歯科医院の整理整頓は、安全で高品質な環境や医療を提供するために不可欠です。
しかし、日々の診療に追われる中で、歯科医院の整理整頓が後回しになっている場合もあるのではないでしょうか。
効率よく歯科医院の整理整頓を実践し、整理整頓の習慣を継続するためには、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。
歯科医院を整理整頓する効果やエリア別の注意点、実践的なツールについて学びながら、歯科医院の環境改善について考えていきましょう。
歯科医院に求められる整理整頓とは
「整理」とは、物品を仕分けして不要なものを取り除くこと、「整頓」とは、必要なものを適切な場所に配置することを言います。
歯科医院での整理整頓は、患者への安全で質の高い医療提供の土台作りであり、働きやすい職場環境作りでもあります。
歯科医院経営において、「整理」（Seiri）「整頓」（Seiton）に、医療機関に求められるレベルの「清掃」（Seiso）や「清潔」（Seiketsu）の維持、さらに院内での習慣化を含む「しつけ」（Shitsuke）を加えた「5S活動」の大切さも指摘されるようになりました。
良質な歯科医院経営のため、整理整頓の意義や必要性を見直して、実践していけるようにしましょう。
歯科医院での整理整頓の重要性
整理整頓された歯科医院では、不要なものが取り除かれ、必要なものが使いやすい場所に置かれていることから、業務上のミスが生じるリスクが低減します。
歯科医院に限らず医療機関では、業務のミスが患者の安全に影響を及ぼすこともあるため、ミスが生じにくい環境作りは特に重視されます。
また、質の高い医療提供には、スタッフの働きやすさも重要です。
整理整頓された環境は業務効率を高め、スタッフのストレス軽減や満足度向上にもつながります。
さらに整理整頓された環境は患者視点でも重要で、治療を受ける際の安心感にも直結する要素です。
このように整理整頓は、患者・スタッフ双方にとって、質の高い歯科医院経営の実現に欠かせない基本であり重要性が高いといえるでしょう。
歯科医院での整理整頓の効果
歯科医院を整理整頓する効果はどのようなものなのでしょうか。
歯科医院での整理整頓の効果を具体的に見ていきましょう。
安全な医療提供につながる
医療機器や医薬品が決められた場所に適切に保管されることで、取り間違いや誤使用のリスクが低減します。
保管場所を明確にすることで、リスクはさらに低くなるでしょう。
また、整理整頓された環境では、緊急時にも必要な医療機器や医薬品を迅速に取り出すことができます。
こうしたことがスムーズな対応を可能にし、緊急時の患者の安全確保にもつながります。
業務効率や業務の質の向上につながる
医療機器やカルテ、物品などが整然と配置されていると、スタッフが探し物に費やす時間が減り、診療準備や受付対応が迅速に行えます。
こうして業務効率が上がると、医院の生産性が向上し、患者の待ち時間・診療時間が短縮されます。
さらに、在庫状況が正確に把握されることで適切な発注が可能になることから、適正在庫量の維持にもつながります。
在庫切れや過剰在庫による治療やコストへの影響を防ぐこともできるでしょう。
信頼性の向上や安心感につながる
整理整頓された清潔な環境は、衛生管理レベルの高さを患者に印象づけ、安心感を与えます。
さらに、無駄なく動くスタッフの様子や待ち時間の短さなども、患者の高い評価に直結します。
こうして患者からの信頼が得られると、長期的に良好な関係性を構築できるでしょう。
既存患者からのポジティブな口コミが増えると、新規患者の増加にもつながります。
職場環境の改善につながる
安全で質の高い医療を提供するには、スタッフの満足度向上も欠かせません。
整理整頓された職場環境では、業務の効率や質が高いため、仕事上のミスやトラブル、ミスコミュニケーションなどが減少します。
こうしてスタッフのストレスが軽減し、モチベーションが向上すると、さらに業務の効率や質が高まります。
職場全体の雰囲気も良くなり、スタッフの定着率向上にも寄与するでしょう。
歯科医院で整理整頓を習慣化するポイント
整理整頓の重要性と効果を理解した上で、実際の歯科医院を整理整頓するポイントについて考えてみましょう。
歯科医院の整理整頓を習慣化するためのポイントを確認していきましょう。
適正な在庫量を維持する
歯科医院の整理整頓には、安全で質の高い医療提供と無駄なコストの削減の両方の観点から、適正な在庫量の維持が欠かせません。
そのためには、在庫状況の正確な把握と、使用量に基づく発注時期・発注量の調整が重要です。
例えば、在庫量が一目でわかるよう、医療材料などは箱から出して収納するなどの工夫も効果的でしょう。
在庫管理システムを導入し、スタッフ間で在庫状況が共有され、適切な発注点に基づく発注が行える環境整備も重要です。
こうした対策により、在庫切れや過剰在庫を防ぐことが可能となります。
使用期限・保管期限を管理する
医療機器・医薬品などの使用期限や、文書の保管期限管理は、医療安全性の確保と法令遵守において不可欠です。
期限が近づいた医療機器や医薬品は、目立つ位置に移動させて期限内に使用し、適切なタイミングで廃棄しなければなりません。
在庫管理システムにより、物品と期限を紐付けして管理する方法が有用です。
文書の保管期限も同様に管理し、期限の過ぎた書類を廃棄することで、スペースを確保しやすくなります。
動線を意識する
