在庫管理システムが導入されていない現場では、手書きの棚カード（棚札）を使って在庫を管理していることがあります。
しかし、手書きであれば書き間違いや記入漏れなどがどうしても発生してしまいます。そうなれば、棚卸の際に実在庫との差異が発生し、会社の決算数値にも影響を与えてしまいます。
そこで今回は、手書きで行う在庫管理のメリットや問題点、システム導入で解決できることなどについて説明します。
システムの導入事例なども紹介しますので、手書きの在庫管理で悩んでいる方は、ぜひ最後まで読んでみてください。
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在庫管理の棚カード（棚札）とは？
棚カード（棚札）とは、在庫品の入出庫の履歴などを管理するための手書きのカードのことで、保管場所のすぐそばに掲示されています。
具体的には下記の内容が記載されています。
- 品番、品名
- 棚版
- 入庫数、入庫日
- 出庫数、出庫日
- 在庫数
- 担当者（入庫や出庫を行った人）
このような内容を手書きして、日々、在庫数を管理しています。
棚カード（棚札）を使った在庫管理方法
では、次に具体的に棚カードを使った在庫管理の方法について、確認してみましょう。
在庫管理の手順は下記のようになります。
1. 棚カードの準備
- 新品目の追加
- 印刷
- 指定位置に棚カードをセット
2. 棚カードへ記載（日々実施）
- 入出庫日、数量の記入
- 在庫数の計算、記入
- 担当者記入
3. 集計・入力（週次又は、月次などで実施することが多い）
- 棚カード回収
- 在庫数集計
- エクセルなどの台帳へ在庫数記載
4. 照合（週次又は、月次で実施することが多い）
- 基幹システムとの在庫数の照合
- 在庫差異があれば原因確認
- 在庫調整
最終的に、基幹システムに登録されている在庫数が会社の決算などに使われます。
そのため、上記4.の照合時に、在庫数に差異があれば、原因を調査し、基幹システムの在庫数量と現物の在庫数を一致させる必要があります。
棚カード（棚札）で管理するメリット
では、棚カードを使って在庫を管理することにどのようなメリットがあるのでしょうか。
まずは第一のメリットとして、ほぼコストをかけずに実施が可能です。
準備が必要な物といえば、棚カードを作成するための紙や掲示するためのケースくらいです。
しかも、棚カードのフォーマットは無料のテンプレートが公開されているので、すぐに実施が可能です。
さらに棚カードを使って在庫管理をしておけば、サーバ不具合や停電などで基幹システムを見られない場合も、在庫数を確認することが可能です。
棚カード（棚札）で管理する問題点
次に、棚カードで在庫を管理する上での問題点についても説明します。
以下、問題点として、
- 書き間違いや計算ミスが発生する
- 棚カードを紛失する
- 場所が分散していると管理しづらい
の3つについて詳しく説明します。
書き間違いや計算ミスが発生する
棚カードは人が記載したり見たりするものなので、どうしても書き間違いや計算ミスが起こります。
また、同じ人が毎回棚カードに記載するというわけではないので、他人の書いた数字を読み間違えることもあります。
棚カードを紛失する
棚カードに入出庫数などを記載した後に、本来の掲示場所に戻し忘れて、そのまま紛失してしまうこともあります。
特に入出庫が頻繁に行われる品目の場合、棚カードも複数枚に渡って記載されることになります。
そのような場合、一枚でも失くしてしまえば後から入出庫の履歴を追えなくなってしまいます。
このように棚カードは紛失するリスクがあります。
場所が分散していると管理しづらい
同じ品目でも、一カ所に保管できずに複数の場所に渡って保管されていることがあります。
そのような場合、それぞれの保管場所の棚カードを見て数量を確認しなければ、その品目の在庫数が分かりません。
そのため、保管場所が分散していると管理がしづらいというデメリットがあります。
在庫管理システムで実現できること
在庫管理を効率的に行うためには「在庫管理システムの導入が重要だ」とよく耳にするのではないでしょうか。
では、在庫管理システムを導入することでどのようなことが実現可能なのでしょうか。
主に実現可能なこととして、以下の3点が挙げられます。
- 人為的ミスを減らすことができる
- リアルタイムな在庫管理が可能
- 棚卸も簡単にできる
以下それぞれ、具体的に説明します。
人為的ミスを減らすことができる
棚カードを使った在庫管理では、手書きしたり、人の目で数字を確認したりなど、人に頼った作業が必要になります。そのため人為的ミスが起こります。
しかし、在庫管理システムを導入すれば、バーコードやQRコードを読み取るだけで、システム内の在庫数を減らしたり、増やしたりすることが可能です。
よって、手書きミスや数字の見間違え、計算ミスなど人為的なミスを防げます。
リアルタイムな在庫管理が可能
最近の在庫管理システムは、ほとんどがクラウド上でデータを一元管理することが可能となっています。
入出庫データもすぐにシステムに反映されるため、複数人・複数箇所であっても最新の在庫データを確認でき、リアルタイムな在庫管理が可能です。
棚卸も簡単にできる
QRコードやICタグ、バーコードが利用できる在庫管理システムを使えば、棚卸も簡単に行えます。
在庫管理システムならば、品目情報を持ったQRコードやICタグをハンディターミナルなどで読み取り、数量を入力すればすぐにデータに反映されます。
