資料のアーカイブにzaicoを活用 アニメ会社の「ピンチをチャンスに」変えた導入

2020/4

が

1分でわかる資料

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アニメーション製作会社の株式会社プロダクション・アイジーではアニメ制作の設定資料や原画、セル画、映像データや関連書籍など同社が手掛けた映像作品に関する様々な資料を保管し、アーカイブを行っておりそのデータベース・目録としてzaicoをご利用いただいています。

利用方法について、アーカイブグループのグループリーダー山川道子様とスタッフの松丸愛様にお話しを伺いました。

課題：予算減の中で新メンバーが増え、どこになにがあるか「わからない」

2014年に、画像が入れられるデータベースのようなものを調べていて、zaicoの存在を知りました。
そのときはQRコードを使って資料の登録を少し進めてみたんです。

使い勝手が非常にいいことを確認したものの、その時はまだ私ひとりの部署だったものですから、一人が作業する分には自分の頭の中で記憶してた方が作業効率がよかったんです。

「これは複数人が入ってきたときに使うものであって今ではないな」ということで、テストの場所は残したまま、一度使うのを止めていたんですよ。
その時まだガラケーを使っていて、今ほど気楽に写真を撮らなかったし、バーコードを登録するのにもちょっと時間がかかるような感覚がありました。

「ピンチをチャンスにできたのはzaicoのおかげ」

ただ、2018年の冬になって、予算の都合で人員削減をしたにもかかわらず、解散した会社の24年分の資料が届くことがわかりました。

従来型の私が中心になって作業をするのではなくて、みんなで入力して、みんなで探せる場所が必要だと考えました。
こうなると私が中心になって探すのではなくて、みんなが探せる場所が必要になると考えました。

そこでデータベースを作りたいと上司に言ったところ、お金がないと言われて、それで思い出してzaicoを使いはじめました。
まずは、個人の費用で有償登録をさせていただいて、それで使い勝手を見た上で、改めて上司に継続してもいいか、許可をもらいました。

部署の新しい人たちは物の形や場所を覚えていないから「HDCAM取ってきて」と言っても「分からない」「知らない」となる。

でも、バーコードを貼ってzaicoに登録しておけば、あるかないかはzaicoで調べてもらって、「じゃあバーコードが貼ってあるものを倉庫から取り寄せてください」と伝えるだけでいい。

私が調べなくても作業が進むようになりました。
このピンチをチャンスにできたのはzaicoのおかげです。

選定理由：「イレギュラーな使い方」でもコレクション管理に使い勝手がいい

弊社ではデータベースを兼ねた使い方をしています。
「同じ商品が20個あります」ということはほとんどなく、ひとつひとつ違う資料を管理しています。
イレギュラーな使い方をしているという自覚はあるんですが、アーカイブに適したデータベースというのがまだ世の中に存在しないんです。
写真が入れられなかったり、日本語対応がなかったり、設定が細かすぎたり……。

「この資料がひとつあるかないか」がかんたんに分かるのがいいということで、zaicoを使い始めました。

使い勝手がいいので、いろんなところで言って歩いてるんですよ。
「うちはzaicoを使っています」って。
最近では、『新世紀エヴァンゲリオン』の庵野秀明監督が理事長を務めるアニメと特撮のアーカイブに関する組織「アニメ特撮アーカイブ機構（ATAC）」でもzaicoを活用したと聞いています。

効果：合言葉は「秒で検索」！　不要なやりとりを減らす使い方

zaicoを社内導入するときの合言葉は「秒で検索」でした。
弊社では、外部の編集プロダクションに見せる用のアカウントを発行し、ある書籍の関連作品だけをグループ化してそこだけ見られるように設定しています。

そうするとzaicoの中で必要なデータだけ見られるので、今までのようにひとつひとつ問い合わせを受ける必要もなくなりました。

社内のスタッフに貸し出しするときは、「スタッフに納品している」という体で、貸し出し用の記録として納品の紙をつけておきますね。
「返却する時のチェックに使ってください」という活用をしています。

本当は全社員にアカウントを発行して、みんなが調べられるようにしたいんですけど、そうするとなかなか費用が掛かってしまうので……。
もうすこし時間がかかりそうですが、将来的には社内にオープンにしたいです。

今回取材させていただいたユーザー様