器材や物品を動線に対して最適な位置に配置すると、業務フローがスムーズになり、診療時間の短縮やスタッフの負担軽減につながります。
診療で頻繁に使用するものは、少ない動作と短い動線で手が届くように置きます。
無駄な動きを減らすため、スタッフの動きをシミュレーションした上で、整理整頓の仕方を決めるのがよいでしょう。
使用頻度を考慮する
各物品を使用頻度によって分類し、高頻度で使用する器材や物品は手近な場所に、反対に使用頻度が低いものは整理棚や保管庫に収納します。
収納場所の高さによって使いやすさが異なるので、最も使用頻度の高いものは「目線から腰の高さ」に、中程度のものは「しゃがんで取る高さ」に、最も使用頻度の低いものは「脚立に乗って届く高さ」に置くことも効果的です。
特にケースに入れて整理棚や保管庫に収納する物品は、保管場所が不明になることを防ぐため、ラベルなどを貼付するとともに、在庫管理システムで保管場所が確認できるようにしておくとよいでしょう。
整理整頓の手順を可視化する
手順書やチェックリストを作成して整理整頓の手順を可視化すると、スタッフ誰もが同じ方法を再現できるので、整理整頓された状態が維持されやすくなります。
しかしながら、多岐にわたる物品や配置場所の情報は文書では取り扱いにくいため、在庫管理システム上での共有が便利です。
在庫管理システムでは情報更新が容易なので、物品の追加や配置場所の変更にも柔軟に対応できます。
スタッフがシステムを通じて常に最新の情報にアクセスしながら、可視化された手順に基づいて整理整頓を行う習慣を根付かせることが重要です。
患者目線でチェックする
患者とスタッフの目の高さや動作は異なるため、スタッフは歯科医院が患者からどのように見えているか意識して知ろうとすることが大切です。
例えば、診察室では実際に診察台に横になってみたり、待合室では患者用のソファなどに座って周囲を見回してみたりすることで、患者の目に付きやすい場所やものが確認できます。
患者目線で整理整頓が行き届いているかどうかチェックしましょう。
歯科医院のエリア別整理整頓の注意点
歯科医院内の各エリアは機能が異なるため、整理整頓で心がけるポイントもそれぞれ異なります。
歯科医院内の整理整頓の注意点を、エリア別に確認していきましょう。
受付の整理整頓の注意点
受付は患者と最初に接する場所であり、医院の印象を大きく左右するため、清潔さの維持が第一です。
受付カウンターや周囲を定期的に清掃し、清潔感を保ちましょう。
また、受付では重要な患者情報の取り間違いを防ぐため、適切なファイリングとラベルなどによる管理を行うとともに、他の患者の目に入らないよう書類の置き方に注意しましょう。
未処理書類は、対応忘れを防ぐため、一時保管置き場を設ける方法もあります。
口腔衛生商品を販売している場合は、在庫管理システムで誰もが在庫情報を把握できるようにしておくことも重要です。
待合室の整理整頓の注意点
待合室も受付と同様に、椅子やテーブル、床の清潔を保つための清掃が欠かせません。
快適さやプライバシー尊重のためには座席の間隔にも配慮が必要です。
子どもスペースの本やおもちゃの整理整頓状況や清潔さも、子ども連れの患者の満足度を大きく左右する要素です。
また、待合室は大切な情報提供の場でもあります。
掲示物が見やすく、きれいな状態に保たれているか確認しましょう。
実際に椅子に座り、患者目線で確認することが重要です。
診察室の整理整頓の注意点
診察室では、スタッフの動線や器材の使用頻度を考慮した物品配置が求められます。
例えば、キャビネットでは最も使用頻度の高いものを上の段に入れ、さらに各段の中で使用頻度の高いものを手前に置くなどの工夫が効果的でしょう。
一連の治療や処置で使うものをまとめて配置すると、無駄のない動きで診療を進められます。
また、診察室でも患者目線は欠かせません。
診察台から患者さんの目線で清掃が行き届いていない箇所がないか確認するとともに、ケーブルなどに患者がつまづく危険がないか誘導路のチェックも重要です。
バックヤードの整理整頓の注意点
技工コーナーの作業模型などは、一定の時期で廃棄を検討できるよう、作成時期によって分類・ラベル付けを行う工夫が可能です。
取り出しに手間がかかっても支障のない使用頻度の低いものは、ラベルを貼付して高い位置に収納するなど、日常業務の妨げにならない保管方法を検討します。
在庫管理システムで数量と保管場所を記録しておくと、普段目に付かない場所に収納していても存在を忘れてしまうことがありません。
歯科医院の整理整頓にも在庫管理アプリzaico
歯科医院では、安全で質の高い医療提供と、患者・スタッフ双方にとって快適な空間作りのため、整理整頓が不可欠です。
整理整頓された状態を維持するには、適正な在庫量や使用期限の正確な把握と情報更新が前提となりますが、多岐にわたる器材や物品の在庫管理を手作業で行うことは容易ではありません。
そこで、このような課題の解決に役立つのが、クラウド在庫管理アプリzaicoです。
zaicoは、在庫管理のさまざまな問題を解決するクラウド型システムで、歯科医院でも多数利用されています。
zaicoでは、「見える化」された在庫データに、場所と端末を選ばずいつでもアクセスできます。
スタッフ間で正確な在庫状況が共有できるのに加え、直感的な操作性で情報更新も容易、さらに使用期限や発注点の管理により適正在庫の維持もサポートします。
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