多いペーパーレス化にもデメリットが生じる場合があります。
ペーパーレス化のデメリットを確認していきましょう。
導入・維持に時間や費用がかかる
デジタルツールやシステムの導入・維持にコストがかかることは、ペーパーレス化のデメリットといえます。
ペーパーレス化を進めるには、電子化したい書類や業務に対応しているデジタルツールの導入が必要不可欠です。
導入するITツールやシステムは書類や業務の数に比例しますので、会社で取り扱っている全ての紙媒体をペーパーレス化する場合は導入・維持にかかるコストが大きくなってしまうこともあるでしょう。
視認性が悪くなる
視認性が悪くなることも、ペーパーレス化のデメリットとされています。
たとえば、資料やメモを見る時に、パソコン・スマートフォンなどの画面上で見るよりも紙の上で見た方がわかりやすいという方は少なくないはずです。
特に小さい画面のデジタルデバイスでは、文字や図形は確認しづらくなります。
拡大や縮小ができるので一概に悪くなるとは言えませんが、紙の方がわかりやすいものも中にはあります。
従業員が不便さを感じる場合がある
デジタルデバイスに触れる機会の少ない高年層にとっては、操作や管理が複雑になるペーパーレス化は不便さを感じやすいでしょう。
ペーパーレス化の舵取りを行う経営層が高年層の場合は、気乗りせずに対応が後手後手になってしまうこともあります。
業務が停止するリスクがある
通信障害やシステム障害、災害時に業務が停止するリスクがあるのも、ペーパーレス化のデメリットのひとつです。
クラウドなどにバックアップを取っていなかった場合、デバイスの故障によってデータが紛失してしまうというリスクもあります。
取引先が非対応の場合がある
社内でペーパーレス化を進めたとしても、取引先がペーパーレス化に対応していなければ、これまでのようなアナログ作業が必要になる場合があります。
郵送された書類はスキャニングが必要になるため、企業や部署によっては労力が増すこともあるかもしれません。
移行・浸透に時間がかかる
移行・浸透に時間がかかるのも、ペーパーレス化のデメリットといえるでしょう。
ペーパーレス化の第一歩は紙媒体のデータ化ですが、データ化は書類の数だけ時間がかかります。
全従業員がデジタルツールやシステム、オペレーションに慣れるまでの時間も必要ですので、ペーパーレス化は一朝一夕にはいかないことは覚えておきましょう。
ペーパーレス化のメリットを得るためのポイント
ペーパーレス化のメリットを最大限に発揮するためにはどのようにペーパーレス化を進めていけばよいのでしょうか。
ペーパーレス化のメリットを得るためのポイントを確認していきましょう。
ペーパーレス化する文書や業務を決定する
まずは、自社でペーパーレス化を進める文書や書類、業務を決定しましょう。
ペーパーレス化のハードルが高いと感じる企業は、メモ書きや日報など、日常業務のなかからゆっくりとペーパーレス化を進めたり、リテラシーの高い部署から優先的にペーパーレス化を進めたりするのもひとつの手です。
使いやすいツールやシステムを導入する
ペーパーレス化を会社全体で早く浸透させたいのであれば、誰もが使いやすいデジタルツールやシステムの導入をおすすめします。
機能の多さや知名度だけでツールやシステムを選んだ場合には、機能を使いこなせない、複雑な操作でストレスが蓄積されるといったことのほか、特定の従業員しか使いこなせず業務が属人化してしまうといった新たなリスクも生じます。
従業員のレベル感や、ペーパーレス化する文書や業務にあわせたツールを検討しましょう。
ペーパーレス化のルールを決めて運用する
ペーパーレス化のメリットを最大限生かすために重要になるのは、しっかりとルールを決めたうえでデジタルツールやシステムを運用することです。
ルールを決めずに運用を開始しても、従業員の混乱を招くだけです。
移行スケジュールや担当者、業務フロー、運用時のルールなどをしっかりと決めたうえでペーパーレス化を進めましょう。
ペーパーレス化のメリットを活かしたzaico活用事例
在庫管理のペーパーレス化にクラウド在庫管理システムzaicoを導入して実現したケースもあります。
実際にzaicoを導入した企業の活用事例から、在庫管理のペーパーレス化について確認していきましょう。
担当者1名がノートで行っていた在庫管理を一新
地域密着型のオカダデンタルオフィスでは、在庫管理をしていたスタッフが産休に入り、物品の場所や発注のタイミング、発注方法がわからなくなるなどの混乱が生じたため、システムの導入を検討するようになりました。
zaicoやzaico以外のサービス、これまで同様のノートでの在庫管理など、さまざまな在庫管理方法を検討した結果、A医院にとって必要な条件が揃っていたzaicoの導入にいたりました。
zaicoでは物品をカテゴリー分けして登録を行い、保管棚の番号とリンクさせ、どこに何があるのかをわかりやすくするなどの工夫を行った結果、今では全てのスタッフで在庫管理を行うことができているそうです。
バーコードスキャンで在庫を自動でマイナス処理
全国に数十店舗の展開する美容院mirrorballは、各店舗が日々の業務に追われ、棚卸し時まで正確な在庫状況がわからない状態になってしまっていたり、全店舗分の在庫集計時に抜け・漏れが発生してしまったりすることが課題でした。
zaico導入後はPOSシステムとzaicoを連携させ、バーコードスキャン時に在庫のマイナス処理がされるようになったため、販売商品や薬剤などの消耗品の在庫状況が日ごとにわかるようになりました。
今後は、発注業務も自動化する予定とのことです。
複数拠点の在庫を一括管理し食品ロスを軽減
複数の拠点をもつ食品製造メーカー・グリーンカルチャー株式会社は、委託倉庫や物流センターなどの移動によって生じる在庫のずれや、賞味期限切れによる食品ロスが課題でした。
以前はExcelでアナログな在庫管理を行っていましたが、リアルタイムで在庫が反映するzaicoを導入したことで、在庫のずれや廃棄がなくなったそうです。
スマホのバーコードスキャンで新規商品登録ができたり、賞味期限が近くなると表示されるアラートが表示されたりする機能がとても便利と好評をいただいています。
ペーパーレス化のメリットを得たいならzaico
ペーパーレス化は、コスト削減や業務効率化などのメリットに期待がもてる一方で、システム導入時に費用がかかったり、従業員が不便を感じたりするといったデメリットが生じる場合があります。
しかし、メリットの方が大きいものであり、デメリットばかり気にしていてはいつまでもペーパーレス化を進めることはできません。
まずは気になるシステムやサービスをいくつか見つけ、比較・検討してみてはいかがでしょうか。
在庫管理のペーパーレス化であればクラウド在庫管理システムzaicoがお力になれます。
ぜひお気軽に資料のダウンロードやzaicoにお問い合わせください。
