業務効率化とは、業務における非効率さの原因となる「ムリ・ムダ・ムラ」を徹底して排除し、結果として、利益を向上させるために行う取り組みです。
また、人材不足が深刻化の一途をたどる現代のビジネス環境においては、社員一人当たりの生産性の向上は、企業活動を継続するためにも必要な施策といえるでしょう。
業務効率化のメリットや効果を得るためにはどのように進めたらよいのでしょうか。
メリットと効果の最大化が実現できる業務効率化の方法を確認していきましょう。
なぜ業務効率化が必要なのか？
現代のビジネス環境は、競争の激化、グローバル化の進展、顧客ニーズの多様化など、市場の変動が激しく、企業は、このような変化に常に適応することが求められています。
こうした環境下では、限られた経営資源を最大限に活用し、業務効率化を推進して生産性を高めることは生き残るための必須条件ともいるでしょう。
作業工程やコストのムダが放置された非効率な業務は、徐々に競争力を低下させてしまいます。
また、現場の社員は非効率な作業に時間を取られ、重要な業務に十分な時間をかけられないことでモチベーションも下がってしまうかもしれません。
結果として、お客様への対応の遅れや製品・サービスの質の低下など、深刻な影響が生じる可能性があります。
業務効率化はただ作業を速くするだけでなく、企業全体の質を高めるために必要不可欠な課題なのです。
業務効率化でメリットや効果を生む必要性とは？
業務効率化を怠ると、企業はさまざまな機会損失を被る可能性があります。
生産性の低下、コストのムダ、人材流出は、いずれも事業や経営の持続性に深刻な影響を与えるリスクになりかねません。
そうした事態を回避するためにも、業務効率化によるメリットや効果を最大限に生み出すことが重要なのです。
高い生産性とムダの削減による利益率の向上のため
業務効率化によって生産性が向上し、無駄な工程が省かれます。
その結果、同じリソースでより多くの付加価値を生み出せるようになり、利益率の向上が期待できるでしょう。
利益率が高まれば、将来の設備投資や人材育成、新規事業への再投資など、経営資源である「ヒト・モノ・カネ」を、さらなる成長の原資として確保できるようになるのです。
労働時間の最適化による機会創出のため
作業のムダを排除する業務効率化を進めることで労働時間が最適化され、社員は時間を有効に使うことができます。
さらに業務効率化によって「空いた時間」は、新製品の開発や新規サービスの立ち上げといった新規事業の推進や既存事業の拡大など、直接利益に結びつく活動に充てることが可能です。
このようなコア業務への注力は、事業の成長だけでなく、社員のキャリア開発にも良い影響を与えることから、企業全体の競争力向上も期待できるでしょう。
既存事業の維持と新規事業への挑戦を両立させ、成長機会を逃さずに捉えられる体制を整えられるようになるのです。
労働環境改善による従業員満足度の向上のため
社員がコア業務に集中できる環境の整備は、社員の仕事に対する満足感も高めてくれる効果も期待できます。
仕事や職場へのエンゲージメントが維持されやすくなれば離職率の改善にもつながります。
高いモチベーションのもと、仕事に熱心に取り組める人材の定着は、企業にとって大きなメリットとなるはずです。
ムリのない職場環境の提供による離職防止のため
業務効率化によって労働時間が適正化され、過度なストレスを感じることなく働ける環境が整えば、離職率も自ずと改善されるでしょう。
人材確保が年々難しくなる現代のビジネス環境において、ムリのある職場環境を放置してしまうと、より良い職場環境を求めるための離職は、どんどん増加してしまいます。
また、優秀な人材ほど、その傾向は顕著だといえるでしょう。
健康的に働ける環境は、有能な人材が長く活躍できる職場づくりとしても重要です。
市場での優位性・競争力の獲得
業務効率化によって得られる「利益率の向上」、「労働時間の最適化」、「人材の定着」、「新たな価値の創出」といったメリットは、企業の市場での優位性獲得や競争力の強化において多大な効果をもたらします。
これらのメリットを最大限に活用することで、企業は持続的な成長と成功を達成することができるようになるのです。
確実な効果へとつなげる業務効率化のステップ
業務効率化による効果を確実に生み出すには、計画的なアプローチが重要となります。
確かな効果やメリットにつなげる業務効率化のステップを確認していきましょう。
業務プロセスの徹底した見直しと標準化
業務効率化に向けて、まず取り組みたいのが、現状の業務プロセスの見直しとムダを排除する作業です。
各業務の手順を洗い出して、各工程の必要性を吟味しつつ、以下の4つの視点からムダを排除していきましょう。
- なくせないか？
- 統合できないか？
- (工程を)入れ替えることで効率化できないか？
- 省略化・単純化できないか？
重複する部分を統合したり、単純化できる部分を簡素化したりしながら業務プロセスを改善していきます。
そのうえで最適なプロセスを標準化し、手順書の作成やマニュアル化を行うことで、誰が担当しても効率的かつ高品質の業務が確保できる体制にすることが大切です。
ITツールやAI導入で業務効率化を加速
標準化した業務プロセスにITツールやAIを積極的に活用することで、一層の効率化を図れます。
例えば、RPAツールを導入してルーティンワークを自動化したり、AIを使った自然言語処理で各種申請書の内容チェックを行うなどです。
ツールの活用は、人手に頼っていた作業の負荷を大幅に軽減できるうえ、ヒューマンエラーが起きにくい環境の構築にもつながります。
社員の意識改革と継続的なスキルアップ