そのため、転記が必要なく、転記ミスもなくなるので棚卸の工数削減につながります。
在庫管理システムを導入するには？
様々な改善が見込まれる在庫管理システムですが、導入にコストがかかるのも事実です。
では、在庫管理システムを導入するためにはどのような点に注意すれば良いのでしょうか。
以下、導入に当たってのポイントを3つ説明します。
現状の問題・課題をシンプルにまとめる
まずは、現状の問題点や課題を明確にすることが大切です。
そのために、
- 書き間違いや読み間違いが多い
- 入力ミスが多い
- 棚カードの紛失が発生する
など、具体的にどんな作業でどのような問題が起こっているのか洗い出し、整理しましょう。
数値を使って見える化し決裁者へ説明をする
次に大切なことは、決裁者への説明です。
どんなに現場が困っていても決裁者が承認しなければシステムを導入することはできません。
決裁者への説明で大切なポイントは、「数値を使う」ことです。
数値を示すことで決裁者は客観的に判断できるのです。
例えば、「記入に時間がかかる」という問題がある場合、
- 「記入に1件10秒かかる」
- 「1日の記入件数は約100回」
- 「1ヶ月20日働くとしたら10秒 × 100回 × 20日 = 2万秒 = 約5.5時間」
というように具体的に数値化していきましょう。
システム導入後に改善されることなどをわかりやすくまとめる
最後に、システム導入後の改善効果を分かりやすくまとめましょう。
例えば、工数削減効果やコスト削減効果などを表やグラフを使ってまとめると、効果が一目で分かり、決裁者や上司、他部署のメンバーなどに説明するときにも便利です。
「ZAICO」導入で在庫管理を効率化した事例
次に、実際に在庫管理システム「ZAICO」を導入した際の事例を紹介します。
現状抱える問題や導入による効果など、具体的なイメージが湧くと思いますので、参考にしてみてください。
事例1：飛騨高山で200年の歴史を持つ酒蔵『舩坂酒造店』
1. 導入前の状況
- 紙に在庫状況を手書きするというアナログな在庫管理をしていた。
- 具体的には商品の「入り」、「出」、「残」を紙に記載して管理していた。しかし、現場が慌ただしく、書き間違い、数字が読めない、商品間違い、計算間違い、書き忘れなどが多発。
- また、取り扱う商品の種類も多く、それに使用する瓶やラベル、キャップなどの資材も多い。
- さらには半製品、完成品、販売品など在庫管理の際に判断しなければいけないことも多い。
2. 導入後どのような効率化・改善ができたのか
- 探したり手書きする手間が減り、時間的にも労力的にも画期的に変化した。
- 在庫管理のミスも管理に掛ける時間も大幅削減。
- 棚卸に要する時間も半減。
3. 導入に至るまでの過程
何とか在庫管理方法を改善しようと、無料で提供されている在庫管理システムを試していた。
その中でもQRコードが利用できるのがZAICOだけだったため、魅力を感じ、導入を決めた。
より詳しい内容は下記リンク先を参照ください。
https://www.zaico.co.jp/smart-zaico/testimonials/funasakashuzo/
事例2：コーヒーマシンのメンテナンス業を営む『株式会社シンワサービス』
1. 導入前の状況
- メンバー全員がそれぞれ、メンテナンス部品を車に積んで別々のメンテナンス先に向かう。
- 部品の在庫を管理するため、各メンバーの使った部品を紙伝票に記載し、終業時に全員分の伝票を集めて集計し、集計結果をエクセルに転機。
- 簡単だが、毎日10分程度の時間を要するので手間がかかる。
- また、日々の業務の中で、在庫数の増減忘れが多発していた。そのため、現物とデータ上の数が全く合わなかった。
- 在庫品目は400品目以上あり、棚卸の際には全ての数を数えなければならなかった。そのため、棚卸に丸2日かかっていた。
さらに棚卸の報告に向けて、自社内で毎月棚卸を行っていた。
2. 導入後どのような効率化・改善ができたのか
- ZAICOのアカウントを各メンバーに作り、部品を使うたびにスマホから在庫数量を減らしていくように変更した。
- 毎日10分かけて集計・転記していた作業が無くなり、月一回の10分の作業で済むようになった。管理時間で言えば95%の削減となった。
- 在庫の減らし忘れなどが無くなったため、実在庫とデータ上の数量がズレることがほぼなくなった。その結果、棚卸も3カ月に1回、1時間の作業で済むようになった。
3. 導入に至るまでの過程
ZAICOは簡単に操作できること、また、出先からでもスマホを使って在庫管理できること、さらに、複数人で使え安価で履歴も確認できることが、導入の決め手となった。
より詳しい内容は下記リンク先を参照ください。
https://www.zaico.co.jp/smart-zaico/testimonials/shinwa/
在庫管理・棚卸をカンタンに！「クラウド在庫管理ソフトZAICO」
以上、手書きで行う在庫管理のメリットや問題点などについて説明してきました。
また、システムの導入事例についても紹介しました。
在庫管理の問題を解決するのには、在庫管理システムの導入が非常に有効であり、特にZAICOは操作内容もシンプルで、数多くのコスト削減や工数削減効果の実績もあります。
在庫管理をより効率化するためにシステム導入を検討されている方は、ZAICOの導入も検討してみてはいかがでしょうか。
より詳しい内容は下記リンクを参照ください。
