棚卸しは、財務の透明性を保つだけでなく、在庫管理の効率化、過剰または不足在庫の問題のために重要な業務です。
棚卸しとは何か、棚卸し棚卸が必要な理由と棚卸しの注意点をわかりやすく簡単に解説します。
棚卸しとは
棚卸しとは、企業が保有する在庫の数量と状態を確認し、記録を更新するプロセスです。
正確な在庫データを確保することが目的で、財務報告の精度を保つために企業の財務健全性の証明においても不可欠です。
棚卸しを通じて、企業は在庫の過剰や不足を把握し、適切な在庫管理と資源の最適化を図ることができます。
棚卸しが必要な理由
棚卸しは、どのような規模の企業にとっても重要な業務で棚卸しによって企業は在庫の正確性を保証し、効率的な運営を支えることができます。
棚卸しを行う必要がある主な理由を確認していきましょう。
在庫管理の正確性を確認するため
在庫管理の正確性は、企業が効率的に運営する上で極めて重要です。
棚卸しを行うことで、実際の在庫数と会計記録に記載されている在庫数が一致しているかを確認できます。
正確な棚卸しにより、在庫の過不足を把握し、必要に応じて対策を講じることが可能となります。
正確な売上や利益を算出するため
企業の財務報告の正確性は、正確な在庫データに大きく依存しています。
在庫のコストは売上原価の計算に直接影響し、結果として企業の利益計算にも影響を及ぼします。
棚卸しによって在庫が正確に計算されることで、財務状態を正確に反映した報告が可能となります。
機会損失を防いで発注点を管理するため
適切な棚卸しにより、在庫の最小保有量や安全在庫量が定められ、これが発注点の設定に役立ちます。
在庫が不足する前に適時に発注を行うことで、売り逃しや顧客満足度の低下を防ぎます。
また、過剰在庫による不必要なコストやスペースの浪費も防げます。
商品の状態を確認するため
棚卸しは、商品の物理的な状態を確認する絶好の機会です。
傷みや故障、賞味期限切れなどの問題を早期に発見し、品質保持のための措置を講じることができます。
商品の品質を維持することは、顧客満足度を高め、ブランドイメージを保護する上で重要です。
資産管理のため
棚卸しは資産管理の一環としても非常に重要です。
在庫は多くの企業にとって大きな資産であり、その価値は企業の総資産評価に直接影響します。
定期的な棚卸しにより、在庫資産の正確な評価が可能となり、企業の財務健全性の維持に寄与します。
棚卸しは多くの業種や職種で必要になる
棚卸しは、単に倉庫や小売店で行われるだけでなく、さまざまな業種や職種で実施されています。
物流センターや倉庫では、商品の流入と流出を管理するために定期的な棚卸しが不可欠です。
在庫の精度を保ち、配送ミスや在庫過剰・不足を防ぐために、棚卸しは極めて重要な役割を果たします。
小売店では、商品の売上管理と盗難防止のために棚卸しが行われます。
また、消費者の購買傾向に応じて商品の発注計画を立てるためにも、正確な在庫データが必要です。
意外な業種での棚卸しも行われています。
病院では、医薬品や医療機器、消耗品などの在庫管理を行うために棚卸しが必要です。
これにより、必要な医療資材が常に適切な量で保持され、緊急時にも迅速な対応が可能になります。
学校や大学では、教材や機器、図書館の書籍などの棚卸しが行われます。
教育資源が適切に管理され、生徒や学生に必要なリソースが確実に提供されます。
このように棚卸しは、ビジネスの透明性を高め、効率的な運営をサポートするために、多様な業種や職種で実施されています。
棚卸しの注意点
棚卸しには注意すべき部分もあります。
棚卸しを行う際の注意点を確認していきましょう。
リソースや時間が必要
棚卸しは多くの時間と労力を要する作業で、適切な計画と十分なリソースの確保が不可欠です。
事前にスケジュールを立て、必要な人員を割り当てることで、業務の遅延を避け、効率的に作業を進めることができます。
カウントミスが起きやすい
