安全で質の高い医療提供を継続するには、必要な医療材料や医薬品の在庫を常に適正に保つことが不可欠です。
過剰在庫・過少在庫を防ぎつつ、使用期限管理などの複雑さへの対応も求められる中、多くの病院で正確かつ効率的な在庫管理方法を探っているのではないでしょうか。
病院での利用が増えている在庫管理システムについて、病院が在庫管理システムを導入するメリットや選び方を理解し、在庫管理の改善を目指しましょう。
病院に在庫管理システムは必要？
患者の生命と健康を守る役割を担う病院では、在庫管理の質が治療の安全性や信頼性に直結します。
在庫切れや使用期限切れなどが起こると、患者への適切な治療の提供を妨げる上、医療従事者の負担も増えるため、在庫管理の不備は可能な限り防がなければなりません。
しかし、アナログな方法での在庫管理業務では、人為的なミスや情報の遅れなどが生じやすく、リスクと常に隣り合わせです。
このような問題の解決策となるのが、小規模な医療機関やクリニックでも導入が進められている「在庫管理システム」です。
在庫管理システムは、在庫数量の把握、発注、出入庫管理などの事務作業をシステム化してサポートするもので、過剰在庫の削減や業務負担軽減に役立ちます。
適正な在庫管理による安全で質の高い医療提供のため、病院にも在庫管理システムの積極的な活用が拡がってきています。
病院で在庫管理システムが役立つ場面
病院で在庫管理システムが役立つシーンを見ていきましょう。
病院で在庫管理システムが役立つ場面の具体例を見ながら、病院での在庫管理システムの活用をイメージしてみてください。
医療材料・医薬品の在庫管理
診療のために日々多くの医療材料や医薬品を使用する病院では、入出庫が頻繁で、品目が多種多様であることから、在庫管理業務が複雑になりやすいのが特徴です。
在庫管理システムを使うと、入出庫による数量変更の情報更新が容易になり、在庫状況が正確に記録されるため、在庫レベルが把握しやすくなります。
在庫管理システムは、在庫管理に関わる日常業務全体への総合的なサポートとなります。
病院内の医薬品や備品の棚卸
定期的な棚卸作業は、病院経営上および在庫レベル把握の観点で重要です。
しかし、病院では使用する医療材料や医薬品が多岐にわたるため、品目ごとに数量をカウントして情報をアップデートする作業をアナログなやり方で行うと、大変な労力になりますし、ミスが起きると手間はまた大きく増えてしまいます。
在庫管理システムを使えば、情報更新作業が効率化されるため、棚卸業務の負担が大きく軽減されます。
貸出し品の管理
病院では、業者などから貸与された医療機器や医療材料を使用することがあります。
貸与物品は通常の在庫とは異なる管理が必要になるため、在庫管理業務が煩雑になる原因になります。
在庫管理システムでは、貸出し品の在庫状況が正確に把握できるほか、返却期限や返却先の管理も容易です。
手術セットの管理
病院では、複数の医療材料をまとめたものを手術セットなどとしてまとめて取り扱うことがあります。
しかし、バラ管理とセット管理を並行して行う作業は複雑で、ミスも頻発しかねません。
在庫管理システムの中には、現在庫からセットをいくつ作ることができるか一目でわかるものもあります。
こうしたシステムを使えば、数え間違いなどによる発注漏れでセットが足りず、所定の手術が行えないといった問題が起こるトラブルを防げます。
病院に在庫管理システムを導入するメリット
病院に在庫管理システムを導入することで、どのようなメリットが生まれるのでしょうか。
病院に在庫管理システムを導入するメリットを具体的に見ていきましょう。
在庫状況を正確に把握できる
アナログな在庫管理では、入出庫時のカウント漏れや記録ミスなどヒューマンエラーのリスクが高く、常に正確な在庫情報を得ることは難しいのが実態です。
一方、在庫管理システムを導入すると、在庫が変動した際のデータ更新の正確性が向上します。
在庫管理システムを導入することで、品目ごとの在庫レベルをリアルタイムに把握できるようになります。
過剰在庫を発生させない
アナログな在庫管理により正確な在庫状況がデータに反映されていないと、誤った情報に基づく発注が起こりやすくなります。
データを信用せず、現物が見当たらないと発注するという仕事のやり方にもつながりかねません。
こうした発注方法は過剰在庫の原因となります。
一方、在庫管理システムを導入すると、正確な在庫情報に応じた発注が行えるので、過剰在庫のリスクを低減することができます。