業務効率化を成功に導くには、社員一人ひとりの意識改革も必要です。
業務効率化には、必ずといっていいほど業務プロセスの変更や改善といった変化が伴います。
そのため、社員の新しい取り組みに対するポジティブかつ積極的な姿勢や意欲は欠かせません。
また、業務プロセスをどんなに効率化・最適化しても、効率的な業務遂行の土台を担うのは、社員一人ひとりのスキルや業務遂行力です。
定期的な研修やワークショップの実施などによりスキルアップを促し、業務効率化の恩恵を最大限に享受できる人材を育成していく必要があります。
適切な役割分担とタスク管理の徹底
適切な役割分担を行うことも大切なポイントです。
社員一人ひとりに求められる役割を明確にし、得意分野を最大限に活かせる体制の構築を目指しましょう。
また、タスクの付与、進捗管理、完了確認など、一連の流れを徹底し、作業の遅延や重複、作業の抜け落ちによるムダな作業の発生を防ぐことも業務効率化につながります。
PDCAサイクルで継続的に業務効率化を推進
業務効率化に向けて実施した施策や取り組みは、必ずPDCAサイクルを適用して、さらなる改善点がないかを確認し、継続的な改善を図ります。
計画した改善策を実施し、その効果を評価、問題点が見つかれば再び計画を見直すことで、持続的に業務効率を向上させることが可能です。
業務効率化を一過性の取り組みとするのではなく、常に最適な業務フローを追求し続けることが肝心です。
業務効率化のメリットや効果が期待できるITツール選びのポイント
業務効率化を図るうえで重要なのが、適切なITツール選びです。
業務効率化のメリットや効果が期待できるITツール選びのポイントを確認していきましょう。
自社の業務プロセスとの適合性があるか
最初に導入を検討するITツールの仕様や機能が、自社の既存の業務プロセスにうまく合っているかどうかを確認しましょう。
業務プロセスとの親和性が低く、ツールに合わせた工程が必要になるなど、かえって非効率さや業務の負担が増えてしまっては本末転倒です。
業務フローをよく把握したうえで、それに沿ったツールを選ぶようにしましょう。
機能面での適合性に加え、社員の作業スタイルにもマッチしていることが理想的です。
誰もが使いやすいものであるか
ツールがいくら優れた機能を持っていても、使いこなせなければ効果は発揮されません。
画面の見やすさ、使いやすさは、ツールを使うための教育コストの削減や作業速度の向上に直結します。
導入を検討するツールは、必ず実際に操作してみて、直感的なレイアウト、シンプルなデザイン、必要な情報へのアクセスのしやすさ、の3点を最低限チェックするようにしましょう。
必須機能の搭載と柔軟な拡張性はあるか
現状の業務で必要不可欠な機能が備わっていることは当然ですが、将来的な業務拡大にも対応できる柔軟な拡張性も重要です。
拡張性に関しては、APIの公開状況のほか、プラグインやアドオンの提供状況などを確認し、将来のニーズを満たせるかどうかを見極めます。
場合によってはベンダーに具体的な質問をして、より詳細な情報を収集するとよいでしょう。
既存システムとのシームレスなデータ連携はできるか
既存のシステムや他のアプリケーションとのデータ連携がスムーズなITツールは、重複作業の排除やデータの一貫性を保つことができます。
また、データが自動で連携され、データの手入力作業などが軽減されれば、ヒューマンエラーも排除されるでしょう。
データの正確性の向上はもちろん、データのリアルタイム性も向上するため、より迅速かつ的確な意思決定にも役立ちます。
アクセス性が良いか
モバイルデバイスからもアクセス可能なITツールは、場所を選ばずに作業が可能で、柔軟な働き方をサポートします。
現場ですぐにデータが確認できたり、移動時間なども効率的に活用できたりするようになるなど、ツール利用の自由度が大きく広がるマルチデバイス対応は業務効率を大幅に向上してくれます。
信頼できるセキュリティ環境があるか
信頼できるセキュリティ環境を持つツールは、データ漏洩のリスクを減少させ、企業の信頼性を保つことができます。
セキュリティが脆弱なことによって生じる情報漏えいやデータの窃取・改ざんなどのリスクは、企業の社会的な信頼失墜や経済的な損失を招くことにもなります。
サイバー攻撃への強固な対策はもちろん、アクセス制限やデータの暗号化、バックアップ体制など、総合的な安全性が保たれているかを確認するようにしましょう。
ベンダーによるサポートは十分か
ベンダーからどのようなサポートが得られるのかも、導入前に確認しておきたい重要なポイントです。
問題が発生した際のトラブルシューティングのほか、必要に応じて導入時のサポート、社員へのトレーニング、カスタマイズの際の相談などサポートが提供されるベンダーであればより安心です。
業務効率化のメリット・効果をzaicoで得よう
業務効率化を大幅に加速させるには、ITツールの活用が欠かせません。
適切なツールを導入することで、作業の自動化や情報の一元管理、業務プロセスの標準化などが実現できます。
その結果、生産性の大幅な向上とコスト削減が期待できるのです。
例えば、在庫管理業務の効率化に向けては、クラウド型在庫管理システムの「zaico」がおすすめです。
zaicoでは、在庫のリアルタイム追跡、自動発注、データ分析などの機能により、手作業を軽減しつつ、在庫過多や不足を防ぎ、在庫の最適化を図ることができます。
ITツールは、賢く選び、業務に組み込むことで、業務効率化のメリットを最大限に引き出す有効なツールとなります。
ITツールを活用し、作業コストを抑え、高い生産性を発揮できる環境づくりを目指しましょう。
