在庫管理を管理していくうえで一番キーになるのは、
日々のデータ管理です。
では、在庫管理ではどのようなデータを管理しなければいけないのでしょうか？
在庫管理はとてもシンプル
実は、管理すべき項目はたったの3つしかありません。
それは、次の3項目です。
- 何が
- いくつ
- どこに
何が
「何が」は、材料や商品などのことで在庫そのものを指します。
在庫管理で最も大切な情報です。この情報がなければ、
他にどんなデータを取っていたとしても、在庫管理をしているとは言えません。
いくつ
次に大切なのが、「いくつ」＝数量です。
在庫管理の入出庫のところで解説しましたが、
「在庫＝入庫－出庫」です。
つまり、いくつ入庫したのか？
いくつ出庫したのか？
という情報を記録しておかないといけません。
どこに
次に大切なのが、在庫の置き場です。
例えば、ある会社で品目Aの在庫が100個あったとします。
在庫の置き場が分からない場合、次の2つのケースで問題が起こります。
１．保管している場所が2か所以上ある場合
複数個所に保管している場合、キチンと倉庫Aに20個、倉庫Bに80個というように、それぞれの拠点に
いくつ保管しているかをしっかりと把握しておかなければいけません。
仮に50個の出庫指示があった時、倉庫Aにいくと数が30個不足です。
拠点同士の距離が近ければまだいいですが、倉庫Aが大阪、倉庫Bが東京だったら大変なことになります。
２．倉庫内が広い場合
保管拠点が１つしかない場合でも、在庫の場所が特定できない状態だと、「在庫を探す」
という無駄が発生ます。在庫を保管している棚が分かれば、探す無駄は無くなります。
特定の担当者しか在庫が分からない
「何が」、「いくつ」、「どこに」が記録されていない現場で起こる問題が、
「倉庫は田中さんに聞かないと、分からない」という属人化です。
この問題は在庫管理で最もよく起こる問題の１つです。
おそらく、現場は田中さんがいるから大丈夫。管理なんて面倒だし無駄。
だと思っていると思います。
しかし、田中さんがいない状況を想像してみてください。
例えば、インフルエンザなどで急に長期に休まれるとどうなりますか？
おそらく、会社は大混乱でしょう。
まずは、何が、いくつ、どこにのこの3つの項目を最低限押さえておきましょう。
その他の在庫の管理項目
その他、業種などによっては管理しなければいけない場合もあります。
その代表格が、状態管理とロット管理です。
状態管理
例えば、食品。
賞味期限・消費期限は必ず管理しなければいけません。
一般的な在庫管理においても、良品と不良品を分けて管理する場合、状態管理が必要になります。
仮に100個の在庫があった時、良品が60個、不良品が40個だったとします。
お客様から80個の注文が入りました。
もし、状態管理をしていなかった場合、あなたは「すぐに70個出荷できます！」と即答するでしょう。
しかし、実際には10個が不良ですので出荷できず、お客様に迷惑をかけてしまいます。
ロット管理
ロット管理は、同じ品目でも製造単位に管理を分ける時に使います。
主な目的はトレーサビリティなどの品質管理です。
医薬品など、製品に問題が発覚すると重大な影響を与える可能性が高い品目は
ロット管理を行い、いつ、どこで、どれくらいの数を作ったのか？を特定し、問題の拡大を
未然に防ぎます。
管理項目はむやみに増やさない
経営者、事務所にいる人は管理項目を増やしたがります。
しかし、項目が増えれば増えるほど、入力の手間やミスの発生頻度も高くなります。
本当に管理しなければいけない項目に的を絞って、絶対に取っておかなければいけない
データをしっかりと取れる環境作りをしましょう。
在庫管理に関してもっと知りたい方は、在庫管理１１０番をご覧ください。