70代のメンバーもスマホで手軽に管理！出先で在庫確認、商談もスムーズに

2022/4/4

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京都で大正2年から続く老舗の扇子屋の株式会社大西常商店様（以下：大西常商店）。
婚礼、七五三を始め、様々な扇子の製造、販売を行っています。
多くの扇子を取り扱う中で、在庫管理を紙でしていましたが、繁忙期などは記入もれなどのミスが起こりやすく手間もかかっていたため管理方法に限界を感じていたとのこと。
以前イベントでzaicoの代表を知り、試しに使ってみようと導入いただいた4代目若女将の大西里枝様に今回お話を伺いました。

時間も手間もかかる紙での在庫管理に限界…

以前は紙での在庫管理をしておりましたが、在庫数は社長しか分からず、正確な在庫管理が出来ていませんでした。
扇子の製造は80以上の工程があり、20人ほどの職人さんが携わっています。職人さんの現地で相談するときは、社内にいる人に電話して在庫の確認をしていましたが、すぐに確認は出来ず時間がかかっていました。社内に人がいない場合は確認すら出来ず、「一度帰って確認します。」と、さらに時間がかかってしまう場合もありました。
また、繁忙期である夏は在庫が大きく変動するなど、忙しくて台帳への記入もれや記入ミスが発生することも。
紙での在庫管理には限界を感じていましたが、人数も少なく在庫管理まで手が回らない状況でした。

年間8万本ほどの扇子を取り扱う。zaico導入前は、紙台帳で在庫を管理していた

そんな中で、以前参加したイベントでzaicoの代表を知り、それがきっかけでzaicoを試してみようと思いました。他社のツールもいくつか検討しましたが、zaicoはシンプルでわかりやすく手軽に導入できる価格だったため、導入に至りました。

スマホ操作が苦手でも簡単な操作でミスも軽減！

zaicoを導入するにあたって、年配のメンバーが多いので簡単に運用できるように考える必要がありました。スマホ操作が苦手なメンバーでもzaicoは簡単なステップで作業を進められるため、スムーズに導入することが出来たと思います。

扇子を保管している箱に、商品の画像と商品名、バーコードを印刷したものを貼り付け、バーコードをスマホでスキャンし作業しています。zaicoの導入準備として、バーコードの出力・印刷等は大変な作業でしたが、どの扇子が入っているか一目瞭然となり、作業効率も大幅にアップしました。忙しいときもスマホで簡単に作業ができ、紙での在庫管理でよく発生していた書き忘れなどのミスも減少しています。

印刷した商品画像とバーコードを貼り付け、zaicoアプリでスキャン

また、職人さんのところなど外出先でもスマホで簡単に在庫状況を確認でき、商談もスムーズになりました。
zaico導入後は、場所を選ばず誰もが正しい在庫状況をリアルタイムで把握できるため、今までの在庫管理の手間や負担が大きく減ったと感じています。

zaicoで伝統産業のDX化を目指す

zaicoを利用する中で、クラウド会計システムfreeeとデータ連携できることを知りました。zaicoをベースに会計管理も変えていこうと現在freeeを導入し、zaicoの出荷データと連携しようとしているところです。今後さらに便利な機能が増えることを期待しています。
年々、伝統産業は職人の高齢化が進んでおり、人数も少なくなってきています。少ない人数で今後も続けていくためにはDX化は重要であり、のちのちの自分たちのために今取り組むべきだと思っています。新しくツールを導入することに抵抗があるといった声も聞かれるので、さらに導入しやすいサポートが増えればうれしいです。

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