期限切れを防ぐことができる
アナログな在庫管理では、使用期限管理が煩雑であるため、期限切れ品目を在庫としてカウントしたり、廃棄せずに放置したりするリスクが高まります。
在庫管理システムを導入すれば、システム上で期限切れ品目や期限切迫品の識別が可能です。
期限切れ品目や期限切迫品の識別が容易にできるようになると、これらを在庫から適切に除くことができ、期限切れ品目の誤使用リスク回避に役立ちます。
効率よく適正に発注できる
在庫数量と使用数量や使用頻度から、適切なタイミングを見逃さずに発注するという仕事は、手間がかかる上にミスも生じやすい業務です。
そのため、常に過剰在庫や在庫切れのリスクを伴います。
過剰在庫や在庫切れの問題に対し、発注点設定の可能な在庫管理システムを導入すれば、一定の基準によってアラートが発信されるため、常に適正な時期に効率よく発注作業を行うことができます。
在庫管理業務の負担が軽減される
アナログな在庫管理は、在庫状況把握や期限切れの管理、発注業務など、さまざまな作業で多くの労力がかかります。
在庫管理システムを導入すると、それぞれの在庫管理業務が効率化され、担当者の業務負担が軽減されます。
結果として、より重要な業務に集中できるようになり、生産性の向上につながります。
病院で使える在庫管理システムの選び方
これまで見てきた在庫管理システムの有用性を踏まえ、自施設でどのような在庫管理システムを導入するか具体的に検討したいと考えている方もいるかもしれません。
病院で使う在庫管理システムの選び方のポイントを確認していきましょう。
機能は十分か
システム選びで重要なのは機能が足りているかどうかです。
せっかく導入してもやりたいことが実現できなければ意味がありません。
また、不要な機能ばかりがあるものを選ぶのも良い選択ともいえません。
何をどのようにしたいか、何をする必要があるか、という観点から機能が充足しているものを選ぶようにしましょう。
場所や時間を選ばずアクセスできるか
正確性の高い在庫管理には、リアルタイムでの情報更新が非常に重要です。
場所や時間を選ばず、権限のある人ならだれでもシステムにアクセスできるシステムなら、必要なタイミングでいつでも最新の情報への更新と閲覧が可能です。
スマホやタブレットからアクセスできるものや、クラウド型のものが望ましいでしょう。
簡単に操作できるか
在庫管理業務には複数のスタッフが関わることが多いので、誰でも簡単に使用できる操作性の高さも重要です。
新しいシステムの導入が負担にならないよう、慣れるのに時間のかからないものが良いでしょう。
特に在庫状況の確認や入出庫の際の情報更新は頻繁に行う作業なので、シンプルな操作で作業が完結することがポイントです。
サポート体制が充実しているか
新しいシステムを有効活用するには、導入時にできるだけ早く確実に現場に定着させることが求められます。
この新規導入の壁をスムーズに乗り越えるには、サポート体制の充実したシステムが安心です。
日常的な問い合わせ対応から、導入支援などを通じた個別のアドバイスまで、さまざまな形式・レベルでのサポートが提供されていると、ストレスなく課題を乗り越えられるでしょう。
導入コストが予算に合っているか
どれほど充実したシステムでも、必要のない機能が多かったり、導入コストが高すぎたりすれば、その施設への導入に適しているとは言えません。
最小限のコストで自施設のニーズを満たせるシステムを選択することが大切です。
多くの場合、コストは初期費用と月額利用料で構成されており、初期費用が無料の製品と有料の製品があります。
病院で在庫管理システムを使うならzaico
在庫管理業務が複雑になりやすい病院では在庫管理システムの導入は非常に効果的です。
中でも、シンプルな管理と簡単操作を重視するなら、在庫管理アプリzaicoがおすすめです。
zaicoは、歯科・眼科・整形外科などのクリニックをはじめ、動物病院・在宅医療・総合病院などで広く利用されている、クラウド型の在庫管理システムです。
端末を選ばずどこからでもアクセスでき、「見える化」された在庫データをいつでも確認できます。
また、直感的な操作性とバーコード・QRコードのスキャン対応機能を備え、誰でも簡単に在庫検索や情報更新が行えます。
初期費用不要かつ安心のサポート体制で、初めて在庫管理システムを検討している施設の方にも安心して導入いただける点も特長です。
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