棚卸しの際の物理的なカウント作業においては、人的ミスが発生しやすいため、特に注意が必要です。
誤ったカウントは在庫の不一致を引き起こし、最終的には財務報告の誤りにつながる可能性があります。
複数の従業員で確認することで、ミスを減らすことができます。
記録ミスに注意する
棚卸しの結果は正確に記録する必要があります。
データ入力ミスや記録の過誤は、在庫管理システム上の誤情報につながり、誤った意思決定を引き起こすことがあります。
デジタルツールを活用することで、記録の精度を向上させることが可能です。
商品の重複カウントに注意する
特に大規模な倉庫や店舗では、商品を誤って重複してカウントしてしまうことがあります。
これを防ぐためには、カウント済みの商品に明確なマーキングを施すなど、視覚的な手段を用いると効果的です。
棚卸し表の保存義務がある
棚卸しの結果は、法的な文書として一定期間保存する義務があります。
適切な保存方法と期間を守ることで、法的な要件を満たすことができます。
効率化するための施策が必要になる
棚卸し作業を効率化するためには、適切な技術の導入が有効です。
例えば、バーコードシステムやRFIDタグを使用することで、手作業によるカウント作業を効率的かつ正確に行うことができます。
また、棚卸しのプロセスを定期的に見直し、改善策を講じることが重要です。
簡単に棚卸しの手順を確認
効果的な棚卸しを実施するためには、計画的かつ体系的なアプローチが必要です。
簡単に棚卸しの手順を確認していきましょう。
スケジュール策定をする
棚卸しを行うには、まず詳細なスケジュールを策定することが重要です。
棚卸しのスケジュールには、棚卸しを開始する日時、完了予定日、棚卸しを行う場所、および担当者の割り当てが含まれます。
棚卸しのタイミングは通常、営業時間外やビジネスの閑散期に設定されることが多いです。
具体的な方法を決定する
棚卸しには様々な方法があります。
全数棚卸し、定期的に特定の商品をカウントする、ランダムに商品を選んでカウントするなど、事業の規模や在庫の種類に合わせて最適な方法を選択します。
また、バーコードスキャナーやRFIDなどの技術を利用して効率化を図ることも考えられます。
在庫をカウントする
実際の在庫カウントは、担当者が物理的に在庫を確認し、数を数える作業です。
正確性を確保するためには、カウント作業を複数のチームや個人で独立して行い、その後で結果を照合することが一般的です。
正常な在庫と不良在庫の仕分ける
棚卸し中には、不良在庫や古い在庫も発見されることがあります。
これらの在庫は正常な在庫から分けて評価し、廃棄、ディスカウント販売、または修理を検討します。
このステップは、在庫の質を保ち、損失を最小限に抑えるために重要です。
結果報告
棚卸しの結果は詳細な報告書にまとめられ、在庫の正確な数や状態、発見された問題点などが記載されます。
この報告書は管理部門に提出され、必要に応じて財務報告や将来の発注計画の調整に利用されます。
クラウド在庫管理システムzaicoで効率的な棚卸し
棚卸しは、在庫の正確性を確保し、財務報告の正確さを保つために必要です。
注意点としては、時間とリソースの確保、カウントミスや記録ミスを避けること、商品の重複カウントに気をつけること、効率的なプロセスと正確な記録が重要です。
棚卸を効率化するための在庫管理システムは「クラウド在庫管理システムzaico」が効果的です。
「クラウド在庫管理システムzaico」は、在庫の更新内容をリアルタイムで同期して在庫を可視化し、在庫管理の負担、欠品・過剰在庫を大幅に削減するクラウド在庫管理アプリになり、インターネット環境さえあれば時間や場所を問わずにアクセスできます。
製造業、小売・卸売業、建設・不動産業を中心に、さまざまな企業・団体で導入され、在庫管理にかかる時間を大幅にカットするなど、効果を実感いただいています。
