外出先からスマホで在庫確認できる！ 徹底した在庫管理で顧客の満足度向上も実現！

2022/7/05

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三重県四日市市で、事務機器販売及びメンテナンスを行っている株式会社四日市事機センター様（以下：四日市事務機器センター）。
ZAICOをご利用いただいているのは、サービス部門であるカスタマーエンジニア（以下：CE）の皆様。主に顧客へ訪問し事務機器のメンテナンスを行う部署で、迅速な対応が顧客から求められます。これまでは部品の在庫管理をされていなかったため、あると思っていた部品が実は欠品していて、即日修理希望でも翌日以降の対応になってしまうことがままありました。ZAICO導入によって在庫数を正しく把握でき欠品しない仕組みができたことで、修理を翌日以降でお待ちいただく件数を半減でき、顧客満足の向上につなげられているとのこと。
今回は、ZAICO導入をご検討いただき、ご自身もカスタマーエンジニアとしてご活用いただいている山中様にお話を伺いました。

BEFORE：思いがけない欠品で顧客に迷惑が…非効率な在庫確認に全員もやもや

私たちの部署は外出しての顧客対応が基本なので、CE個人ごとの社用車によく使う部品を在庫として積んでいます。自身の車載部品の在庫は個々人がなんとなく把握していたのですが、倉庫の在庫数や他CEの車に何の部品がどれくらいあるのかなどは、全く管理できていない状況でした。

そのため、あると思っていた部品がなく、大慌てすることがよく起こっていました。
外出先で在庫がなくなった場合、社内や外出先のCEひとり一人に電話で「在庫ありますか？」と確認します。
それでも部品の在庫が見つからない場合は、社内に保管している機器を分解して部品を確保します。
それでも、手に入らない場合は取り寄せとなり、修理が想定より大幅に遅れてしまいます。

ここまでの確認作業も電話で行ったり社内倉庫に戻ったりと、かなりの時間と労力がかかります。
その上、欠品が原因で当日中に修理ができないなど、顧客対応の遅延が発生していたと思います。

CEにとっては、やはり顧客のために即時修理したいと常に考えており、欠品は避けたい状況です。在庫管理ができてないことを、みんな課題に感じていました。

AFTER：在庫管理の徹底で当日修理件数大幅UP！顧客満足向上に！

そんな状況で悩んでいた時、ZAICOを同業者から教えてもらい、バーコード管理ができること、外出先からでも在庫確認できることに魅力を感じ、導入を決めました。無料お試しを数名で使いましたが、有料にしてでも使うべきと感じたので、無料期間の終了期限を待たずに契約しました。

外出先でスマホから在庫を確認できるようになったことが、何よりも導入してよかったことです。

他CEの車載分を確認できることで、事務所に戻らずとも近くにいるCE同士での部品のやりとりがスムーズになり、当日修理できる件数が格段に増えたので、翌日持ち越しの案件は半減したと思います。

ZAICO導入によって、顧客満足度が上げられていると実感しています。

もともと在庫管理していなかったので、ZAICO導入当初は管理工数が増えてめんどくさいのでは、という反応ももちろんありました。ただ、みんなすぐに慣れ、今では簡単に在庫数が正しく管理できること、どこからでも在庫が確認できることが効率化に繋がっていると好評です。

半年に1回の棚卸しでも、棚卸しスキャン機能を使い、対応時間を減らすことができています。
これまでは目視で数えながら紙に「正」の字を書き込んだ後、部品メーカーのシステムにも情報入力が必要で、合計5時間くらいかかっていたのですが、今は部品の品目が増えたにも関わらず、1/5ほどの時間で完了するようになりました。

ZAICOで正しい数を確認し、部品メーカーのシステムに入力するだけなので感覚としても楽になりました。

バーコード登録で楽々管理！社内連携もスムーズに

主に、CEはスマホ、倉庫担当者はPC・スマホで使用をしています。
元から部品毎にバーコードがついているので、そのバーコードをZAICOでも利用しています。スマホで入庫・出庫スキャンができるのが非常に便利です。

在庫管理のフローですが、CEが各自ZAICOの出庫スキャン機能を使って、メンテナンス先で使った部品の在庫数を減らします。(※１)
その情報はZAICOのクラウド上で同期されるため、倉庫担当者が部品在庫数をZAICOで確認し、足りなくなったらサプライヤーに発注(※2)、部品が届いたら棚に入庫して、ZAICOの入庫スキャン機能で在庫数を増やします(※3)。
その後、CEは入庫された部品を社用車に補充するといった流れです。
外出先で使用する頻度が高いので、スマホアプリがより便利になっていくのを楽しみながら、使っていきたいと思います。

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